Alguna vegada heu vist una llarga reunió al vostre calendari i comenceu a pensar de manera immediata per evitar-ho? És massa tard per anar a casa malalta? Potser puc produir una emergència familiar o crear un projecte d'última hora que no puc esperar.
Si això us resulta familiar, no esteu sols. Les reunions poden ser dolorosament avorrides, i pitjor encara, xuclar un temps enorme que t’allunya del treball que realment has de fer.
Però, mentre que aquestes hores a la sala de conferències són inevitables, no han de perdre el seu temps. De fet, mitjançant algunes estratègies senzilles, podeu fer que les reunions funcionin al vostre avantatge, impressioneu el vostre cap i companys de feina i construïu relacions amb tot tipus de persones al vostre despatx mentre hi esteu.
1. Estar preparat
Una vegada un cap em va dir que hauríeu de venir a totes les reunions preparades per aportar alguna cosa; al capdavall, heu estat convidats per un motiu. Per tant, abans d’anar-hi, assegureu-vos que esteu preparat per ser un participant actiu. Esbrineu què ja sabeu sobre el tema de la reunió i determineu si hi ha alguna cosa que necessiteu per investigar i aprendre prèviament. Anoteu algunes preguntes que plantegeu fer a la reunió. Fins i tot si teniu pressa, assegureu-vos que aneu a saber sobre què es discutirà i què us demanarà fer amb la informació. No hi ha res pitjor que quedar-se durant una llarga reunió, només per adonar-se més tard que hauríeu d’haver estat prenent notes detallades o recollint informació per a un projecte.
2. Feu un esforç a la xarxa
Un gran avantatge de les reunions és que us donen l'oportunitat de barrejar-vos amb la gent nova de la vostra empresa. He tingut feines on l’única vegada que vaig conèixer qualsevol persona fora del meu petit departament era en una reunió. Aprofiteu aquesta oportunitat arribant uns minuts abans per poder conversar amb la gent quan arribin. Pregunteu-los el cap de setmana o simplement converseu sobre el temps. Començar amb una mica de socialització, es donarà un to més positiu i, amb l'esperança, es farà més feliç a tothom que hi sigui. A més, potser fas un amic nou o coneixes algú que pot ajudar a avançar en la teva carrera professional.
3. Feu que sigui el vostre moment de brillar
No tingueu por de participar en reunions i fer preguntes. Demanar a algú que aclareixi un punt o que expliqui alguna cosa que no coneixeu pot ser una mica de nervis (sobretot si sou una de les persones més joves o amb menys experiència de la sala), però també pot funcionar a favor vostre. . Els vostres col·laboradors reconeixeran que esteu atents i pensant críticament sobre el tema que ens ocupa i que us convé parlar quan us confongueu o necessiteu més informació. Hola, és probable que fins i tot us agradin en silenci que hagueu de fer les preguntes que també es preguntaven.
4. Impressiona amb les teves habilitats escoltadores
Fa poc vaig fer una presentació davant d’un grup de 20 membres més o menys de la comunitat. (I sí, com la majoria de la gent, poso el parlar en públic fins aquí amb els canals arrels a la meva diversió.) La majoria de la gent jugava amb el telèfon mòbil, evitava el contacte visual, o fins i tot xiuxiuejava entre ells. Però algunes persones semblaven estar implicades en la meva presentació: van contactar amb mi, van assentir i van somriure mentre vaig parlar i van aixecar les mans quan em feien preguntes. En definitiva, es van convertir en els nous millors amics d’aquest orador nerviós.
Practicant aquest tipus de “habilitats d’escolta activa”, no només es beneficia de prestar atenció al que s’està dient, sinó que també s’estableix una relació amb el presentador. Així doncs, asseureu-vos a la part davantera, eviteu que es mullin les mirades al telèfon i inclineu amb el cap quan l’altaveu fa un punt amb què esteu d’acord. La vostra professionalitat impressionarà als vostres col·laboradors i el conferenciant té la possibilitat de notar i apreciar el vostre suport.
5. Fer un ús intel·ligent del vostre temps
El pitjor de les reunions és que poden semblar perdut el temps, sobretot si la conversa no té tema o inclou articles que no us pertanyen. Si això succeeix, intenteu evitar espaiar-se o colar-se cap a la coma després del dinar. En lloc d'això, mireu si podeu trobar maneres de maximitzar el vostre temps. Si heu pres notes, recupereu el que heu escrit i esbrineu què necessita la vostra acció immediata en tornar al vostre escriptori. O escriviu la vostra llista de tasques per fer després de la reunió o una llista d'objectius a curt termini de la setmana. Estareu alerta i estareu molt més preparats per tornar a entrar a la discussió del que ho faríeu si passéssiu la reunió, per exemple, somiant el vostre casament amb Ryan Gosling.
Sí, en el món laboral, les reunions són inevitables. Però, al estar preparat, construir relacions i utilitzar el vostre temps amb prudència, aquestes hores a la sala de juntes poden ser productives per a la vostra feina i la vostra carrera professional.
