El govern és notori per l'estancament. Quan es pronuncien paraules com “avantguarda”, normalment es refereixen al sector privat (o a un rom-com a patinatge artístic de principis dels anys 90). En una indústria com aquesta, sovint heu de posar al dia abans de poder innovar. (Vaig experimentar això de primera mà quan vaig treballar per ajudar els departaments de la ciutat de Nova York a començar a fer pagaments en línia, fins a l’era d’Amazoní.)
Però, si heu triat una carrera al govern –o qualsevol altra indústria de càmera lenta–, és probable que siguis allà en nom del progrés. Treballant en operacions governamentals, la meva feina era substituir processos antiguos i ineficients per uns que funcionessin millor, més ràpid i més barat. De vegades ho vaig aconseguir, i de vegades vaig fracassar, de forma inequívoca. Però el fracàs no és res, si no un professor eficaç. A continuació, es mostren algunes de les lliçons que vaig aprendre a la recerca d’un govern més eficient que podria ajudar a qualsevol persona que intenti afectar el canvi davant la burocràcia important.
1. Busqueu millors pràctiques, no bones pràctiques
La direcció de la direcció ha infiltrat fins i tot els rangs del govern: "Aprofitem un enfocament sinèrgic per innovar cap a una solució sòlida!"
Potser el favorit entre una llarga llista d’aquestes cansades expressions és la idea de bones pràctiques, una frase que es llança com un vaquer al rodeo. Com a responsable de projecte al govern de la ciutat de Nova York, una part del meu treball consistia en investigar com altres governs i empreses privades van gestionar algun aspecte de les seves operacions i determinar si tindríem alguna cosa a guanyar replicant els seus èxits. Vam fer fòrums i vam redactar presentacions de PowerPoint de manera àmplia, en nom de definir una pràctica, anomenar-la la millor i comprometent-nos a adoptar-la per nosaltres mateixos.
Però, com m'he adonat, la idea que alguna cosa és el millor implica que no es pot superar. Suggereix que heu fet una cerca exhaustiva. Suposa que l’aplicació d’un principi en un entorn funcionarà igual d’altra en un altre. La idea de bones pràctiques va pel bon camí, però si realment voleu afectar el canvi, haureu d’ajustar el vostre objectiu a millors pràctiques. No és només semàntica; és un replantejament complet de l'objectiu.
Les millors pràctiques signifiquen que, un cop identificada o implementada la millor pràctica, el vostre treball queda lluny de realitzar-lo. Les millors pràctiques tenen en compte que per estar al capdavant del joc, ja sigui si es tracta d’un manteniment del parc, una reducció de la delinqüència o d’una mica més del sector privat, les vostres pràctiques no han de deixar d’evolucionar.
2. Mireu més enllà de les dades
L'exalcalde de la ciutat de Nova York, Michael Bloomberg, va replicar un tuiteig a "En Déu confiem. Tothom aporta dades. ”Vivim a l’època de la presa de decisions basada en dades. I aquest és en gran mesura un desenvolupament positiu: tot allò que no té el suport dels números és només una opinió, una teoria que s'espera que es demostri. El problema és que sovint tractem les dades com a fet, i els números, com George Washington, són incapaços de mentir.
Això és molt lluny. Primer de tot, es poden fer servir els mateixos números per explicar històries diferents, fins i tot oposades. Com van fer cas els que van recolzar la prohibició de vendre begudes refrescants de més de 16 unces? Nombres. I com van fer els seus adversaris? En fer servir els mateixos números en un context diferent. Tal com va escriure Mark Twain una vegada, "Els fets són tossuts, però les estadístiques són més flexibles". És més, no tots els empleats del govern que recullen dades són una plata Nate habitual. Els defectes en la recopilació i anàlisi de dades sovint ens porten a interpretar erròniament els números que poden estar intentant dir-nos.
