La gent em pregunta sempre com fer les coses de manera més ràpida, millor i de manera més eficient i quines eines recomano per ajudar-los a fer-ho. Però hi ha una pregunta que tinc molt menys, que és tan important: com puc estalviar temps, fent menys?
De fet, saber què no fer i què deixar de fer, pot fer una diferència enorme en la vostra felicitat i productivitat.
Proveu-vos amb aquesta llista de set preguntes per assegurar-vos que invertiu bé el vostre temps.
1. Dius que no?
La majoria de la gent té una necessitat profunda de ser agradada. Com a resultat, diem que sí a gairebé tot el que se’ns demana, cosa que fa impossible fer-ho tot bé, i fa frenar el nostre temps i productivitat. Doneu un cop d'ull a les darreres 10 sol·licituds que vau rebre (ignorant les tasques del vostre cap, que és possible que no en tingueu controlat). Si heu dit que sí a més de la meitat, és probable que arribeu el moment d’empènyer-vos per començar a dir que no (aquí hi ha algunes maneres de fer-ho bé).
2. Delegueu prou?
Siguis o no com a directiu, hi ha oportunitats de delegar als companys. Si ho fas tot i penses "és més ràpid que ho faci", potser seria un delegatòfob. Feu un cop d'ull a les vostres tasques de la darrera setmana: totes aquestes són la vostra descripció de feina? Si no, consulteu els meus consells per obtenir una delegació exitosa per començar a empènyer algunes coses del vostre plat.
3. És necessari tot el que heu de fer a la vostra llista?
No considereu que una llista interminable de tasques és un repte per fer-ho tot, quan és realment un repte a prioritzar. Si no heu realitzat una tasca durant setmanes o sempre s’afavoreix la data posterior, pot ser que sigui un signe que realment no és necessari. Utilitzeu el vostre gestor i els vostres col·laboradors com a taulers sonors per intentar treure elements innecessaris de la vostra llista de tasques, de manera que podreu dedicar més temps a articles prioritaris que tiren els vostres objectius. Consell recomanat: teniu problemes per suprimir les tasques periòdiques a la feina? Visiteu cadascú i anoteu l'impacte que tindrà (per exemple, "oportunitat d'ingressos" o "creixement de l'usuari"). Us sorprendrà quants articles no s’ajusten a la vostra empresa ni als objectius personals.
4. Totes les reunions periòdiques del calendari són necessàries?
Cancel·la qualsevol que no tingui cap impacte o que pugui ser substituït per una actualització de correu electrònic. A les reunions que mantingueu, reviseu si el format, la durada i els assistents contribueixen a la seva efectivitat. Tal com explica l’empresari Jim Belosic, això estalvia tant temps com diners: una reunió d’una hora amb 17 empleats que fan una mitjana de 40.000 dòlars anuals costa 232, 88 dòlars. Yikes.
5. Per a les reunions puntuals, la durada predeterminada és massa llarga?
La majoria de persones predeterminen les reunions de 60 minuts, quan les converses inicials rarament necessiten tant de temps. Proveu de definir el calendari a un valor predeterminat de 30 o 20 minuts. Ho recuperaràs i, molt probablement, tindràs reunions molt més productives.
6. Encara necessita una reunió?
Notícies flaix: no cal que esteu d'acord a totes les reunions a les quals se us demani assistir. Això és doblement per a aquelles persones que afegeixen reunions al vostre calendari sense demanar-ho; teniu permís per rebutjar qualsevol cosa que no sigui important per al vostre lloc de treball. Configureu una barra alta per oferir el temps a la gent i trobareu que es poden resoldre més preguntes per correu electrònic o, sovint, de manera més efectiva, mitjançant el telèfon.
7. És un esclau de la teva safata d'entrada?
Parlant de coses que no cal fer: no cal que respongueu a tots els missatges de correu electrònic que veniu. Doneu-vos permís per arxivar correus electrònics freds irrellevants i correus electrònics FYI que sigueu cc: ed o bcc: ed. I mentre hi esteu, anul·la la subscripció de qualsevol cosa que no llegiu (no, no cal que llegiu tots els butlletins de comerç electrònic on us registreu). Dir que no al correu electrònic és clau per guanyar temps per treballar realment.
De vegades, la productivitat no es refereix als sistemes que heu posat en marxa ni a les aplicacions que descarregueu: es tracta de fer una bona ullada a com dediqueu el vostre temps i a alliberar la vostra programació de dos no necessaris. Més hores al dia? Crec que tots podem estar d’acord que és una cosa bona.
