L’enviament d’un correu electrònic és el mètode més fàcil i menys intrusiu per a realitzar sol·licituds en equips. Però és precisament perquè el correu electrònic és tan senzill que pot perdre un temps complet. Desactivar un correu electrònic vagi que no indiqui clarament als destinataris què han de fer o per què és important la vostra sol·licitud només crearà més treball per a tothom.
Els correus electrònics més efectius tracten la línia de l’assumpte com un identificador de trucada i utilitzen paraules que arriben al punt immediat.
A continuació, es mostren algunes qüestions i opcions per a l’elecció de les paraules que us faran arribar el missatge de manera clara i us impediran molestar (o confondre) els vostres col·laboradors:
1. Quan hi hagi tasques a completar
No escriviu: etc.
Feu Escriure: Aquest, Aquest o Aquests
Els seus professors a l'escola de grau tenien raó: sigueu específics! Tot i que el vostre correu electrònic segueix una conversa o reunió recents, és probable que es presenti com alguna cosa a fer després. Quan el destinatari estigui a punt per llegir-lo, veure "Servei de seguiment de la reunió, etc.", no serà útil. En comptes d'això, tingueu clar què necessiteu i escriviu: "Resoleu aquestes preguntes a la reunió de personal" o "L'informe que es discuteix a la reunió de personal". Penseu en el tema com ara preescriure un article de la llista de tasques, de manera que sigui fàcil per a aquest quadre per obtenir la comprovació.
2. Quan compartiu un altre correu electrònic
No escriviu: "FWD:"
Feu Escriure: Ajuda
Aquest sempre em fa pensar en la dècada dels 90, quan era habitual veure correus electrònics que passaven una cosa així: "Fwd: fwd: fwd: fw: envieu-ho a 10 persones i aquest serà el vostre dia de sort!" estàs enviant cartes a la feina (de debò, no), probablement només estàs compartint alguna cosa que algú altre va escriure que vols que el teu col·laborador llegeixi o faci alguna cosa al respecte. En aquest cas, feu-li un favor i escriviu "Podríeu ajudar-me a desxifrar-ho?" O "Sembla que el client necessita ajuda". Segur, potser heu pensat escriure aquest missatge al cos del correu electrònic, però l'assumpte és un lloc molt millor si voleu que es noti ràpidament.
3. Quan intentes ser personal
No escriviu: Ei
Feu Escriure: Tu
Enviar un "Hey" a una línia d'assumpte de correu electrònic és el mateix que enviar missatges de text "Hem de parlar" amb un amic o algú amb qui et trobes. No ho facis! Faràs que el destinatari sospiti de qualsevol cosa que vingui endavant, i podreu acabar esperant una resposta perquè potser no s’obrirà mai . Com que potser necessiteu xerrar sobre alguna cosa personal o privada, intenteu "Quan teniu temps per a un xat de 15 minuts?" Aquest enfocament es posa en marxa i posa el poder a les mans del destinatari per triar un temps que funcioni per a ell. .
4. Quan ho necessiteu ara
No escriviu: urgent
Feu Escriure: Avui
Quan el temps és curt i la pressió és alta, “urgent” és una paraula que només pot produir pànic. I la panificació és l’últim que hauria de fer un responsable d’una tasca. Si teniu prou temps per reconèixer la necessitat i envieu un correu electrònic, també teniu temps per avisar prèviament que "Aquesta ha de ser la vostra primera prioritat avui". Si realment és urgent, feu una trucada telefònica o visiteu presencialment. en canvi
5. I una frase de bonificació més
Per últim, però no per això menys important és una frase que tots diem per acabar amb els nostres correus electrònics, però poques vegades es pot utilitzar per adreçar-se directament als nostres companys de treball: “Gràcies.” Un breu i senzill missatge d’agraïment recorrerà un llarg camí a l’hora d’enfortir els vincles entre vosaltres. i els membres del vostre equip. Diu que reconeix els seus esforços i valora els seus papers. I és segur que es produeix una caiguda de confiança.
