Aquest article abasta diferents mètodes de classificació de dades dins d'Excel. La informació que es pot trobar a les diferents seccions d'aquest article inclou instruccions sobre com:
- Ordena una sola columna usantOrdena i filtre o tecles d'accés ràpid
- Ordena diverses columnes
- Ordenar per data o hora
- Ordena per dies de la setmana, mesos o altres llistes personalitzades
- Ordena per files - Reordenació de columnes
Selecció de les dades a ordenar
Abans que les dades es puguin ordenar, Excel necessita conèixer l'interval exacte que es va ordenar i, en general, Excel és molt bo en seleccionar àrees de dades relacionades, sempre que quan es va introduir, es van complir les condicions següents:
- No s'han deixat cap fila o columna en blanc en un àrea de dades relacionades.
- S'han deixat files i columnes en blanc entre àrees de dades relacionades.
Excel determinarà, amb precisió, si l'àrea de dades té noms de camp i exclou la fila dels registres per ordenar-los. Tanmateix, permetre que l'Excel seleccioni el rang que s'ordenarà pot ser arriscat, especialment amb grans quantitats de dades difícils de comprovar.
Per assegurar-vos que seleccioneu les dades correctes, ressalteu l'interval abans d'iniciar el tipus. Si el mateix rang està ordenat repetidament, el millor és donar-li un nom.
Ordenar clau i ordenar ordenar a Excel
L'ordenació requereix l'ús d'una clau d'ordenació i un ordre de classificació. El ordenar clau són les dades de la columna o columnes que voleu ordenar; s'identifica amb l'encapçalament de la columna o el nom del camp. A la imatge anterior, les possibles claus de classificació són ID d'estudiant, nom, edat, programa i mes iniciat. D'una manera ràpida, fer clic a una sola cel·la a la columna que conté la clau d'ordenació és suficient per dir a Excel quina és la clau d'ordenació.
Per a valors de text o numèrics, les dues opcions per a l'ordre de classificació són ascendents i descendents.
Quan feu servir el Ordena i filtre botó a la finestra Inici fitxa de la cinta, les opcions d'ordenació de la llista desplegable canviaran depenent del tipus de dades de l'interval seleccionat.
Ordre ràpid ordenant i filtre
En Excel, es pot fer un tipus ràpid utilitzant el Ordena i filtre botó a la finestra Inici pestanya de la cinta.
Els passos per realitzar un tipus ràpid són:
- Feu clic a cel·la a la columna que conté la clau d'ordenació.
- Feu clic al Inici pestanya de la cinta.
- Feu clic al Ordena i filtre botó per obrir el menú desplegable de les opcions d'ordenació.
- Feu clic a una de les dues opcions per ordenar-les ascendent o descendent ordre.
Ordena diverses columnes de dades en Excel
A més de realitzar un tipus ràpid basat en una única columna de dades, la funció d'ordenació personalitzada d'Excel us permet ordenar en diverses columnes definint diverses claus de classificació. En els tipus de diverses columnes, s'identifiquen les tecles de classificació seleccionant els encapçalaments de la columna al quadre de diàleg Ordenar.
Igual que amb un tipus ràpid, les claus de classificació es defineixen identificant els encapçalaments de columnes o els noms de camp, a la taula que conté la clau d'ordenació.
Ordena en un exemple de columnes múltiples
A l'exemple anterior, es van seguir els següents passos per ordenar les dades del rang H2 a L12 en dues columnes de dades: primer per nom i després per edat.
- Ressalteu l'interval de cel·les que cal ordenar.
- Feu clic al Inici pestanya de la cinta.
- Feu clic al Ordena i filtre icona a la cinta per obrir la llista desplegable.
- Fer clic a Classificació personalitzada a la llista desplegable per obrir el Ordena Caixa de diàleg.
- Sota la Columna aneu al quadre de diàleg, trieu Nom des de la llista desplegable per ordenar primer les dades mitjançant la columna Nom.
- El Ordena cap amunt l'opció queda establerta a Valors - ja que el tipus es basa en les dades reals de la taula.
- Sota la Ordre de classificació encapçalament, trieu Z a A des de la llista desplegable per ordenar les dades del Nom en ordre descendent.
