De vegades cal escriure correus electrònics durs.
Heu de compartir comentaris amb algú en una oficina diferent o estar en desacord amb una part interessada o dir-li a algú que es va desordenar, i la creació d’una trucada o reunió presencial seria un sobreacció (i el risc de fer que la situació sigui encara més gran) .
Dit això, quan es poden interpretar malament les notes més benignes, les apostes són encara més elevades quan tens alguna cosa crítica.
Com algú que treballa de forma remota: constantment envieu un missatge de correu electrònic a les persones amb comentaris. I tot i que ho he fet centenars de vegades, encara tinc una mica de pit a l'estómac quan escric que la feina d'algú necessita molts canvis.
Però sovint la gent respon molt més positivament del que hauria imaginat. Acredito una fórmula que utilitzo que fa que els correus electrònics difícils es mostrin tan amables i útils.
Aquí és com es desglossa:
Línia 1: Dir alguna cosa amable
Quan escriviu la línia d’obertura (després de la salutació, és a dir), pot ser útil imaginar que és una conversa. Si algú us acostés i colomés fins al punt que us donessin.
Per això, una línia com How was your weekend? o espero que aquesta nota us trobe bé, per superflu que pugui semblar, ajuda a deixar les coses a la nota correcta.
Línia 2: Gràcies a ell o a ella
Si escau, és agradable notar els esforços de l’altra persona. No vull aprofundir en el que van fer malament sense reconèixer el temps que van dedicar a tot el que van enviar.
És tan fàcil com: Moltes gràcies per això.
Línia 3: Assenyalar alguna cosa positiva
Ningú vol sentir-se com un idiota (o com si creguessis estúpid). Per tant, si bé no voleu agafar-se al voltant del matoll, és important dedicar-vos a apuntar-vos a una de les forces de la feina de l'altra persona.
Intenteu, puc veure cap a on us portaria. Per exemple, podríeu dir a un informe directe que podreu veure com l'estratègia que van implementar ajudaria l'equip a funcionar millor. Podeu dir-li a un company que va fer una gran tasca tractant la preocupació principal del client.
Per descomptat, és important mantenir honest aquest comentari. Hauríeu d’esmentar alguna cosa que sigui realment beneficiosa i no hauríeu de fer una lloança tan àmplia que la resta del vostre missatge cegui totalment el destinatari.
Correu del correu electrònic: cerca els canvis (i resultats)
Creieu-lo o no: la gent agraeix saber per què heu triat fer les coses d’una altra manera. És contra-intuïtiu (perquè qui vol escoltar com es desordenen en detall?), Però en realitat, demostra que en teniu una alta opinió.
Demostra que no estareu d’acord amb ells només pel bé. Més enllà d’això, es demostra que pensen que són prou intel·ligents per aprendre dels comentaris i aportar les vostres expectatives endavant.
Per evitar aprofundir en excés sobre el que va passar malament, limita’t a frases que segueixen el format de …. I si teniu més d’un canvi, utilitzeu vinyetes.
Sembla així:
O:
- Veureu que hem fet alguns canvis al terreny de joc basats en comentaris de l'equip directiu.
- En aquesta línia, m’agradaria veure aquells canvis realitzats a través d’altres aspectes de la presentació, perquè voldríem que fossin coherents.
Última línia
Acabeu sempre preguntant si podríeu aclarir qualsevol cosa o respondre alguna pregunta.
Si us plau, aviseu-me si puc respondre a qualsevol pregunta, pot semblar evident, serveix per a un propòsit. Fa que tot l’esperit del vostre correu electrònic sigui més col·laboratiu.
De sobte, es desprèn, dient que “aquí hi ha canvis –període” a “aquí hi ha canvis-, em faríeu saber si algun d’ells no té sentit?” Mostra que encara valora la opinió de l’altra persona.
Aleshores, només us queda una sessió de registre (qualsevol sincronització estàndard (millor, sincerament, gràcies)).
Posant-ho tot junt
- Exemple de canvi i com obtindrà un resultat positiu
- Si escau: exemple del canvi dos i com obtindrà un resultat positiu
- Si escau: exemple del canvi tres i com obtindrà un resultat positiu
Ara que heu creat comentaris realment constructius, trieu un minut a pensar en la vostra assignatura. Potser l'únic que cal és respondre, però pot ser que un petit canvi afecti tot el to. (Sabíeu que "avui" és preferible a "urgent"? Més sobre això, i altres paraules a evitar, aquí.)
No tots els missatges que envieu seran plens d’elogis, i està bé. Si us agafeu el temps per escriure-ho de manera pensativa, us anirà molt.
