Com afrontar la pitjor burocràcia organitzativa

Treballar en una gran oficina corporativa pot ser una benedicció i una maledicció.

D'una banda, teniu un munt de recursos a la vostra disposició: ajuda tècnica, equips creatius, mentors, una sala de subministrament ben proveïda i qualsevol altra cosa que necessiteu només una comanda de compra.

Però, d’altra banda, la burocràcia d’un entorn corporatiu pot afegir fàcilment les idees noves i retardar el treball que cal fer. Entre polítiques innecessàries, tràmits interminables i falta d'autoritat per prendre decisions, podeu començar a preguntar-vos si els responsables de les empreses intenten activar la vostra feina més difícil.

La veritat és que, probablement, no podreu alliberar la vostra empresa d’aquest tipus de ridícules (burocràcia, burocràcia) en qualsevol moment. Però, enfrontant-lo de forma directa i tractant-lo de la manera correcta, podeu fer que sigui molt menys frustrant per a vosaltres mateixos i el vostre equip.

Després d’haver estat uns quants anys en el món corporatiu, aquí teniu les coses que em van resultar més frustrants, i com vaig aprendre a afrontar-les de manera proactiva.

El tema: manca de transparència

A menys que estiguis a la suite C, és probable que no rebis molta informació sobre les decisions empresarials de la seva empresa. Fins i tot si teniu un rol de supervisor, és probable que quedin cegats pels anuncis inesperats, per les noves iniciatives i pels canvis de política.

Prengui el meu propi despatx: fa aproximadament un mes, quatre dels empleats del meu departament van ser convocats a una reunió on van ser acomiadats, tot sense el meu coneixement previ. Com a supervisor, em vaig dirigir cap al meu gerent per preguntar-li què sabia de la situació. Resulta que no tenia ni idea de que es produïen els acomiadaments, en quina informació es basaven i si hi havia més informació.

El mateix va passar quan la nostra empresa es va comprar i fusionar amb una altra empresa. Els canvis d'estructura i de gestió només es van transmetre a determinats departaments i va deixar que la resta d'empleats depenguessin dels rumors fins que la informació no fos filtrada estratègicament.

Cóm tractar

Realment no hi ha cap manera garantida d’informar-vos en el funcionament interior de la vostra empresa. Si el conseller delegat no vol que ho sàpigues, és probable que no puguis esbrinar-lo. Tot i això, no fa mal comunicar-se regularment amb el supervisor i preguntar-li què sap sobre determinades situacions. He descobert que, fins i tot si el meu directiu no em pot donar moltes dades específiques, puc obtenir reculls puntuals d’informació (que almenys em donen un tros de la imatge gran, fins i tot si no ho veig tot).

L’altra cara d’afrontar la manca de coneixement (i la frustració que comporta) és centrar-se en ser àgil dins del vostre rol. És difícil que sigui, si podeu aprendre a acceptar el canvi d’una manera graciosa i tranquil·la (en lloc de queixar-vos o preguntar-vos constantment per què les coses no poden tornar a la manera com eren abans), tindreu molt més fàcil l’hora d’ajustar-vos. i prenent els canvis de pas.

El problema: Polítiques aparentment inútils

Consulteu el manual de qualsevol empresa i trobareu la política després de tot el que comporta, des del comportament esperat fins al codi de vestimenta fins als dies de descans. I, en la seva majoria, probablement no us dubteu per què són necessàries aquestes polítiques.

És a dir, fins que no trobeu una regla que especifiqui alguna cosa absurda: per exemple, que la PTO només es pot sol·licitar en increments de mitja o de jornada completa, en comptes d’hora (i mitja hora? Oblideu-la!) - així que teniu utilitzar quatre hores d’aquell preciós temps de vacances per a la cita d’un metge, en lloc només d’un. O, la regla que estableix que els empleats per hora no poden utilitzar els seus telèfons mòbils per fer text o navegar per internet fins i tot quan estan fora del rellotge durant el dinar i les pauses.

Per a una oficina plena d’adults que sàpiga fer la feina? Aquestes polítiques semblen innecessàries i injustes.

Cóm tractar

Frustrant les regles que hi ha, probablement hi hagi raons vàlides. He trobat que m’ajuda a acceptar-los (i fer-los complir) si puc obtenir més informació sobre aquestes raons. Si, per exemple, m’assabento que el nostre sistema de PTO simplement no pot processar res més que les peticions de quatre o vuit hores, em sento més satisfet que assumir que el nostre departament de recursos humans simplement vulgui obligar-nos a fer el màxim d’horari tan ràpidament possible. (També ho sé, atès que aquest és l’únic motiu de la regla, que pot ser que es pugui evitar: com permetre que una empleada se li saltés l’hora de dinar per compensar la cita del metge que la va fer tard).

