Correu electrònic. És alhora una comoditat i una distracció incesant. Però, independentment de com se sent al respecte en aquest moment, una cosa està segura: és una necessitat ineludible. El més probable és que no pugueu fer-ho durant una jornada laboral sense escriure un (bé, probablement molt més d’un) correu electrònic.
I, si voleu ser professional i treure el punt de vista d’una manera clara, això és eficaç i això no fa que els vostres col·laboradors vulguin deixar el cap a la taula a la frustració? Bé, hi ha unes quantes regles d’etiquetes diferents que voldreu assegurar-vos de mantenir-les al dia.
“Sí, sí, sí. Ja ho he sentit tot això un milió de vegades abans ", és probable que pensis. Però, malgrat el nombre de vegades que aquests punts han estat afectats a casa, estic disposat a apostar per haver continuat cometent un fax de correu electrònic comú almenys un cop a la setmana passada, potser fins i tot el dia.
No cal dir que crec que tots podríem utilitzar un refrescant de tant en tant. Així, aquí teniu una llista útil per ajudar-vos a elaborar totes aquelles regles d’etiqueta de correu electrònic que jureu que coneixeu, però no aconsegueixen implementar-les.
Els bàsics
Quan construïu una casa, comenceu amb el soterrani. Per tant, abans d’endinsar-nos en les seccions específiques del vostre correu electrònic, fem un cop d’ull als fonaments.
Fins i tot si ignora o oblida cada altra part d’aquest article, almenys assegureu-vos que heu marcat aquestes caselles.
- Si envieu des d’una adreça personal, per exemple, per a una sol·licitud de treball o una entrevista informativa, assegureu-vos que la vostra adreça continua sonant professionalment. Voleu fer la impressió correcta i "[email protected]" no la tallarà.
-
Si heu rebut un missatge enfadat o us heu enfadat, aparteu-vos de l’ordinador durant uns minuts. Disparar alguna cosa al moment només provocarà problemes.
-
Incloure una salutació i un tancament amables. Fa que tot el vostre missatge se senti molt més complet, polit i professional.
-
Correcció de notes. No dic més.
Cronologia
La sincronització efectiva és una de les coses que és massa fàcil d'oblidar quan feu el possible per alimentar-vos a la vostra safata d'entrada.
Però, si alguna vegada heu rebut una resposta immediata d’una sola paraula a un missatge llarg i atent o heu esperat setmanes per obtenir una resposta que esperàveu ansiosa, crec que esteu d’acord en què el calendari val una mica. més consideració.
- Com a norma general, respon als correus electrònics tan aviat com puguis realista. No voleu deixar la gent penjada.
-
Si el missatge es mereix una mica més de temps i es pensa, no feu fora una resposta immediata i mig, només per treure-la del plat. En lloc d'això, respon i confirma que l'heu rebut i notifiqueu al remitent que trigareu una mica a pensar en les coses.
-
Un bon consell per ajudar-vos a mantenir les vostres respostes en revisió? El cofundador de Muse, Alex Cavoulacos, recomana que, com més ràpid sigui, més breu serà la vostra resposta.
Destinataris
Aparentment infinites cadenes de correu electrònic. Els companys de feina que continuen fent-vos arribar a la consulta de missatges que no tenen absolutament res a veure. Els companys d'equip que semblen no tenir ni idea del que és aquest camp pràctic de BCC.
Són totes les coses que probablement us preocupeu, almenys quan altres persones les cometin. Però, posem el focus sobre vosaltres un minut. Heu respost cap d'aquestes normes d'etiquetes pel que fa a la vostra llista de destinataris?
- Seguiu amb precaució quan utilitzeu "Respon a tot" i utilitzeu-lo només quan cal actualitzar tots els usuaris del fil. Ha estat avisat.
-
No tingueu por d’utilitzar BCC, especialment en aquells casos en què no voleu que totes les adreces o destinataris siguin visibles per a tothom.
-
A continuació, es mostra una regla útil que cal tenir en compte: llistar algú al camp "A" vol dir que espera resposta. En contraposició, si feu servir el control d'aquesta persona, senzillament esteu mantenint-lo al buc del vostre missatge als altres.
-
Amb tot això, com menys persones pugueu incloure en un correu electrònic, millor. Massa cuiners a la cuina probablement comportin confusió i cables creuats.
Linia de subjecció
Quina és la primera part del vostre missatge que la gent posarà els ulls en mirada? Això és fàcil: el vostre tema.
