El vostre calendari de Google està reservat amb tones de microprojectes? Trello ocupa hores del dia? Heu creat tantes llistes que fins i tot no podeu mantenir-les rectes?
No tinc cap dubte que esteu configurant el vostre programa amb la millor intenció, però si us sembla que els vostres intents de mantenir-vos organitzats no us donen els seus fruits, el més probable és que utilitzeu un tipus de planificació equivocat.
La majoria de les eines de programació populars actuals tenen un propòsit de tres. Assegureu-vos que utilitzeu la més adequada per a la tasca que esteu procurant.
1. La llista bàsica per fer
Ja sabeu què és una llista de tasques. Aquest tipus d’horaris són ideals per a membres de l’equip individual o per a projectes no lineals on l’ordre de tasques finalitzades no és molt important.
Eines com Wunderlist i Any.do són fantàstiques per a aquells que busquen alguna cosa més bàsic, ja que tenen una interfície d'usuari neta i són accessibles a diversos dispositius. Creeu i deseu les llistes a les aplicacions web o gestioneu-les des del vostre telèfon des de qualsevol lloc.
Utilitzeu-lo quan la vostra prioritat sigui l'objectiu d'objectius no relacionats
Les llistes de tasques són senzilles i senzilles, cosa que significa que podeu planificar-les i modificar-les ràpidament sense llançar cap altra part del dia. Si les tasques diàries no depenen les unes de les altres, això us ajudarà a recordar el que heu de fer sense prendre massa temps per organitzar-vos.
Per tant, si teniu ganes del cap de setmana i voleu comprar queviures, feu una tirada, retrobeu-vos amb els amics i envieu-hi uns quants correus. la vostra millor aposta és registrar tots aquests articles no relacionats a la vostra pràctica pràctica.
2. El calendari de Kanban
Les eines de Kanban se centren a ajudar-vos a organitzar tasques en cubetes. L’ideal seria que a mesura que la tasca es mogui d’un cub a l’altre s’acosta a completar-se. Per exemple, aquests cubells podrien ser etapes d’un procés o subtascs dins d’una tasca més gran que cal acabar.
L’agenda de Kanban és el que veieu utilitzat per eines com Trello i Google Keep. Us permeten moure fàcilment els elements, establir terminis i recordatoris i compartir la vostra línia de temps amb altres persones.
Feu-ne servir la vostra prioritat a través de moltes etapes estructurades
El sistema de cubs us ajudarà a visualitzar les etapes d’un procés i a fer un seguiment dels projectes individuals a mesura que es mouen per aquestes etapes. No només us pot ajudar a gestionar els vostres projectes, sinó que també us pot ajudar a detectar ineficiències en el vostre procés.
Si teniu un equip remot d’empleats que treballen en diversos aspectes del mateix projecte –i que fan el seguiment dels avenços en els lliuraments en lloc d’un calendari–, és el camí a seguir.
3. Programació de Gantt
Els horaris de Gantt recalquen la puntualitat i els terminis. Amb aquest tipus, podeu planificar quant de temps hauria de passar cada pas d’un procés i com es relaciona cada pas amb els passos que s’han de fer abans i després.
Les persones que treballen en funció dels terminis prefereixen sovint utilitzar Google Calendar o Instagantt des d’Asana. Ambdues eines us permeten codificar els vostres projectes (que trobo molt útils). També inclouen funcions d'arrossegar i deixar anar de manera que pugueu reorganitzar les tasques fàcilment, si apareix alguna cosa inesperada.
Utilitzeu-lo quan finalitzi la vostra prioritat
El focus de la programació de Gantt en la puntualitat us ajudarà a desglossar els subconjunts del vostre projecte més gran i a assignar el temps adequat per a cadascun. Desglossant la quantitat de temps necessària per finalitzar el projecte, podreu planificar de manera més eficient cada pas del procés i evitar aquesta tensió aproximada a la data límit.
Si voleu assegurar-vos que tots els membres del vostre equip estiguin completant les subtagles d'un projecte llarg a temps, voldreu fer-ho.
Feu-vos un favor i trigueu uns minuts, avui, a escriure alguns dels aspectes més importants de la vostra programació. No us penseu en l’eina de gestió de tasques que utilitzeu actualment: només escriviu el que és important en el vostre dia a dia.
A continuació, feu una ullada a la vostra llista i determineu quin tipus d’horari us resultaria més adequat. Necessiteu un sistema més adequat als vostres terminis o necessiteu una llista més senzilla que no trigui una hora a planificar-se cada setmana?
Simplement no us oblideu de programar-me a temps per tuitejar-me i explicar-me com funciona el vostre nou sistema.