- A la part superior del quadre de diàleg, feu clic a la icona Afegeix un nivell botó per afegir la segona opció d'ordenació.
- Per a la segona clau d'ordenació, a sota Columna encapçalament, trieu Edat des de la llista desplegable per ordenar registres amb noms duplicats per la columna Edat.
- Sota Ordre de classificació encapçalament, trieu Del més gran al més petit des de la llista desplegable per ordenar les dades de l'edat en ordre descendent.
- Feu clic D'acord al quadre de diàleg per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades.
Com a resultat de definir una segona clau d'ordenació, en l'exemple anterior, els dos registres amb valors idèntics per al Nom El camp es va ordenar més en ordre descendent utilitzant el Edat camp, que va donar com a resultat el registre per a l'estudiant Wilson, de 21 anys, abans del rècord del segon Wilson, de 19 anys.
La primera fila: encapçalaments o dades de columnes
El rang de dades seleccionats per a la classificació en l'exemple anterior incloïa els encapçalaments de columna per sobre de la primera fila de dades.
Excel va detectar que aquesta fila conté dades que era diferent de les dades en files posteriors, de manera que va assumir que la primera fila era capçaleres de columna i ajustava les opcions disponibles al Ordena quadre de diàleg per incloure'ls.
Un criteri que utilitza Excel per determinar si la primera fila conté encapçalaments de columna és el format. En l'exemple anterior, el text de la primera fila és una font diferent i és un color diferent de les dades de la resta de les files.
Si la primera fila no conté cap títol, Excel utilitza la lletra de columna, com ara la columna D o la columna E, com a opcions a la columna Columna opció de la Ordena Caixa de diàleg.
Excel utilitza aquesta diferència en fer la seva determinació sobre si la primera fila és una fila d'encapçalament, i és molt bona en fer-ho bé, però no és infalible. Si Excel comet un error, el quadre de diàleg Ordenar conté una casella de verificació - Les meves dades tenen capçaleres - que es pot utilitzar per substituir aquesta selecció automàtica.
Ordena les dades per data o hora en Excel
A més de classificar dades de text alfabèticament o números de la més gran a la més petita, les opcions de classificació d'Excel inclouen els valors de data de classificació. Les comandes de classificació disponibles per a dates inclouen:
- Ordre ascendent: més antic a més recent;
- Ordre descendent: el més nou al més antic.
Quadre de diàleg ràpid Ordenar i ordenar
Atès que les dates i els temps només tenen dades de format amb format, per als tipus en una única columna, com ara Data de préstec en el nostre exemple, el mètode quicksort es pot utilitzar amb èxit. Per als tipus que inclouen diverses columnes de dates o hores, cal utilitzar el quadre de diàleg Ordenar, igual que quan seleccioneu diverses columnes de dades de nombre o de text.
Ordena per l'exemple de data
Per fer una classificació ràpida segons la data en ordre ascendent, la més antiga a la més recent, per exemple a la imatge anterior, els passos serien:
- Ressalteu l'interval de cel·les que cal ordenar.
- Feu clic al Inici pestanya de la cinta.
- Feu clic al Ordena i filtre icona a la cinta per obrir la llista desplegable.
- Fer clic a Classificació personalitzada a la llista desplegable per obrir el Ordena Caixa de diàleg.
- Sota la Columna aneu al quadre de diàleg, trieu Prestat des de la llista desplegable per ordenar primer les dades mitjançant la columna Nom.
- El Ordena cap amunt l'opció queda establerta a Valors - ja que el tipus es basa en les dades reals de la taula.
- Sota la Ordre de classificació encapçalament, trieu El més antic al més recent des de la llista desplegable per ordenar les dates
- Feu clic D'acord al quadre de diàleg per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades.
Si els resultats de la classificació per data no apareixen com s'esperava, les dades de la columna que continguin la clau d'ordenació podrien contenir dates o hores emmagatzemades com a dades de text en comptes de com a números (les dates i els temps són només dades de format amb format).
Dades mixtes i sortides ràpides
Quan s'utilitza el mètode d'ordenació ràpida, si els registres que contenen dades de text i de número es barregen, Excel ordena el número i les dades de text per separat, col·locant els registres amb dades de text a la part inferior de la llista ordenada.
