El correu electrònic ha revolucionat simultàniament la nostra vida professional i els ha convertit en un dolor de cap complet.
Des del punt de vista revolucionari, la capacitat d’enviar missatges oportuns a la gent -i posar-los a la cara sempre a la cara- és meravellosa. Podem contactar amb els altres sense interrompre els sopars, despertar-los a la nit o fer-los parar enmig d’una reunió, conversa o un altre esdeveniment per reconèixer-nos. Tot i així, al mateix temps, ens adonem que els nostres missatges probablement es veuran en pocs minuts o hores després d’enviar-los.
Tanmateix, des del punt de vista total, el correu electrònic ha erosionat la nostra qualitat de vida, la nostra capacitat de fer feina i, per a molts, qualsevol sentiment de benestar. Els estudis realitzats en els darrers anys demostren que el professional mitjà passa fins a un terç de la seva setmana laboral cap a la safata d'entrada. Per a professionals ocupats que no es poden permetre abandonar un terç de la seva jornada diària, això també es tradueix sovint en moltes hores de nit passades a través de missatges, només per despertar i trobar desenes de nous allà esperant.
I després de mesos o anys d’aquest cicle, podeu imaginar com la persona de la recepció del vostre correu electrònic tan important podria sentir-se una mica ressentida abans fins i tot d’obrir-la.
Així, com podeu utilitzar aquesta eina al vostre avantatge, ja sigui mitjançant una cerca de feina activa o en la vostra vida professional quotidiana, sense crear runes a la safata d'entrada de l'altra o fer que se senti enterrada viva?
Pas 1: Pregunteu-vos: "És prou important aquest missatge per merèixer un correu electrònic?"
Siguem honestos. Un percentatge raonable de les notes que envieu (sobretot els temuts “crec que seguirem endavant i encantadors de tothom”) probablement no hagueren de ser enviats. Podríeu haver saltat a la taula del vostre col·laborador, enviar un text ràpid o imaginar el que solia fer.
Per tant, abans de ruixar el pebre amb comunicació, pregunteu-vos "Cal enviar-ho?" I just després d'això (suposant que la vostra primera resposta sigui "sí"), pregunteu-vos: "És el millor mitjà per al missatge que necessito. transmetre? "
En cas afirmatiu, seguiu.
Pas 2: Utilitzeu bé la línia d'assumpte
Si voleu que el vostre missatge sigui rebut favorablement, llegiu-lo ràpidament i, si es mereix, respon-lo, feu-ho: Estrategieu bé des de la línia de l'assumpte.
En lloc de llançar-se en alguna línia de temes críptica, excessivament usada o avorrida (per exemple, "Seguiment" o "Pregunta" o "Necessita ajuda"), agafa la persona al bon moment. Penseu en alguna cosa així com: "Referit per Bill Smith –Role Manager Manager" o "Signatura puntual: necessita signatura per migdia dijous" Heck, si el vostre missatge és prou curt, feu que el correu electrònic complet sigui la línia de l’assumpte (“Puc demanar prestat al vostre Office @ 2 PM avui? ”)
Això és el següent: Suposem que el correu electrònic estarà assegut en un grup amb altres persones a la safata d'entrada del destinatari. Una línia de temes convincent ajudarà a que es pugui llegir (i respondre) de manera oportuna.
Ah, i una nota lateral, reserveu l’opció de “marcar aquesta urgència” per a situacions realment urgents. La manera més ràpida d’enutjar a algú és “marcar vermell” una cosa urgent per a ningú més que tu.
Pas 3: Fes les coses més fàcils a les altres parts
Com a usuari que rep cada dia més de 100 correus electrònics, treballo molt per facilitar la vida de les persones a les quals els envio correus electrònics. I m’encanta com una bogeria quan fan el mateix per mi. Com, concretament, podeu fer això?
Primer, si la nota és més un punt d’informació que una cosa que espereu una resposta, considereu començar amb una cosa així com: “No cal cap resposta; només volia fer-vos saber que…”
Això també alleujarà la càrrega a la safata d'entrada perquè l'altra part no es veurà obligada a tornar a enviar una nota dient "Gràcies per això" o "Missatge rebut".
A continuació, mantingueu la cosa el més breu possible. Aneu a través i corregeu la prova abans de rebre enviament. És concisa? Pots treure res que no sigui vital? Vau començar a un immens flux de pensaments i vam acabar amb un assaig de 14 paràgrafs? No envieu alguna cosa feixuga si podeu obtenir el mateix missatge amb la meitat de la còpia.
A més, si teniu un o dos punts “no us podeu perdre” els que esteu intentant, considereu els atrevits perquè el revisor els vegi de seguida. (Només utilitzeu cura; no voleu que sembli que crideu a la persona.)
I, finalment, funciona com una bogeria per posar tot el que necessites per comunicar-te en un correu electrònic, no en cinc. De vegades, “Vaja! He oblidat el fitxer adjunt! ”O“ Oh, disparen, una cosa més … ”es diu que el singlot és humà L’enviament habitual de tres o quatre missatges de foc ràpid a una persona, perquè no haureu pogut recollir els vostres pensaments abans d’asseure’s a l’ordinador, no es considerarà atractiu.
Per descomptat, no hauríeu d’evitar enviar per correu electrònic algú per por que es mostrin ressentits que us atreviu a omplir la seva safata d'entrada. És una de les millors eines de comunicació empresarial que tenim, especialment per a aquells que treballem amb persones a diverses zones horàries.
Però l’aplicació d’estratègia en el vostre enfocament –i tenir la consideració del destinatari– sens dubte us ajudarà a maximitzar la potència del missatge i les probabilitats d’obtenir una resposta favorable.
