Tothom hi ha estat: rebeu un correu electrònic que us permet fer dos cops. Certament, l’altra persona està clarament frustrada o enfadada, però encara espera que respongui. Què deuries fer? Com respon?
Si bé els serveis de missatgeria d’oficina interna i la publicació de missatges de text segurament creixen en popularitat, el correu electrònic continua essent l’eina de comunicació més important i àmpliament utilitzada en el treball, de manera que la seva capacitat per utilitzar-la de la manera més professional possible és crucial. Això vol dir que la manera de respondre en la situació esmentada anteriorment pot afectar positivament o negativament la seva carrera professional. Fins i tot si penses que estàs responent en un to similar.
Sí, sé que mantenir-se professional en tot moment és més fàcil que fer-ho. Respondre correus electrònics a la feina és un art en si mateix i respondre a missatges emocionals el porta a un altre nivell.
Aquesta guia us detallarà la vostra resposta per evitar conflictes i acabar amb la vostra feina.
Pas 1: Fer una pausa
És possible que vulgueu tornar a llegir el correu electrònic que heu rebut per assegurar-vos que el teníeu correcte, podeu fer-ho, però no comenceu a escriure la resposta ara mateix. El vostre col·lega, cap o client deixa que les seves emocions dicten el que va escriure. No repetiu aquest error. Feu un descans i deixeu que la temperatura es refredi.
Un dels avantatges del correu electrònic és que no heu de respondre immediatament. De vegades és convenient prendre hores per compondre una resposta. Aprofiteu-lo Tot i que sentiu tensió i l’altra cara està esperant la vostra resposta, segur que tindreu almenys un parell de minuts. Aixecar-se del seu escriptori, refrescar-se la ment i prendre un refrigeri o un got d’aigua. T’ajudarà a evitar una reacció de genolls.
Pas 2: No aneu a conclusions
Sigueu sincers: esteu reaccionant tal i com esteu llegint entre línies? Quan es tracta de correus electrònics excessivament emocionals, és possible que pensis sentir la ràbia o la frustració d’una persona que irradia a la pantalla. I us sentireu obligats a assumir que hi ha més coses que només hi ha.
Tanmateix, no heu d’endevinar què significava realment l’altra cara. No és una mala idea jutjar les intencions dels altres basats en poques frases (i pel filtre del teu propi cervell i de la manera de comunicar-te).
Resisteix la temptació de saltar cap conclusió. Només heu de llegir les paraules, rebre la informació i preparar-vos per donar una resposta professional.
Pas 3: manteniu-lo curt
Tenint en compte la possibilitat d’una mala interpretació, recordeu que la vostra tasca és proporcionar una resposta el més precisa possible i res més. S'ha oblidat de respostes per a què hauria significat l'altra persona.
Estructura el teu correu electrònic per portar només un missatge principal. No vol dir que hagi de constar només d’una frase, però vol dir que si algú critica la vostra presentació i demana una còpia de les estadístiques que citàveu, baseu la vostra resposta a l’hora de proporcionar les estadístiques (i no defensar les vostres credencials). ).
D’aquesta manera, podeu estar segur que l’altre costat llegirà la vostra resposta i l’entendrà exactament de la manera com la voleu dir. L’últim que voleu és defensar-vos només aprendre que el vostre col·lega no us va criticar; però que ella només va escriure la seva retroalimentació.
Pas 4: Sigui senzill
Generalment és una bona idea evitar el sarcasme i la ironia en els vostres correus electrònics de treball, sobretot si la situació ja se sent. De vegades és possible que penseu fer broma per alleujar la tensió, però aquest pla podria contrarestar fàcilment.
Tingueu en compte que el lector no podrà veure les vostres expressions facials o gestos i que molt bé us interpretarà malament. Per tant, estalvieu l’enginy de marca comercial per a converses presencials i per un intercanvi menys baix.
Pas 5: demaneu ajuda
Si el vostre correu electrònic no és confidencial, és oportú demanar ajuda. Potser el teu col·lega sap millor com afrontar el teu cap enfurismat o el teu gestor pot ajudar-te a trobar l’enfocament adequat al teu client confós.
Una vegada, el meu cap va poder interpretar un correu electrònic que vaig rebre d’un dels nostres clients perquè la coneixia molt bé. Em va assegurar que no hauria de respondre personalment perquè hi havia altres factors. Després d’això, he pogut calmar-me i escriure una resposta perfectament adequada.
Quan rebeu un correu electrònic enfadat, no us ofengueu. Les persones envien missatges emocionals quan no estan satisfets amb alguna cosa, o se senten decebuts, o fins i tot confosos. Heu d’operar amb el supòsit que no té res a veure amb vosaltres personalment, de manera que això no vol deixar que el to us distregui de fer la vostra feina i de respondre professionalment.