La lliçó: Sí, les decisions s’han de basar en dades, però centrar-se exclusivament en aquesta oculta part de la imatge, i és important complementar els números freds i durs amb una investigació qualitativa. Si, per exemple, voleu saber com seran afectades les petites empreses per una nova regulació, pregunteu-les. Amb eines com SurveyMonkey, aquest tipus de recanvi es pot fer mitjançant recursos limitats. Ofereix matisos que les dades no poden fer, i fa un toc de grisos entre el blanc i el negre.
3. El sistema de compra és clau
Tens una idea, vas elaborar un pla d’execució i has elaborat un pressupost. Aquesta és la part fàcil. Ara haureu de convèncer els poders-que-ser-per campar el canvi. Podeu anomenar aquest patrocini executiu, però el que realment significa és assegurar-se que les persones amb l'autoritat per aplicar el canvi estan plenament a bord. La millor manera d’obtenir aquest tipus de compra és presentant resultats projectats significatius: dòlars a estalviar, paper que s’ha d’eliminar, a la qual s’arribarà als clients amb la nova iniciativa. És possible que hagi sortit amb el Porsche of ideas, però fins i tot un Porsche necessita gas per moure’s de nou.
Però el fet de comprar de dalt a baix no és l'únic tipus que us obrirà el camí cap a un canvi substancial. Penseu en totes les persones que pot canviar aquest canvi i procureu evitar que les persegueixen. Diguem que està implementant una nova tecnologia per agilitar el procés mitjançant el qual els membres del personal clerical completen la seva registre diària. Comprometeu aquest personal des del primer moment, traieu les seves frustracions i idees i incorporeu-les, en una mesura raonable, al producte final. Un grup de persones que han estat escoltades i incloses en el procés de creació de canvis, més que no pas que se’ls imposi, és molt més propens a prendre el canvi progressiu (fins i tot a donar-li la benvinguda).
4. Cerqueu canvis que serveixin més, però no a tots
Aquí teniu la part on torno a recopilar part del que he dit més amunt. Tot i que és important recollir comentaris de diferents grups d’interès a mesura que modifiqueu el canvi que espereu implementar, intentar complaure tothom pot ser una recepta per a la mort lenta i dolorosa d’una idea altament sòlida. La sobrepersonalització va ser un revés especialment freqüent en projectes tecnològics en els quals vaig treballar com a responsable de projecte. Amb només les millors intencions per desenvolupar el millor producte possible, l’equip sovint es va enredar en els requeriments que trigarien una setmana sencera a construir, però només atenen les necessitats del 2% dels usuaris.
De vegades cal treure la ploma vermella màgica i simplificar. Penseu en el públic que esteu donant a conèixer i en les prioritats principals que voleu assolir. Qualsevol cosa que us sembli un luxe o com a petició d'un grup reduït de persones especialment sorolloses, hauria de ser considerada per a la planxa. T’estalviarà temps i diners. I, en definitiva, és millor complaure la majoria donant resultats de manera ràpida i eficaç que decebre a tothom perquè us heu ofegat en els detalls.
5. Tingueu paciència
Finalment, recordeu que és possible un canvi en el govern –o qualsevol altra indústria burocràtica–, però és lent. De vegades cal esperar que els vents polítics canviïn de direcció. De vegades és el procés legislatiu o un contracte que segueix encallat a la contractació.
Un dels canvis més gratificants en els quals vaig fer un cop d’ull va ser el projecte de pagaments en línia, que va deixar els departaments de la ciutat de Nova York fora de l’època de gel dels xecs de paper i llibres de llibres i al nou mil·lenni amb sistemes de pagaments i comptabilitat electrònica. De cap manera és sexy, però està estalviant milions de dòlars a la ciutat. Es van passar quatre anys complets des del moment en què el document informatiu va passar per sobre del meu escriptori fins que un programa complet va estar en funcionament.
Si us referiu a solucions ràpides, us serà difícil trobar-les en qualsevol lloc del paisatge d’un govern (o d’una altra oficina burocràtica). Però creieu-me: paga la pena l’espera. De fet, probablement és per això que fem la feina en primer lloc.