El problema: manca de capacitat de presa de decisions

Fins que no estigueu en una posició de director, realment no teniu molta marge per prendre decisions en nom del vostre equip, clients o, fins i tot, de debò.

Per exemple, la funció principal del meu equip és configurar el programari de clients per transmetre les reclamacions d’assegurança de forma electrònica, però recentment ens van rebre la responsabilitat de respondre a les disputes de factura. Per tant, els clients trucarien, es recomanava que se'ls cobrés el doble que devia ser. Podríem investigar el problema fins a cert punt, ja que podríem iniciar la sessió de manera remota al seu sistema.

Però la captura va ser, fins i tot si vam trobar que la factura era incorrecta, no vam tenir accés al contracte del client, que va indicar el que eren i no es va fer responsable del pagament. Tot i que fos evident que el client mereixia un crèdit per pagar en excés, no estàvem autoritzats a cedir-lo. Vam haver de transferir el client a un altre departament, després vam haver de pujar per les files per obtenir l’aprovació. Va ser esgotador i enfuriós per a tots els implicats.

Sigui quina sigui la seva posició en què treballi, també ho experimentaràs. És possible que no estiguis autoritzat a prendre decisions, canviar processos o sortir a un membre per a un client sense l’aprovació adequada, cosa que pot provocar algunes situacions incòmodes.

Cóm tractar

Si sé que abans no sóc la persona correcta per fer un canvi o donar l’aprovació per alguna cosa, m’agrada donar informació completa a partir del primer moment. Així doncs, quan parli amb un client sobre una factura, em posaré a la conversa explicant: "Vaig a ajudar a investigar aquest problema, però per corregir la factura, hauré de transferir-la al nostre servei d’atenció al client. departament, d'acord? "

En establir les expectatives correctes amb qualsevol persona implicada, eliminareu la frustració que hauria suposat si haguésiu esperat fins al final de la conversa per explicar la vostra falta d’autoritat.

El número: la tramitació sense fi i la cinta vermella

Tot i que és possible que tingueu una llista interminable de fer i un conjunt complet de projectes, el fet de progressar en aquests temes sovint resulta més senzill que realitzat. En lloc d’immergir-se bé, primer haureu de crear un pla de projecte on es detalla en qui haureu d’involucrar, les despeses que suposarà i un calendari previst.

Per obtenir informació sobre això, l’enviarà per correu electrònic al vostre cap i, quan no us el torni a escriure al cap d’una setmana, us enviaran uns quants missatges de seguiment. L'esperareu per obtenir l'aprovació de la línia de contacte i només aleshores, setmanes després que "inicieu" el projecte, podreu començar.

Sona familiar? En entorns com aquest, és difícil -i és increïblement frustrant- fer realment qualsevol cosa.

Cóm tractar

Malauradament, resistir un procés d’aprovació existent, llarg i tediós com sigui, només farà que es faci més temps. Els meus empleats, per exemple, solen venir a mi per queixar-me d’una manera particular de fer les coses i, cada cop, em pregunto: “Podeu documentar alguns exemples?” Al cap i a la fi, és l’única manera de determinar si una es pot fer un canvi: presentar-lo a les empreses més altes, si és així. Si el meu personal no està preparat amb aquests exemples, això aporta almenys un o dos dies al procés, però si estan preparats, podem començar de seguida.

El mateix passa amb la redacció de plans de projectes, l’elaboració de paperetes i l’elaboració de plans de projectes. Sí, són un dolor, però si podeu anticipar-los a la necessitat i començar amb antelació, us sortireu pel cap (i evitareu la frustració de sentir que el vostre cap repeteix: "Ja ho heu documentat? ”). Consell recomanat: proveu de crear plantilles reutilitzables que pugueu utilitzar quan sol·liciteu aprovació, suggeriu un canvi o presenteu una idea.

Al final del dia, les regles i les polítiques hi són perquè permeten que el negoci funcioni sense problemes. Poden ser frustrants, però no van a cap lloc. Però, ajustant la manera de fer front a la burocràcia, podreu navegar amb més facilitat per les aigües i fareu una gran diferència en la vostra vida laboral quotidiana.