Amb quina freqüència trobeu que no podeu accedir a la vostra llista de tasques?
I no, inclosa "Escriure la llista de tasques" només per donar-se alguna cosa per superar immediatament, no és una victòria.
Per descomptat, no sempre és la vostra culpa: cada simulacre de foc que apareix només continua fent més llarga la vostra llista.
"Estem massa ocupats passant les nostres vides, intentant mantenir les boles a l'aire i els nostres caps per sobre de l'aigua. Hi ha una manera millor de fer-ho?", Diu Maura Thomas, fundadora de RegainYourTime.com i autora de Personal. Secrets de productivitat .
Resulta que hi ha, si es pren un consell de Dwight D. Eisenhower.
Popularitzada per Stephen Covey, però basada en els principis de productivitat de l'expresident, la matriu d'Eisenhower t'ajuda a classificar els seus dosificats en funció del seu nivell d'importància i urgència, de manera que puguis decidir cap a on centra't la teva energia.
Al ordenar les tasques en una de les quatre categories clarament definides, la matriu Eisenhower t'obliga a avaluar el que és realment digne del teu temps i què es pot delegar o fins i tot combinar.
A continuació, us oferim exemples dels tipus d’activitats que s’inclouen en cada categoria. Consulteu com dividireu la vostra llista de tasques; seguiu els consells de Thomas sobre com afrontar cada tipus per aconseguir més coses en menys temps.
Categoria # 1: Important i Urgent
El vostre ajudant li avisa, i el seu últim dia és demà. Una sol·licitud del client de pressa llança una clau en un projecte que anava bé. Aquestes tasques es consideren una crisi o tenen terminis crítics que heu de complir.
Com afrontar-los
Com que no podeu predir quan apareixeran les crisis, suposeu que passaran i els deixeu lloc a la vostra programació.
"La majoria de la gent s'executa, però si alguna cosa va malament, tots els vostres plans cauen com a dòmino", diu Thomas. La solució? No ompliu més del 60% del vostre temps productiu.
Per exemple, si treballes de 8 a 18 h, deixeu aproximadament quatre hores al calendari en blanc per permetre emergències. Si no hi ha emergències aquell dia, teniu sort i podeu avançar-vos a les tasques del dia següent.
Categoria # 2: Important però no urgent
Programació d’un dinar en xarxa amb un responsable de contractació. Començar-se a planificar les vacances en família. Objectius a llarg termini de Brainstorming per al vostre equip. Aquestes tasques influeixen en els vostres objectius generals, però no necessàriament tenen un termini límit de combustió.
Com afrontar-los
La majoria d'aquests ítems seran grans projectes en lloc de dosificar diàriament, de manera que es desglossen cadascun en els terminis de la picada per ajudar-vos a començar, segons Thomas.
Per a qualsevol element que no pugueu desglossar, determineu un temps determinat en què podeu treballar amb aquells que us semblin poc necessaris, de manera que la tasca en si se sent menys aclaparadora.
Thomas també suggereix incloure només tres tasques importants, però no urgents, a la vostra llista de tasques diàries per deixar temps per a correus electrònics, reunions i crisis, i sempre que sigui possible, treballar-les durant les hores del dia que et sentis més energètic.
Categoria # 3: No és important però urgent
Correus electrònics, trucades telefòniques, preguntes dels companys de treball: aquestes són les coses que heu d’abordar de forma immediata, fins i tot si no us ajudaran amb els vostres objectius més grans.
Com afrontar-los
"La manera més fàcil de controlar les distraccions és controlar la vostra tecnologia", diu Thomas.
Primer, comproveu el vostre correu electrònic en lots només algunes vegades al dia, per exemple, cada tres hores o bé, després de completar una tasca més important. Per assegurar-vos que hi aneu, abandoneu el vostre correu electrònic completament de manera que no tingueu la temptació de comprovar les alertes.
El mateix passa amb el vostre telèfon: silenciïu-lo completament, després deixeu-lo en un calaix o mirant-vos cap avall al vostre escriptori per no veure les alertes.
I si rebeu massa trucades o consultes de companys de feina fora del període de temps que els heu reservat, simplement tanqueu la porta de l’oficina, poseu auriculars o poseu un rètol “no molesteu” al vostre cadira o paret del cubicle.
Categoria # 4: No és important i no és urgent
Tant si es tracta de registrar informes de despeses, crear contractes o presentar documents, "aquestes són les tasques que no tindran un gran impacte en el nostre treball un cop les fem, però no se'n van", afirma Thomas.
Com afrontar-los
Thomas suggereix que externalitzeu la major part possible d'aquestes tasques delegant-les en un empleat menor o, per tasques personals, en un assistent virtual.
Fins i tot si heu de pagar una ajuda externa, les hores que guanyeu per assolir un objectiu més important, com per exemple, avançar en la propera gran carrera professional, podrien ajudar-vos a sortir econòmicament a llarg termini.
Relacionat: 6 persones, 6 actes d’equilibri: El brillant Hack-Life-Life que salva la meva salut
