Ja no es considera boig portar texans al lloc de treball o agafar begudes amb el cap després d’hores, però a l’hora d’utilitzar emojis en un correu electrònic, les línies es veuen poc difuminades.
Pot ser difícil navegar pels criteris de sortida de l'etiqueta de correu electrònic professional. Però és molt probable que sigui la manera principal de connectar-vos amb el vostre cap i companys de treball (a més, ja ho sabeu, de manera personalitzada). I això significa que cada missatge que envieu és la possibilitat de deixar una bona impressió … o una mala.
A continuació es mostren nou regles de correu electrònic de treball: heu de seguir la vostra reputació en línia intacta.
1. Comenceu amb una línia d'assumpte sòlida
Si envieu un correu electrònic a un dels vostres superiors, tingueu en compte que és probable que tinguin centenars de missatges a la safata d'entrada.
Què fa el vostre cap amb la majoria d’ells? O premeu suprimeix-la o seleccioneu-les per obtenir-les més endavant (i no les llegiu mai). Això només significa que només teniu l'oportunitat de cridar l'atenció: una fascinant línia de temes pot ajudar a garantir que realment l'obriran.
2. Observa les teves paraules
Alguna vegada has rebut un missatge de text que ha acabat amb un període? En cas afirmatiu, probablement heu pensat que la persona que us l’enviava estava enfadada amb vosaltres (tot i que realment només estaven intentant utilitzar la puntuació correcta).
Això és degut a que el tipus de paraules que utilitzeu poden calmar o molestar a l’instant. Eviteu l'ús de paraules com "hola" o "urgent" i utilitzeu "tu" o "avui" en lloc seu. (Confós? Més explicació a continuació.)
3. Escriu com a editor
És possible que no escrigueu un document universitari, però això no vol dir que no esteu obtinguts. Les males gramàtiques, les faltes d’ortografia i, fins i tot, la falta d’introducció, cos i conclusió et fan sonar com si intentessis arribar a la safata d’entrada zero, no ser un empleat responsable.
4. Ser cortesà del temps de la persona
Si voleu enviar un correu electrònic a algú, expliqueu-los el motiu pel qual l’envieu.
Si, per exemple, adjunteu una presentació, expliqueu-los exactament què voleu que siguin els seus propers passos (necessiteu la seva aprovació? Voleu que afegiu una diapositiva?). Si aneu a contactar algú, digueu-los per què s’han inclòs.
5. Utilitzeu Emojis amb precaució
Aquí teniu el tema dels emojis: no tothom és fan dels seus. Tot i que treballeu en un entorn informal, encara hi ha un percentatge significatiu de la població activa que els considera poc professionals. No us arrisqueu si no esteu segurs de com es rebrà.
6. Adjunteu el fitxer adjunt
Sembla evident, però tots hem estat culpables d’aquesta violació de correu electrònic en més d’una ocasió.
Comproveu abans de prémer enviar: Heu adjuntat el fitxer adjunt que heu dit? (Dir que deu vegades ràpid.)
7. Pegueu la vostra sessió d'inici (sense el "Millor" habitual)
Heu d’acabar el vostre correu electrònic donant la sessió, però això no vol dir que hagueu de dir “el millor” o el “gràcies” al final de tots els missatges (sobretot si realment no teniu res d’agrair).
En el seu lloc, opta per una salutació professional, però funcional. Intenta "saludar", "respectuosament", o "parlaré aviat amb tu".
8. Utilitzeu una signatura professional (fins i tot al vostre telèfon)
Si només heu creat un correu electrònic professional i ben escrit, per què voleu acabar-lo amb "Enviada des del meu iPhone"? En lloc d'això, trieu una signatura senzilla i atractiva que inclogui el vostre títol, els vostres perfils de xarxes socials, el vostre lloc web i, fins i tot, una imatge de la vostra cara.
9. Saber quan no cal enviar un correu electrònic
Per descomptat, per molt que sigui la vostra etiqueta, tot és de res si envieu un missatge per correu electrònic a alguna cosa que no haureu de ser.
Per exemple, si necessiteu una resposta súper ràpida per part d'algú, truqueu-la. I si voleu demanar una captació al vostre cap, programeu una reunió (no voleu tenir la conversa per correu electrònic).
Mentre seguiu aquestes nou regles, gairebé sempre aconseguireu llegir i respondre els vostres correus. I bé, només podríeu fer una bona impressió al vostre cap mentre hi esteu!
