Pregunta ràpida: us emocioneu quan una reunió convida al vostre calendari? Vaig a endevinar que la resposta és que no. I tanmateix, sovint, de vegades fins i tot diàriament, les reunions són una part de la cultura en moltes empreses.
Crec que, moltes vegades, les reunions de personal són una pèrdua de temps. Segurament, entenc que alguna vegada són necessàries reunions entre mans. Però moltes vegades hi ha altres maneres més eficients de mantenir a l’altura de tots els companys de la vostra empresa o del seu departament el que passa a l’oficina.
A continuació, es detallen quatre coses a tenir en compte la propera vegada que pensi en planificar una reunió.
1. Les interrupcions són assassines de productivitat i potencialment rendibles
Quan vaig fer una mica de matemàtiques i em vaig adonar que una reunió d’una hora amb 17 persones (la mida del personal de ShortStack, inclòs el nostre personal remot que s’uneix a nosaltres mitjançant Google+ Hangouts) és realment una reunió de 17 hores, de seguida vaig fer una moció per reduïm la reunió de personal a cada dues setmanes.
Si voleu una mica de motivació per reduir el temps que vosaltres i el vostre personal dediqueu a les reunions, consulteu MeetingCalc. Quan incorporeu el sou mitjà del vostre equip, més el nombre de assistents a la reunió i, a continuació, veieu el cost del temps dedicat, és molt bo que també feu alguns canvis. Penseu que una reunió d’una hora amb 17 empleats que fan una mitjana de 40.000 dòlars anuals costa 232, 88 dòlars. Si reuneixes diàriament o fins i tot només un parell de vegades a la setmana, aquest preu augmenta ràpidament.
2. La missatgeria instantània és una manera eficaç de treure la majoria de les notícies: més ràpid
A ShortStack, fem servir una aplicació de missatgeria anomenada Slack. Tothom té el seu propi compte, que es pot utilitzar per a la comunicació privada entre els membres del personal i, a continuació, hi ha canals que inclouen tots els membres de determinats departaments.
Per exemple, tenim un canal “general” on surten notícies que afecten tothom; un canal de "desenvolupament" on els membres de l'equip de professionals, que inclou personal remot, comparteixen actualitzacions sobre canvis tècnics i un canal de "suport" per parlar sobre problemes de serveis al client.
I sovint, fem servir Slack en lloc de reunions. Per exemple, recentment hem re-dissenyat el nostre bloc i va ser un projecte força gran. Algunes empreses poden pensar que és necessari celebrar una reunió per fer un anunci com aquest. Tot i això, va ser un moment perfecte per utilitzar la nostra sala de xat “general”. Vam exposar la nota que el nou bloc estava en funcionament i vam suggerir que tothom el revisés. Si es tractés d’un canvi més gran, per exemple, un canvi de plataforma que requeria una demostració, hauríem tingut una reunió ràpida de personal. Però com que tot un equip va poder comprovar el seu propi temps, vam optar per mantenir-nos amb la sala de xat.
(Oh, i també tenim un canal "aleatori", on compartim coses que no tenen res a veure amb la feina: vídeos de trucs humans-estúpids, notícies importants sobre l'estat de Jay Z i el matrimoni de Beyoncé i memes de gats, per descomptat) .)
3. Hi ha altres formes de trobar-se
Alguns membres de l'equip de desenvolupament de ShortStack passegen junts cada tarda cap a les tres de la tarda. Sí, tècnicament estan en una reunió, discutint els avenços dels diferents projectes en què estan treballant, però se sent diferent de la típica reunió al càrrec. Sé que l’exercici em fluïa la sang i em fa pensar millor, així que estic en ple suport d’aquestes xerrades i passejades de la tarda.
A més, no és rar que l'equip de desenvolupament treballi en projectes que no impliquen la resta de l'oficina. Les seves passejades a la tarda són el moment perfecte perquè puguin xerrar sobre aquests projectes i tenir un tipus de “reunió de personal” sense utilitzar tot el temps dels altres empleats en alguna cosa que potser no els afecti o els impliqui.
També he llegit la investigació que mostra que les reunions a peu augmenten el pensament creatiu, cosa que tothom pot utilitzar una mica més. I he llegit que caminar en grup fa que la gent se senti més cooperativa ja que tots es mouen en la mateixa direcció, literalment, a diferència de seure al voltant d’una taula. (Més informació sobre els avantatges de les reunions a peu, aquí.)
4. Totes les reunions han de planificar-se amb productivitat en la ment
Hi ha un moment i un lloc per a reunions de personal més grans. Però quan arribi el moment, hauríeu d’assegurar-vos de treure el màxim partit al mínim de temps tenint una agenda i potser fins objectius clarament indicats. A ShortStack, el nostre assistent d’oficina envia un correu electrònic uns dies abans de les nostres reunions de setmanes demanant articles sobre l’agenda. Aleshores tenim que una persona de cada departament dóna una actualització ràpida (tres minuts més o menys) sobre el que passa als continguts / PR, vendes, atenció al client, desenvolupament i altres departaments. És aquí quan també dono l’actualització de “l’estat del negoci” i faig grans sol·licituds pròpies. La majoria de setmanes, la reunió de personal té una durada aproximada de 40 minuts, màxim.
Aquestes reunions tenien lloc cada setmana i duren més, ja que cadascú donava la seva actualització. Com que hem reduït la freqüència i la durada, també he notat que tenim reunions més improvisades entre grups més petits. Sembla que el personal se sent més apoderat de gestionar les coses importants i oportunes, i comparteixen actualitzacions a la reunió més gran.
Tinc curiositat per saber què penses tots sobre les reunions? Sí o no? Productiu o una pèrdua de temps? Si no sou fan, què feu en canvi?
