Quantes vegades heu disminuït aquesta conversa?
Viousbviament, és una situació extremadament frustrant. Com podríeu combatre les dotzenes de missatges de correu electrònic que heu rebut durant les dues hores passades per trobar el missatge crucial que tenia una tasca que devia ser pronto? I si feu servir el correu electrònic de manera intel·ligent, només comproveu la vostra safata d'entrada un parell de vegades al dia, fins i tot potser no heu vist el missatge.
És un dilema habitual que probablement algú de la plantilla hagi trobat en algun moment o altre (si no és regularment). També es planteja una pregunta important: quina forma de comunicació és adequada per a sol·licituds en temps real enfront de tasques que només cal completar en els propers dies?
Per resoldre aquesta qüestió d’etiqueta de comunicació d’oficina, Cyrus Stoller, un programador, disposa d’un sistema que hauríeu de considerar implementar entre els vostres col·laboradors. El desglossament és bastant senzill:
- Si necessiteu alguna cosa en 30 minuts, truqueu a la persona.
- Si necessiteu alguna cosa realitzada en dues hores, envieu un text a la persona.
- Si necessiteu alguna cosa realitzat dins de la jornada laboral, IM a la persona.
- Si necessiteu alguna cosa realitzat en els propers dos dies, envieu-li un correu electrònic a la persona.
Si bé el desglossament real pot variar segons el funcionament de la vostra oficina (per exemple, en una oficina petita, podria tenir sentit només deixar-se a la taula d'algú en lloc de trucar), el que està aconseguint Stoller és clau: el correu electrònic no ha de ser el predeterminat. un mitjà de comunicació per trobar qualsevol cosa que cal conèixer o tractar en temps real.
Per descomptat, aquest sistema és bastant fàcil de posar en pràctica quan treballes amb col·legues i clients propers, però, com pot aconseguir que hi juguin altres persones a l’oficina? Aquí teniu un parell de coses per provar:
- Configureu un respost automàtic de correu electrònic que indiqui a les persones com us poden posar en contacte si necessiteu resoldre el problema durant la propera hora o dues hores següents.
- Si trobeu correus electrònics que demanen accions en temps real, recordeu educadament als vostres col·laboradors que preferiu que aquest missatge hagués estat retransmès a través de trucades telefòniques o de text, ja que potser no arribareu al correu electrònic a temps si es produeix una altra emergència.
- Si teniu algun tipus de rol de direcció, establiu normes a l’oficina. Feu que els vostres empleats parlin obertament sobre com els agradaria que els altres es comuniquessin amb ells si cal fer alguna cosa en lloc de fer que tothom suposi que el correu electrònic està bé.
Finalment, recordeu a tothom que un sistema com aquest és realment una victòria. Ningú està encadenat a les seves bústies de sortida i una tasca urgent no es tornarà a desfer més.
