Fins i tot si no esteu en una posició que requereixi un greu encreuament de números, probablement haureu d’utilitzar Excel com a mínim una o dues vegades a la vostra carrera professional. És un d'aquests programes que té tants usos diferents en diverses indústries.
Per exemple, en un dels meus treballs antics, no vam utilitzar Excel per al seu ús tradicional de càlcul de dades financeres o de creació de gràfics. En lloc d'això, hem utilitzat diversos fulls de càlcul per fer el seguiment de la informació de contacte dels empleats, així com les dates de venciment de tasques i els propers projectes a l'horitzó. I, tot i que és definitivament una eina útil, té algunes limitacions, la qual cosa em porta al meu nou substitut favorit: els fulls de càlcul de Google.
Quan vaig començar a utilitzar-lo, em vaig donar un cop de peu per no fer l’interruptor més aviat. És senzilla i senzilla per a mòbils. Tot i que no és un reemplaçament perfecte per a Excel, hi ha diverses situacions en les quals probablement sigui l’opció millor.
Aquí és quan us recomano fer-ne el full de càlcul d’elecció:
1. Estàs col·laborant
A la meva posició anterior, sovint cridava entre els cubicles amb els meus companys i companyes per esbrinar qui va deixar obert el fitxer Excel en què treballàvem. Tot i que tots teníem accés al full de càlcul, va raonar que no sempre teníem accés a la versió més actual, ja que només una persona la podia actualitzar alhora. Tractar d’ordenar per múltiples iteracions salvades va ser una enorme molèstia: per dir-ho de forma suau.
De manera que, a no ser que siguis un gran fan d’enviar fitxers d’entrada i d’altres o de desar noves versions del mateix full de càlcul diverses vegades al dia, Google és el camí a seguir. Es basa en el núvol, el que significa que diverses persones poden accedir i utilitzar el fitxer alhora: tots els canvis es reflectiran en temps real.
També hi ha una opció per deixar comentaris, de manera que si teniu alguna pregunta sobre per què un dels vostres socis va canviar un número o va afegir una columna (o qualsevol cosa realment), podeu afegir una nota ràpida. A més, també hi ha una manera de veure l’historial de revisions, per si voleu tornar a una versió anterior. La seva funcionalitat fa que la comunicació faci brisa.
2. Esteu publicant dades en temps real
Aquesta és una de les funcions més fantàstiques que només he descobert recentment: com que el programa està inherentment connectat a Google, podeu introduir fórmules d’informació d’existències, fonts RSS o fins i tot utilitzar la funció de traducció de Google.
Això vol dir que el vostre Full pot tirar automàticament les dades que hàgiu pogut recopilar i recopilar manualment abans. M’adono que es tracta d’un nínxol d’ús, però diguem que voleu estar atents a unes quantes existències; Tot el que hauríeu de fer és introduir la fórmula i el nom de la borsa, i voila: heu creat el vostre propi tracker personal que s’actualitzi en temps real (sempre que esteu connectat al web).
3. Cal que actualitzeu amb freqüència
Una de les primeres coses per a les quals vaig utilitzar Google Sheets (a títol personal) va ser fer un seguiment del meu ensenyament de ioga; Volia registrar la ubicació, l’estudi, l’horari i el nombre d’estudiants per motius fiscals futurs, així com acumulació d’hores lectives. Els fulls de negoci han tingut més sentit a causa de la funció d'aplicacions mòbils gratuïtes i del format senzill.
Mentre que l'ús d'un telèfon per a fórmules complexes probablement no és ideal, va ser perfecte per a actualitzacions ràpides i freqüents mentre jo estava de viatge.
Si traieu un ordinador per afegir una petita dada, sembla una feina, podreu trobar fulls útils per a la seva comoditat i sincronització instantània; un cop afegiu la informació, aquesta s'actualitza a tot arreu, no només al telèfon.
Això pot resultar útil si manteniu una llista continuada de persones que trobareu en esdeveniments de xarxa o sopars de clients; el vostre Full podria tenir nom, data, lloc i qualsevol informació que desitgeu tenir en compte per als correus electrònics de seguiment. O bé, podeu utilitzar-lo per fer el seguiment de despeses i recorreguts de quilòmetres per a viatges de negocis.
Les opcions per utilitzar el programa de forma continuada són infinites; a diferència de la majoria d'aplicacions (com ara les de pressupost, la creació de llistes, etc.) podeu crear tantes columnes i files com calgui.
4. Esteu pressupostats
Us mantindré aquest curt i dolç: Fulls de full és gratuït; Excel no ho és.
Si la vostra empresa paga i prefereix Excel, òbviament, voldreu diferir-los (tret que estigui en condicions de fer un argument clar per al canvi). Però, si no és així, l’elecció sembla tan clara.
Per a l'usuari de Excel, estic segur que teniu moltes raons per les quals us trobeu al costat del vostre programa i té sentit tenir-ne suport, sobretot si esteu en una posició d’analista de finances o de dades i feu servir milers de cel·les que valen la pena. dades que els fulls de fitxer no poden manejar també.
Però per a alguns de nosaltres, no té sentit utilitzar un programa basat en un escriptori en un entorn cada cop més col·laboratiu. Pot ser que la teva feina sigui una mica més fàcil, i qui no ho vol?