Excel també pot incloure els encapçalaments de columna en els resultats de classificació, interpretant-los com una altra fila de dades de text més que com a noms de camp per a la taula de dades.
Advertència de classificació possible
Si s'utilitza el quadre de diàleg Ordenar, fins i tot per als tipus d'una columna, Excel pot mostrar un missatge que us avisa que ha trobat dades emmagatzemades com a text i us dóna l'opció de:
- Ordeneu qualsevol cosa que tingui un número com a número.
- Ordena els números i els números emmagatzemats com a text per separat.
Si trieu la primera opció, Excel intentarà col · locar les dades de text en la ubicació correcta dels resultats de classificació. Trieu la segona opció i Excel col·locarà els registres que continguin dades de text a la part inferior dels resultats de classificació, igual que ho fa amb els tipus ràpids.
Classificació de dades per dies de la setmana o per mesos en Excel
També podeu ordenar les dades per dies de la setmana o per mesos de l'any utilitzant la mateixa llista personalitzada integrada que Excel utilitza per afegir dies o mesos a un full de càlcul mitjançant l'identificador de farciment. Aquesta llista permet ordenar per dies o mesos cronològicament en comptes d'ordenar alfabèticament.
Igual que amb altres opcions de classificació, els valors de classificació per una llista personalitzada es poden mostrar en ascendents (de diumenge a dissabte / de gener a desembre) o en ordre descendent (de dissabte a diumenge / de desembre a gener).
A la imatge anterior, es van seguir els següents passos per ordenar la mostra de dades en el rang H2 a L12 per mesos de l'any:
- Ressalteu l'interval de cel·les que cal ordenar.
- Feu clic al Inici pestanya de la cinta.
- Feu clic al Ordena i filtre icona a la cinta per obrir la llista desplegable.
- Fer clic a Classificació personalitzada a la llista desplegable per obrir el Ordena Caixa de diàleg.
- Sota la Columna aneu al quadre de diàleg, trieu El mes iniciat de la llista desplegable per ordenar les dades pels mesos de l'any.
- El Ordena cap amunt l'opció queda establerta a Valors - ja que el tipus es basa en les dades reals de la taula.
- Sota la Ordre de classificació encapçalament, feu clic a la fletxa cap avall al costat del valor predeterminat De l'A a la Z opció per obrir el menú desplegable.
- Al menú, trieu Llista personalitzada per obrir el Llistes personalitzades Caixa de diàleg.
- A la finestra de l'esquerra del quadre de diàleg, feu clic una vegada a la llista: Gener, febrer, març, abril … per seleccionar-lo.
- Feu clic D'acord per confirmar la selecció i tornar al Ordena el quadre de diàleg.
- La llista escollida -Gener, febrer, març, abril - es mostrarà a sota del Ordre encapçalament.
- Feu clic D'acord per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades per mesos de l'any.
De manera predeterminada, les llistes personalitzades només es mostren en una posició ascendent ordre a la Llistes personalitzades Caixa de diàleg. Per ordenar les dades en ordre descendent utilitzant una llista personalitzada després d'haver seleccionat la llista desitjada perquè es mostri a la secció Ordre aneu al quadre de diàleg Ordenar:
- Feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat de la llista mostrada, com ara Gener, febrer, març, abril …, per obrir el menú desplegable.
- Al menú, seleccioneu l'opció de llista personalitzada que es mostra en ordre descendent, com ara Desembre, novembre, octubre, setembre …
- Feu clic D'acord per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades en ordre descendent mitjançant la llista personalitzada.
Ordena per files per reordenar columnes en Excel
Com es mostra amb les opcions de classificació anteriors, normalment, les dades s'ordenen utilitzant els encapçalaments de columna o els noms de camp, i el resultat és el reordenament de files completes o registres de dades. Una opció d'ordenació menys coneguda i, per tant, menys utilitzada a Excel és ordenar per fila, que té l'efecte de reordenar l'ordre de les columnes d'esquerra a dreta en un full de càlcul
Una de les raons per a la classificació per fila és que coincideixi amb l'ordre de la columna entre diferents taules de dades. Amb les columnes del mateix ordre d'esquerra a dreta, és més fàcil comparar registres o copiar i moure dades entre les taules.