Com ja sabeu, una gran temàtica pot fer meravelles per al vostre correu electrònic en general. Un tema dolent? Bé, diguem-ne que pot inspirar molt l’agreujament entre els seus destinataris.
- Especifiqueu la línia de l'assumpte en lloc de confiar en frases vagues com ara "Registre d'entrada". Això permet als destinataris recollir de forma immediata què tracta el vostre missatge. A més, és molt més fàcil trobar-lo quan més tard ho necessiteu.
-
Mantenir-lo curt. Si bé voleu que sigui específic, això no vol dir que hagi de ser el seu propi paràgraf autònom. Proveu d’enganxar amb menys de 10 paraules: qualsevol cosa que pugui ser la seva frase.
-
Per molt que tingueu pressa, no salteu el camp de l'assumpte completament. A ningú li agrada veure aquell "No subjecte" nefasta a la seva safata d'entrada.
Correu de correu electrònic
Heus aquí: la carn i les patates del vostre missatge. Els altres camps són importants, però aquí és on tindreu clar per què contacteu amb la persona en primer lloc.
Sí, les comunicacions en el lloc de treball han esdevingut cada cop més casuals. Però, això no vol dir que vulgueu que els vostres correus electrònics es transformin en desordres no organitzades. Assegureu-vos de complir aquestes normes d’etiquetes i que els vostres missatges siguin polits i professionals.
- Aquest és un altre lloc on voldreu ser el més clar i concis possible, és possible que només considereu que la regla d'or del correu electrònic. Al cap i a la fi, si alguna cosa requereix pàgines de text per explicar, és probable que ho facis de manera personal o per telèfon.
-
Incorporeu totes les normes tradicionals d’escriptura que heu après a l’escola. Això significa una estructura de l'oració adequada, majúscules, puntuació i resistir la temptació de llençar el vostre missatge amb els emojis.
-
Assegureu-vos que el vostre missatge contingui elements claus de sol·licitud o acció. Tant si sol·liciteu l'opinió d'un col·laborador com si busqueu detalls sobre la peça d'un projecte, heu de tenir una raó sòlida per enviar missatges de correu electrònic, i també cal que expliqueu la raó.
-
Si no es necessita cap acció del destinatari i simplement esteu enviant un correu electrònic per proporcionar-vos una actualització, feu-ho clar també. La gent necessita allunyar-se de la vostra nota per saber què s’espera d’ells.
-
Utilitzeu punts de bala o llistes numerades, si escau. Tots estem ocupats i, per tant, alguns formats poden facilitar el desplegament del missatge i obtenir els més destacats.
-
Informació important en negreta perquè destaqui, però eviteu fer servir tots els taps, cosa que fa que sembli que estàs cridant.
-
Utilitzeu un tipus de lletra llegible i eviteu massa colors diferents. Voleu que el vostre missatge sigui el més simple de llegir el possible.
Arxius adjunts
Cal que adjunteu alguna cosa al vostre correu electrònic? Sovint és una reflexió en qüestió, i acabes d’afrontar el que es necessita just abans de tocar “enviar”.
Però, els fitxers adjunts no són el salvatge oest del món del correu electrònic. No, encara hi ha algunes regles d’etiqueta que voldreu assegurar-vos que seguiu.
- Abans d’adjuntar res, assegureu-vos que realment és necessari. No té cap sentit adjuntar un document de Word d’una pàgina que contingui dues frases.
-
En cas de dubte, adjunteu el fitxer com a PDF perquè no tingueu problemes de compatibilitat.
-
Si necessiteu enviar un fitxer adjunt gran, assegureu-vos que primer no el comprimiu o que el comprimiu.
-
Tingueu l’hàbit d’adjuntar el vostre fitxer abans de redactar el cos del vostre correu electrònic. D’aquesta manera, podeu evitar el temut, “Ho sento, he oblidat el fitxer adjunt!”.
Si esteu fent els ulls i afirmeu que heu sentit tots abans, no us culpo. Però, és probable, encara no compliu aquestes normes d'etiqueta sovint repetides.
Per tant, considereu que aquest recordatori és amigable per extreure's el pilot automàtic i parar més atenció als vostres missatges. Els vostres col·laboradors us ho agrairan.
Té alguna altra regla o peeves per a mascotes a afegir a la llista? Avisa'm a Twitter.
