Tens feina? Un que implica un ordinador, una connexió a Internet i un escriptori?
Aleshores, probablement escriureu un valor de correu electrònic per a una novel·la aquest any, mentre tracteu aproximadament 100 correus electrònics al dia.
Crec que tots podem estar d’acord: la sobrecàrrega de correu electrònic està assolint un to de febre. (I no és una febre bona, com la discoteca o el còlon. Una mala febre. Com la tifoide.)
Com la majoria de la gent, he dedicat un temps considerable a pensar en com organitzar correus electrònics, prioritzar els missatges de correu electrònic i respondre als correus més ràpidament. Però darrerament, he estat plantejant una pregunta més interessant: com puc "entrenar" les persones (suaument i amorosament, per descomptat) per enviar-me menys correus electrònics en primer lloc?
Aquí teniu tres de les meves tècniques preferides.
Són conceptes revolucionaris? No realment. Són recordatoris assenyats i sensats? Això crec. I si hi esteu d’acord, espero que m’envieu per correu electrònic i que m’ho expliqueu tot. (Només bromejar. Completament.)
1. No respongueu tots els missatges de correu electrònic immediatament (o en absolut)
Això pot semblar contrariós, però quan hi aprofundeixes, molts “correus electrònics urgents” solen resoldre’s sense la vostra assistència.
Cas concret: aproximadament una vegada al dia, rebreu un correu electrònic frenètic a un bon client, col·lega o client que digui alguna cosa com:
“Àlex! Ajuda! Intento fer _________, però no recordo el que em vas dir que faria sobre _________. Em pots tornar a recordar? ”
Al voltant del 90% del temps, si m’espero una hora o dues i no faig res, la mateixa persona torna a escriure i em diu:
“Àlex! Hooray! Ho vaig esbrinar. Culpa meva. No importa! ”
Si escolliu no respondre de manera instantània, esteu “entrenant” les persones perquè siguin més autoconfiançades, mentre que creeu expectatives realistes i sensates sobre la rapidesa amb què podreu respondre.
Per descomptat, utilitzeu el sentit comú aquí. Si treballes en una posició d’atenció al client –i un element clau de la feina és respondre amb promptitud a les persones que necessiten la teva ajuda–, òbviament, la definició de “qui necessita la meva ajuda” serà diferent de la d’una altra persona.
Però, independentment de quin tipus de feina, podeu provar aquest següent pas.
2. Creeu un resposta automàtica amb respostes útils a preguntes més freqüents
Feu una llista de preguntes més freqüents que us envien els missatges de correu electrònic dia a dia. A continuació, busqueu les vostres respostes en un respondre automàtic que doni a les persones exactament el que necessiten.
És altament eficient i, de nou, envia un missatge subtil que agraïu a les persones que estan disposades a ajudar-se.
Aquí hi ha un exemple senzill:
Hola!
Moltes gràcies per escriure.
Si llegiu aquestes paraules, vol dir que estic genollada en un gran i emocionant projecte, i no comprovaré el meu correu electrònic durant diverses hores.
Però, gràcies a la màgia del correu electrònic, encara us puc ajudar a sortir, ara mateix!
Si envieu un correu electrònic per configurar una reunió:
Si us plau, utilitzeu la meva eina de programació en línia, aquí. És la millor manera de bloquejar el temps.
Si envieu un correu electrònic per obtenir una actualització d'estat a Project XYZ:
Consulteu aquí la línia de temps actualitzada, aquí.
Si teniu una pregunta sensible al temps:
Si us plau, truqueu al mòbil a ### - ### - ####. O passeu al meu escriptori al tercer pis. Seré al voltant.
3. Respon amb declaracions i no amb més preguntes
Si conclouu els vostres correus electrònics amb preguntes obertes com aquestes:
"A quina hora creieu que hauríem de dinar?"
"¿Recordes com actualitzar el lloc web o necessites ajuda?"
"Com creieu que hauríem de sortir d'aquí?"
Les vostres preguntes només generaran més missatges de correu electrònic, amb encara més preguntes que requereixen el vostre pensament i atenció continuats.
Així que, en lloc d’una pregunta oberta, proveu d’acabar els vostres correus electrònics amb una declaració clara, com ara:
"Esmorzem a les 12:30. Ens veiem al Café Luna. "
"Quan esteu preparat per actualitzar el lloc web, aquí teniu un tutorial de WordPress i un enllaç a les directrius de marca de l'empresa. Estic aquí si necessiteu més ajuda. "
"Tornem a connectar-nos d'aquí a una setmana. Et trucaré a les 10 del dilluns que ve ”.
Si el que proposeu no funciona per als vostres destinataris, ja us ho avisaran. Però la majoria de vegades, us agrairà la vostra precisió. Elimineu les tasques mentals per a ells, per no parlar d'una llarga cadena de retrocés i retrocessos innecessaris.
Per resumir-ho tot?
Si voleu formar persones per enviar-vos menys (i millors) correus electrònics: modeleu el comportament que voleu veure al món.
Si teniu el costum d’enviar-vos per correu electrònic a amics i col·legues per demanar consell sobre coses que probablement podríeu fer a Google, probablement els altres us faran el mateix.
Si escriviu correus electrònics llargs i remots, trencaclosques i esqueixos, obtindreu respostes igualment mistífiques.
Però, si ets pensat i concis, aleshores aixecaràs la barra per a tots els cercles del teu cercle, ensenyant als altres exactament com vols ser tractats.
Per tant, sigueu un professor clar i coherent. La vostra safata d'entrada (i la psique) us agrairà.
