LinkedIn va publicar una enquesta l'any passat que va revelar que les nostres llistes de tasques professionals tenen una necessitat necessària de reforma. Resulta que no som tan bons a "fer" les coses que ens diem que hem de fer. De fet, gairebé el 90% dels professionals van admetre que no poden complir totes les tasques de la seva llista de tasques al final d’una jornada laboral mitjana.
Així que si estàs fart d’afrontar els mateixos mètodes més exigents cada dia, és hora de canviar això. Aquí teniu cinc trucs per augmentar la vostra productivitat i ajudar-vos a fer-ho realment a la vostra llista.
1. Mantingui una llista única per fer
Siguem sincers: si voleu tenir una visió completa de tot el que havíeu de fer per treballar ara mateix, és probable que no ho trobareu tot en una sola llista. En el seu lloc, en teniu algunes publicacions, un esborrany guardat al vostre correu electrònic, adhesius o fitxers de text al vostre ordinador i potser una aplicació o dues al vostre telèfon.
I encara que és generalment una bona pràctica separar el treball i el joc, tenir un lloc únic per a les vostres tasques relacionades amb el treball és imprescindible. Així que trieu el mètode que trieu i comenceu a consolidar-vos. Pot ser en qualsevol lloc: una llista escrita al vostre planificador de confiança, un document que guardeu a l'escriptori o una aplicació al telèfon .
No obstant això, assegureu-vos que podeu afegir a la vostra llista des de qualsevol lloc, cosa que significa que si feu servir una aplicació d'escriptori, voldreu configurar un sistema per capturar les dosis incorreus fora del vostre ordinador, com ara les tasques que obteniu. mentre estava en una reunió. A mi personalment m’agrada anotar-les en notes enganxoses i, després, eliminar-les o deixar-les anar un cop les he transferides a la llista de mestres.
2. Seguiu la Regla 1-3-5
Ara que teniu una llista completa de tot el que heu de fer per treballar mai, haureu de definir una llista de tasques diàries. En un dia determinat, suposeu que només podeu realitzar una cosa important, tres coses mitjanes i cinc coses petites. (Nota: si dediqueu gran part del dia a les reunions, potser haureu de revisar una mica més avall.) Abans de deixar la feina, trieu uns minuts per definir el vostre 1-3-5 per al dia següent, de manera que esteu preparats xocar al terra corrent al matí. Si la vostra posició és la que cada dia aporta moltes tasques inesperades, proveu de deixar en blanc una tasca mitjana i dues petites, per preparar les sol·licituds del darrer cap de temps.
Sí, sé que pot ser difícil reduir la vostra llista de dosificacions fins a l'1 al 3 a 5, però és important prioritzar. Ens agradi o no, només tens tantes hores al dia i només obtindràs un nombre finit de coses. Oblidar-vos a triar una llista 1-3-5 significa que les coses que heu realitzat seran les coses que heu triat, més que el que heu acabat.
Planificar-ho així també significa que podreu tenir converses més informades amb el vostre gestor quan us deixi alguna cosa nova que cal fer immediatament, així com les eines per tornar a prioritzar els vostres treballs. Per exemple, quan caigui una presentació sorpresa a la falda, proveu: "Segur, us ho puc arribar a les tres de la tarda, però els informes del primer trimestre no estaran a punt fins demà, ja que havia programat treballar avui. ".
Consulteu la nostra llista de fer a 1-3-5.
3. Completeu una tasca important abans del dinar (si és possible), com a mínim, la vostra preferida
Admetré que aquest és difícil per a mi, però funciona. Feu una de les vostres tasques grans o mitjanes i abordeu-la primer dia al matí abans de fer-ho per correu electrònic, fins i tot si podeu. No hi ha millor sensació que superar una tasca difícil abans de dinar. L’autor Brian Tracy l’anomena “menjar la teva granota”, adaptat de la cèlebre cita de Mark Twain: “Menja una granota viva al matí i no et passarà res pitjor la resta del dia”.
La meva cofundadora, Kathryn, sovint defineix les seves "granotes" al vespre per preparar-se per l'endemà; amb això, està preparada per afrontar-los al matí i impedeix que emprengui tasques menys agradables durant molts dies.
4. Utilitzeu el vostre calendari com a llista de tasques
Si trobeu que sempre sobreestimeu el que podeu aconseguir en un dia, un enfocament eficaç és posar les vostres tasques al vostre calendari, igual que una reunió. En lloc d’exposar els dosificats diaris a una llista, programar-los, deixant suficient temps cadascun. L’enviament de la informació de confirmació W2 a RR pot trigar 15 minuts, mentre que la preparació de l’estratègia Q1 per al vostre equip pot requerir unes hores. L’important és ser realista.
Quan proveu aquest enfocament, assegureu-vos també que bloquegeu el temps al vostre calendari per aconseguir el correu electrònic, la pluja d’idees o altres tasques orientades a importants però que no són lliurables. Per exemple, intenteu bloquejar una hora al matí i una hora a la tarda per treballar a la safata d'entrada i, a continuació, no dediqueu temps a l’interior per intentar gestionar els correus electrònics en el moment en què entren, quan realment tindríeu previst treballar. en una altra cosa.
5. Reduir les reunions per augmentar el temps productiu
Finalment, si trobeu que realment no podeu acabar amb el que creieu que podríeu ser capaç d’aquí a un dia, malgrat tots els consells anteriors, penseu si podríeu patir problemes.
Tal com va dir l'economista John Kenneth Galbraith, "les reunions són indispensables quan no voleu fer res". De fet, diverses enquestes realitzades sobre el tema van arribar a conclusions similars que entre un quart i la meitat del temps dedicat a les reunions és una pèrdua, sense oblidar, realment no es pot fer la resta de dosis mentre esteu asseguts. parlar parlant amb algú.
La solució: Limiteu les vostres reunions. Abans de programar una reunió, penseu si primer podríeu resoldre-ho amb un correu electrònic o una trucada telefònica o bé accedint a l'oficina d'algú durant uns minuts. Si cal una reunió, indiqueu els punts clau de l’ordre del dia per determinar els participants necessaris i el temps més curt que podeu programar. I sí, està totalment bé per programar una reunió de 20 minuts, no cal arrodonir fins als 30! Si heu de tenir reunions, intenteu agrupar-les per deixar grans períodes de temps ininterromputs durant el dia perquè es realitzi el treball real.
Sí, reorganitzar i planificar per endavant són inversions a la perfecció, però només penseu com de feliç estareu quan realment disposeu de la llista de tasques d’un dia complet. Organitza’t, organitza’t tots els vostres dosificats en un sol lloc, minimitza les distraccions i comença a conquistar aquesta llista (d’un dia).
