La majoria dels nostres missatges de correu electrònic probablement es consideren importants, però definitivament no tots. Ser capaç de distingir missatges importants d'altres com ara correu brossa o missatges que no necessiten la nostra atenció de seguida, poden afectar dràsticament el temps transcorregut a través dels correus electrònics.
La majoria de serveis i programes de correu electrònic utilitzen el que s'anomena prioritats del missatge per designar el que és important i el que no és important. Hi ha dues maneres principals que poden utilitzar-se les prioritats de missatges: de manera manual i automàtica, i tot i que pot semblar estrany fer-ho, fins i tot podeu marcar un missatge com a prioritat baixa o sense importància.
Com funciona
Segons el servei de correu electrònic i el programa que utilitzeu, és possible que pugueu marcar manualment un missatge com a important o no important. Quan estigui preparat per enviar el correu electrònic, si es tracta d'una funció inclosa, es pot dir que el correu electrònic és important i que cal marcar com a tal al destinatari o si pot reduir la importància perquè no se senti obligat a fer-ho. el correu electrònic immediatament.
Els missatges de correu electrònic amb la màxima importància poden estar en negreta a la safata d'entrada, o marcat com a vermell, mentre que els missatges menys importants podrien estar en gris o moure's cap avall. Les especificacions depenen del programa de correu electrònic del destinatari.
Alguns proveïdors de correu electrònic configuren automàticament la prioritat d'un correu electrònic encara que el remitent no especifiqueu el nivell d'importància. Assumeix el nivell de prioritat i el filtra en una secció "Important" de la safata d'entrada. Aquesta funció es basa en el comportament previst i és canviant pel servei basant-se en el correu electrònic i si un missatge es genera automàticament o d'una persona real.
Altres clients de correu electrònic poden fins i tot permetre canviar l'estat de la importància dels correus electrònics. Sovint, això es necessita si un destinatari sempre utilitza un indicador de prioritat important / important quan no ho hauria de fer, però és igual de útil si voleu que tots els correus electrònics d'un remitent siguin marcats com a importants, de manera que mai no n'ho perdin.
Per què importa
Què preferiu: un programa de correu electrònic que us avisi cada cop que obtingueu un missatge, fins i tot correu brossa, o que filtri automàticament el que pensa que no té importància i us deixa els correus electrònics més crítics en una carpeta independent o, millor encara, a la part superior de la safata d'entrada?
Quan passeu menys temps buscant correus electrònics sense importància, podeu dedicar més temps a treballar o respondre a missatges de correu electrònic que necessitin el vostre enfocament i atenció ara mateix. És una de les millors maneres de no només comunicar-se millor i escoltar-se amb més rapidesa, sinó veure fàcilment allò que és important quan obteniu desenes o més missatges nous cada dia.
En funció de l'aplicació que utilitzeu, el client de correu electrònic només pot enviar una notificació d'un correu electrònic nou si considera que el missatge és important. Podeu veure fàcilment què tan útil és eliminar tots els correus electrònics no crítics de les vostres notificacions sense suprimir-los.
Comunicar la importància d'un missatge és tan important amb el correu electrònic com en el contacte presencial, i no és molt més difícil. Tot el que es necessita és decidir entre una prioritat alta o baixa quan envieu el correu electrònic.
Com fer-ho
La majoria dels clients de correu electrònic us permeten configurar la prioritat del missatge quan componeu el correu electrònic. Normalment es troba al quadre de redacció, ja que podeu establir el nivell important per correu electrònic.
Podeu canviar la prioritat d'un missatge o permetre un filtratge especial Important veure, en tot tipus de clients de correu electrònic i serveis de correu web. Alguns exemples inclouen Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com i Yahoo Mail.
