La majoria de la gent accepta que les reunions són una part del treball, però això no significa que els agradi. Tal com mostra aquesta infografia, els directius passen entre el 35 i el 50% del temps a les reunions i fins a quatre hores a la setmana només en actualitzacions d’estat. I els mateixos caps consideren que el 67% de les reunions són fracassos.
Intenteu com pugueu escapar-ne, també són molt importants per a la vostra carrera professional. Les reunions són un estadi professional: és on els altres veuen la seva capacitat de lideratge. Com aconseguir el problema, gestionar preguntes difícils i facilitar una discussió, parleu volums sobre la vostra capacitat. La gent utilitza aquest temps per valorar i jutjar els altres. Encara que us assegueu en silenci i escolteu, envieu un missatge.
Independentment de les raons per les quals es barallen amb les reunions, els professionals experimentats saben que han de trobar la manera d’utilitzar-los per obtenir-ne i ampliar la seva credibilitat. En comptes d'intentar arrebossar-se o penjar-se, hi ha cinc maneres de treure el màxim partit de totes les reunions on participeu.
1. Obteniu la veu ben aviat a l'habitació
La dinàmica de les reunions està establerta des dels primers ponents amb més vocació. Per tant, aspira a parlar durant els primers cinc minuts per demostrar confiança i establir la seva veu. No només es beneficia d’aplicar les vostres idees mentre tothom segueix sent fresc i atenció, també és més probable que els vostres comentaris siguin referits, oferint-vos altres obertures per ser escoltades.
2. Construïu els pensaments dels altres
El diàleg a les reunions pot ser ràpid, amb les idees llançades ràpidament. Si altres persones agafen els punts que volíeu dir, potser sentiu que heu d’esperar que es parli d’un pensament creatiu veritable i original. Però és una barra alta i us pot mantenir al marge (potser per a tota la reunió).
En lloc d'això, observeu el que diuen els altres i busqueu fils habituals que puguin avançar la conversa. Pot ser tan senzill com dir: "He escoltat que tres persones esmenten modificacions del producte, com podria semblar?" O "Si fem un pas enrere, l'únic punt en què ens enganxem és la línia de temps." també pot ser una manera útil d’evitar que la gent parli entre ells i els animi a trobar àmbits d’acord.
3. Fes preguntes poderoses
Una de les crítiques habituals a les reunions és que parlen massa i no escolten prou. Quan la gent està enfocada excessivament a obtenir una barrera d’idees, podeu diferenciar-vos animant el grup a escoltar-se. Aquest és un paper poques vegades jugat, però necessari i apreciat: demostra confiança perquè tothom s’atura i reflexioni.
Una manera senzilla de fer-ho és fer preguntes potents. Es tracta de preguntes "com" i "què" en lloc de "per què". Com que no posen la gent a la defensa o no s’introdueixen a la recerca de fets, animen la gent a obrir-se i a pensar de forma expansiva.
Per exemple, podeu demanar:
- Quin és l’aspecte més important d’aquesta decisió?
- Com mesurarem l’èxit d’aquest?
- Què hi ha de diferent d’aquest suggeriment que el que hem provat abans?
- Quins són els temes que veieu emergents?
4. Prepareu-vos (però manteniu-vos flexible)
Si us prepareu per a reunions, arribeu a l’instant des d’una posició de força. Això pot suposar la lectura a l’agenda, fer recerca prèvia o avançar idees prèviament.
La majoria de nosaltres sabem que si volem crear credibilitat, tenir els nostres pensaments abans d’hora ens ajudarà a mostrar-nos amb confiança. Tot i això, també hem de tenir en compte la variabilitat de les reunions. En tota la nostra preparació, és més probable que les coses no vagin exactament tal i com estava previst amb tantes persones i factors implicats (sense temps, tecnologia que no funciona, claus no apareixen).
Per tant, hauríeu de preparar-vos per a la reunió i preparar-vos per ser flexibles.
Per exemple, si teniu 15 minuts programats per presentar, prepareu una presentació completa i condensada en cas que s’esgrimeixi el vostre temps. Si feu recerca de fons sobre el tema de la reunió, també busqueu temes tangencials que puguin sorgir. Si el tema que voleu abordar es llença a sota de la taula, pregunteu si podeu contactar per separat als assistents per discutir més.
Estar preparat mostra el vostre pensament estratègic i la flexibilitat demostra que esteu ràpid en peu, tots dos atributs clau d’un gran líder.
5. Subratlleu els següents passos
En la meva tasca de coaching, la queixa més gran que escolto sobre les reunions és que no passen res per ells. Per descomptat, tothom sap que hauria d’acabar amb les responsabilitats, però pocs ho fan. Com que volem que el nostre temps de reunió sigui realment útil, algú pren la iniciativa de demanar els propers passos i tasques abans d’acabar-lo.
Si esteu dirigint la reunió, és senzill de fer-ho. Si només ets un participant, pot sentir-se més difícil.
No deixis que això t’aturi. Mostra el lideratge que afirma: “No tinc clar quins són els propers passos per a cadascun de nosaltres; seria útil aclarir abans d’acabar ”. Fins i tot, podeu oferir un seguiment dels propers passos per al grup, si escau, cosa que us proporciona una oportunitat de parla addicional per a la propera reunió.
Si bé mai no espereu una propera reunió, si els utilitzeu com a oportunitat per trobar-vos més com a líders, començaran a sentir-se més valuosos (i més productius).