Personalització de l'ordre de columna
Tanmateix, molt poques vegades, les columnes de l'ordre correcte són una tasca senzilla a causa de les limitacions de les opcions d'ordenació ascendent i descendent de valors. Normalment, cal utilitzar un ordre de classificació personalitzat, i Excel inclou opcions per ordenar per cel·la o color de lletra o amb icones de format condicional.
La manera més senzilla de dir a Excel l'ordre de les columnes és afegir una fila per sobre o per sota de la taula de dades que conté els números 1, 2, 3, 4... que indiquen l'ordre de les columnes d'esquerra a dreta. Ordenant per files, es converteix en una simple qüestió d'ordenar les columnes més petites i majors per la fila que conté els números.
Un cop fet el tipus, la fila de números afegida es pot esborrar fàcilment.
Ordena per l'exemple de files
En la mostra de dades utilitzada per a aquesta sèrie en les opcions d'ordenació d'Excel, el Identificador d'estudiant La columna sempre ha estat la primera a l'esquerra, seguida de Nom i, en general, Edat.
En aquesta instància, tal com es mostra a la imatge anterior, les columnes s'han reordenat de manera que la Programa La columna és la primera a l'esquerra seguida per El mes iniciat, Nom, etc.
Els passos següents es van utilitzar per canviar l'ordre de la columna al vist a la imatge de dalt:
- Inseriu una fila en blanc per sobre de la fila que conté els noms de camp.
- En aquesta nova fila, introduïu els números següents a la dreta que comencen per la columna H: 5, 3, 4, 1, 2.
- Ressalteu el rang de H2 a L13.
- Feu clic al Inici pestanya de la cinta.
- Feu clic al Ordena i filtre icona a la cinta per obrir la llista desplegable.
- Fer clic a Classificació personalitzada a la llista desplegable per obrir el Ordena Caixa de diàleg.
- A la part inferior del quadre de diàleg, feu clic a Opcions .. per obrir el Opcions de classificació Caixa de diàleg.
- A la secció Orientació d'aquest segon quadre de diàleg, feu clic a Ordena d'esquerra a dreta ordenar l'ordre de les columnes d'esquerra a dreta al full de treball.
- Feu clic D'acord per tancar aquest quadre de diàleg.
- Amb el canvi d 'Orientació, el Columna encapçalant a la Ordena el quadre de diàleg canvia a Fila .
- Sota la Fila encapçalament, trieu ordenar per la fila 2 - La fila que conté els nombres personalitzats.
- El Ordena cap amunt l'opció queda establerta a Valors .
- Sota la Ordre de classificació encapçalament, trieu El més petit al més gran des de la llista desplegable per ordenar els números a la fila 2 en ordre ascendent.
- Feu clic D'acord per tancar el quadre de diàleg i ordenar les columnes de l'esquerra a la dreta amb els números de la fila 2.
- L'ordre de les columnes hauria de començar Programa Seguit per Mes iniciat, Nom, etc.
Ús de les opcions d'ordenació personalitzades d'Excel per reordenar columnes
Com es va esmentar anteriorment, mentre els tipus personalitzats estan disponibles al quadre de diàleg Ordenar a Excel, aquestes opcions no són fàcils d'usar quan es tracta de reordenar columnes en un full de càlcul. Les opcions per crear un ordre de classificació personalitzat disponible al quadre de diàleg Ordenar són ordenar les dades pel color de la cel·la, el color de la font i la icona.
A menys que cada columna hagi tingut un format de format únic, com ara diferents tipus de lletra o cel·les, aquest format s'ha d'afegir a les cel·les individuals de la mateixa fila per reordenar-les per a cada columna.
Per exemple, per utilitzar el color de la font per reordenar les columnes de la imatge de dalt:
- Feu clic a cadascun d'ells nom del camp i canvieu el color de la lletra per a cadascun, com ara el vermell, el verd, el blau, etc.
- En el quadre de diàleg Ordenar, estableixi el Ordena opció a Color de la lletra .
- Sota Ordre, configureu manualment el ordre dels colors dels noms de camp per fer coincidir l'ordre de columna desitjat.
- Després de classificar, restableix el color de la font per cada nom del camp.
