Hi assenteix quan tots els que t’envolten estan parlant de com aconsegueixen la caixa d’entrada zero. Però, de veritat, mai no teniu ganes d’arribar-hi.
I en defensa, és perquè rebeu missatges que requereixen respostes llargues o pensades. Algú va demanar-vos la vostra opinió i voldríeu aprofitar per formular-la. O bé, hi ha un fitxer adjunt de cinc pàgines per a la vostra revisió i, per tant, hauràs de revisar-lo. O voleu dir la vostra resposta d'una manera determinada i voldríeu esperar fins que estigueu al dia.
Les solucions estàndard per a tot tipus de xuclar. Podeu "confirmar la recepció", però això sona molt formal, i no se sap quan l'altra persona us produirà una nota que es tradueix aproximadament a "I …?" Podeu deixar un responent automàtic el 24 al 7, però potser no és el vostre estil, i encara no proporcioneu una resposta específica. O, simplement, podreu dedicar-vos el temps, però deixareu l’altra persona que es pregunta i s’espera.
Hi ha un truc en el qual fa poc que he solucionat aquest problema. Vull respondre en 24 hores (si no molt abans), amb una línia que em compra una estona. Satisfa l’altra persona que hi estic, em dóna temps per fer el seguiment quan funciona segons el meu calendari i m’acosta molt a la safata d’entrada zero. Aquí teniu tres dels meus preferits.
1. "Tindré contacte amb aproximadament"
Vaig tenir un ex cap que sempre va destacar la importància de gestionar les expectatives. Informar a la gent de primera línia us permet evitar les confusions i la frustració. I la millor manera de fer-ho és –en paraules de l’adagi popular– sota promesa, lliurament excessiu.
Si simplement espereu una setmana per tornar a algú, suposarà que el considereu una prioritat baixa, i això no fa que ningú se senti bé. Tanmateix, si ho escriviu de seguida aclarint quan estareu en contacte, sembla que era realment important proporcionar una línia de temps tan aviat com sigui possible humanament.
En establir una expectativa per a quan pugui esperar una resposta minuciosa, estàs atent. I si vau superar aquesta data, deixeu de ser la persona que va trigar cinc dies a respondre: sou la persona que va dir que necessitaria una setmana, però que va respondre dos dies abans.
2. "Estic pressionant contra un termini"
Quan sol·liciteu una sol·licitud, a la gent sovint els agrada saber per què. Penseu-hi: si algú s’atura al vostre escriptori per fer una pluja d’idees, probablement se’l llençarà si dius “no” i torni al teclat. Però és menys probable que se li ofengui si li dius que no ho pots fer perquè estàs ocupat a preparar-te per a una reunió (o alguna altra excusa totalment vàlida, com ara embolicar projectes abans de les teves vacances).
Aquesta resposta segueix una lògica similar. Si compartiu el que hi ha al vostre plat, feu possible que la vostra connexió empatitzi amb la vostra càrrega de treball. Ella sabrà que no la ignores; més aviat us preocupa i necessiteu un parell de dies abans que pugueu donar-li tota l'atenció al correu electrònic.
Vaig provar aquest plantejament i vaig trobar que la gent va apreciar que fins i tot vaig aprofitar el temps per tornar-hi en un estat tan ple de temps. En lloc de frustrar-me o enviar-me per correu electrònic un o dos dies més endavant a la recerca de resposta, em van desitjar molta sort i em van dir que tornés a la sortida quan funcionés per a mi.
3. "M'agradaria executar-ho per un company que està fora de l'oficina"
Aquesta és una altra línia en què em vaig topar amb només dir la veritat. La majoria del meu equip estava fora de l'oficina unes quantes setmanes enrere, i així vaig haver d'ajornar les respostes que requerissin comentaris o aprovació interna.
En lloc de respondre com si els donés la volta, la gent era, de nou, molt comprensiva. Tots hem tingut aquests dies laborables quan les mans estan lligades i, ja que heu compartit que no podeu agilitar la vostra resposta, no hi ha cap motiu perquè l’altra persona us pressioni perquè torni a escriure.
Respondre als correus electrònics de manera puntual val la pena per tots els participants. T’ajuda a buidar la teva safata d’entrada i ajuda a l’altra persona a obtenir qualsevol informació que necessiti. I, si bé no sempre es pot donar una resposta completa, gairebé sempre és possible dir alguna cosa. Per tant, salteu una resposta mig pensada o precipitada i trieu una línia que us comprarà algun temps. Farà que el vostre contacte tingui la sensació que realment us preocupa i us permetrà aprofitar el temps que necessiteu per fer un bon treball.
