En el millor dels casos, el correu electrònic és una de les formes de comunicació més eficients: pot ser breu, dolç i enviar-se sense parar a respondre les vostres preguntes o el vostre missatge.
Dit això, la vostra safata d’entrada pot causar més problemes dels que resol quan en lloc d’una resposta absurda i absurda, rebeu una resposta d’una frase que no significa res. A diferència de les trucades telefòniques, on podeu utilitzar el flux i la conversa per continuar fent la mateixa pregunta de maneres noves, pot ser difícil presionar per obtenir informació nova per correu electrònic.
La bona notícia és que els correus electrònics críptics solen incloure una de les dues categories i hi ha una estratègia per respondre a cada tipus. Seguiu llegint els delinqüents comuns i el millor enfocament per a cadascun.
1. La resposta "No he llegit el correu electrònic"
El primer tipus de correu electrònic críptic és el que us fa preguntar-vos per què us heu molestat en escriure en primer lloc. Envia un missatge de correu electrònic al seu cap que el seu vol està sotmès a terra i li torna a escriure que ens veurà a l'oficina "en poques hores". O bé, demaneu a un grup de constituents adreces actualitzades i la meitat de totes les envieu. la seva informació i l’altra meitat t’envien només els seus números de telèfon.
Ugh. Què costa llegir un correu electrònic?
De fet, aquest és el vostre punt de partida. Segons diuen, és més fàcil canviar-se de si mateix que canviar d’altres. Per tant, el primer que heu de fer és revisar els vostres correus amb objectivitat. Heu entrenat les persones a no llegir-les enterrant la pregunta en un correu electrònic de cinc paràgrafs? Pensant en l'exemple anterior, heu esmentat el vol retardat al final del resum de dues pàgines del vostre viatge de negocis (que probablement el vostre cap pensaria revisar més endavant)? Proveu les nostres directrius per assegurar-vos que els vostres correus electrònics es llegeixin i us han respost.
Però, si bé escrius correus electrònics més clars, és bo per a la propera vegada, com hauria de respondre el que no és un lector ara mateix? El millor enfocament és presentar la informació clau com a "informació nova" (que explica per què torna a escriure).
En el cas dels exemples anteriors, podríeu provar: “Informació nova de la companyia aèria: el vol probablement no s’endurà fins al matí. Sembla que passaré la nit a Chicago "o" Gràcies per haver enviat el número de telèfon; podríeu també enviar una adreça actualitzada quan tingueu l’oportunitat? ”Mantingueu-la el més breu possible (una o dues línies, de manera que no us podeu perdre res), mentre reiteu educadament el que necessiteu.
2. La resposta “Això no és una prioritat per a mi”
Vosaltres plantegeu una situació demanant a un col·lega sènior si heu d’apropar-vos a A o B, i la seva resposta és: "Bona sort". O bé, demaneu un nou contacte quan pugui ser un bon moment per connectar-se i diu que li agradaria. a, però deixa de banda incloure cap moment actual.
Sona familiar? Tinc algunes notícies dolentes: la persona amb la qual et correspon ara no és que et contestin ara mateix.
Per descomptat, hi ha una diferència entre un missatge de correu electrònic que et rebutja i que proporciona un moment en què el teu contacte pot estar més disponible, per exemple, "M'encantaria trobar-me per prendre un cafè, però estic afectat pel final de mes ”es presta a un seguiment natural de la volta al voltant d’unes poques setmanes.
Però la resposta acomiadament sense cap informació addicional, per exemple, “Quan puc veure alguns números?”; “Sure”. Suggerirà que la informació que necessiteu no sigui una prioritat per al vostre lector.
Si definitivament és una prioritat per a tu, és hora de cridar l’atenció. Proveu de respondre amb aquesta fórmula:
- La informació que necessiteu
- Un termini ferm
- Confirmació mitjançant una pregunta.
Per exemple: "Sé que teniu uns quants esdeveniments aquest cap de setmana, però necessito el pressupost de càtering revisat per dimecres; podreu proporcionar-lo fins aleshores?" O, "La meva reunió de clients està prevista per a les 10 del divendres al matí; és possible proporcionar notes breus sobre la meva presentació abans? ”Orientar-me a allò que necessiteu centrarà el lector; incloure una data específica ("dimarts que ve", a diferència de "durant les properes setmanes"), us proporcionarà la llista de prioritats; i acabar amb una pregunta significa que el destinatari us ha de tornar a escriure.
Pot ser frustrant quan algú pren el seu temps per respondre, però no esforça per proporcionar-vos la informació que necessiteu. Utilitzeu els consells anteriors per esbrinar el problema i respondre de manera que us ajudarà a realitzar la feina.
