Els millors caps tenen una política de portes obertes, no? Però, què significa exactament això a la pràctica? Ser un bon directiu significa que el vostre equip pot venir, seure i “agafar el cervell” quan vulgui?
No sona molt eficient, i no és així. La disponibilitat requereix molt temps i energia, dos dels vostres recursos més valuosos i finits. És fonamental reconèixer si val la pena el cost / benefici de donar tant als vostres empleats. És possible que la vostra sobreimplicació no només els frustri, sinó que també us impedeix tenir temps per pensar creativament i per gestionar tasques fora de supervisar els altres.
Per sort, hi ha quatre passos que podeu començar a implementar avui per solucionar aquesta situació i tornar al vostre estil de gestió:
Pas 1: Introducció zero al número
És fàcil dir, “el meu equip necessita jo” i involucrar-vos en la feina de tothom. És més difícil retrocedir i examinar si podríeu permetre el luxe de retrocedir una mica.
L’autoconeixement s’inicia amb l’autodiagnosi. Per descobrir si esteu massa disponibles, feu-vos les següents preguntes:
- Els vostres empleats es dispersen en entrar al saló?
- Et trobes treballant regularment tard i els caps de setmana per fer la teva feina?
- Arribeu al matí per trobar una línia d'empleats que us esperen a la porta?
Si vau respondre sí a alguna (o totes) d’aquestes preguntes, esteu massa disponibles.
Pas 2: canvieu els vostres hàbits
Ara que ja sabeu que tant vosaltres com els vostres empleats podríeu beneficiar-vos de menys compromís, establiu límits creant moments en què esteu a la vostra oficina amb la porta tancada. (Funcioneu en una configuració oberta? Bloqueu el temps al vostre calendari com a DND per crear el mateix efecte.)
Però no s’atura aquí. Juntament amb la planificació del temps per fer la feina al vostre escriptori, proporcioneu als vostres empleats la mateixa cortesia. És cert que voleu mantenir-vos en contacte amb el vostre personal per maximitzar les oportunitats de reconèixer la feina ben feta, proporcionar comentaris crítics i identificar àrees de preocupació, però no cal que estigueu a la cara les 24 hores.
Una solució ràpida per a això és començar a programar reunions setmanals individualitzades amb cadascun dels vostres informes directes. Deixeu clar que és el moment de fer una consulta per a problemes no urgents, així com de preguntar-vos si es tracta d’un projecte actual o d’una iniciativa de la empresa. Durant aquest temps, assegureu-vos de proporcionar a la persona la vostra atenció completa i indivisa. Dedicar entre 15 i 30 minuts a discutir el treball us permetrà molt més que respondre preguntes puntuals al llarg del dia mentre us avançeu d'una cosa a una altra.
Pas 3: seguiu el tema
Parlant de l’atenció, massa administradors que superen la seva disponibilitat es compensen per no escoltar prou o amb tota la seva atenció. (Si els seus empleats sempre els busquen, sempre que responguin els seus correus electrònics?). Limiteu aquestes conservacions d’excés de massa per tenir clar quins són (i no són) temes adequats per al vostre equip.
Per exemple, una vegada vaig tenir un assistent executiu que em va costum compartir diverses vegades temes profundament personals i no laborals amb mi diverses vegades al llarg del dia. Després d’uns dies d’aquest comportament, vaig fer dos canvis. Primer, vaig establir una reunió setmanal individualitzada per recórrer els seus projectes i vaig demanar que presentés tot allò relacionat amb el seu treball (que no pressionava). En segon lloc, li vaig demanar que agrupés les seves preocupacions i les limités a temes relacionats amb l'oficina en aquestes reunions. Ha funcionat. Va deixar de venir a mi amb problemes personals i vam mantenir una relació laboral més forta.
Ara, no vol dir que mai no podeu treure tema. No ets un robot i tampoc el teu equip, i hauràs de fomentar relacions amb ells més enllà de la seva llista de tasques. Tanmateix, establint límits clars en els moments apropiats per parlar de les seves relacions, la seva vida de cites, les seves cues de Netflix i els seus plans de cap de setmana, podeu estalviar-vos moltes interrupcions. És tan senzill com dir des de les 9 del matí fins al migdia, estic treballant intensament en els terminis del projecte, per la qual cosa només cal que us informem si és realment important.
Pas 4: Feu petits passos per capacitar (i recuperar) als vostres empleats
Per molt temps que estigués al càrrec, els hauria dit als seus empleats que poden aparèixer en qualsevol moment durant la jornada laboral i enviar-li un correu electrònic en qualsevol moment durant les hores fora. Tens raó de pensar que no només pots enviar un correu electrònic que digui "A partir d'ara, només vés a mi amb preguntes urgents i deixa'm sol per treballar la resta del temps".
En canvi, fomenteu el canvi de mica en mica. Quan el vostre equip us presenti una pregunta, en lloc de donar una resposta immediata, pregunteu què faria. Si algú vingui a tu durant el temps que vau posar al calendari com a "DND", pregunti si necessita ajuda immediata o pot tornar més tard.
Quan una conversa hagi fet un gir cap al personal, ser senzill sobre la vostra necessitat de complir una data límit o de resoldre un altre problema. Si voleu continuar la conversa, però, assegureu-vos que configureu un moment per parlar-ne, preferiblement en un lloc no laboral, com ara el cafè o el dinar.
Les polítiques de portes obertes i l’escolta activa són excel·lents estratègies de gestió. No obstant això, fins i tot les millors pràctiques dutes a l’extrem creen ineficàcia i ineficàcia. En algun lloc de l’univers patró hi ha un equilibri entre la implicació correcta i el sobrecobriment. Però saber que està bé i més productiu fer temps per tancar la porta, literal i figurativament, és un gran començament.
