El temps perdut no es torna a trobar.
Benjamin FranklinEl temps és un recurs clau que simplement no podem reposar. Les 24 hores de cada dia se’ns dóna, un cop passades, aquestes hores es perden per sempre. Això significa que si teniu problemes per adaptar-vos a totes les vostres prioritats i "a dos" en el vostre dia, és hora de buscar mètodes per utilitzar aquestes hores i minuts de manera més eficaç.
A continuació, es mostren alguns suggeriments recolzats en investigacions que us poden ajudar a treure el màxim profit del vostre temps.
1. Valorar cada minut
Com a entrenador, m’he adonat que, a nivell bàsic, tendim a vendre’ns a curt termini al departament de temps. En molts casos, fins i tot permetem que altres gaudeixin del nostre temps. Així doncs, el pas més important en la gestió del temps és prendre el nostre temps, deixant lloc a les activitats significatives i productives i eliminant les que tenen menys valor a llarg termini.
El que diferencia les tasques dignes són els resultats associats a la vostra inversió de temps. Per exemple, podeu assistir habitualment a una reunió que inclou un munt de retrocés, però no molta acció. Es podria dedicar millor el temps assignat a una activitat alternativa, com la connexió amb els clients o la col·laboració amb els companys? Sovint, hi ha oportunitats de “minar” el temps per a activitats més productives: simplement les passem per alt.
Per a aquest propòsit, feu una ullada a com heu passat el vostre temps completant una auditoria del calendari. Comenceu amb aquest exercici: registreu les vostres activitats hora per hora durant dues setmanes. A continuació, reviseu les vostres entrades tenint present aquestes preguntes: Es va passar bé el temps? Hi havia beneficis sòlids associats amb el temps dedicat? Tornaria a fer la mateixa ruta? En molts casos, un problema de “temps” és realment un problema de “tasca”. Així, elimineu les tasques que afegeixen poc a la vostra efectivitat.
2. Feu espai per a més focus
Des de trucar els telèfons fins a col·laboradors que s’aturen a la vostra taula per parlar, les distraccions són abundants a la majoria d’ambients d’oficina. (Manejar els "impulsos" pot ser un autèntic repte.) Si bé aquestes distraccions han esdevingut una part acceptada de la vida laboral, poden provocar estralls en els nostres nivells de productivitat. Tot el dia estem en mode d’aturada i d’inici, ens trobem repetint tasques, perdent el nostre lloc i girant les rodes. De fet, es pot trigar un màxim de 20 minuts a tornar a centrar-se després d’una interrupció.
En alguns casos, les oficines obertes són el culpable. Tanmateix, també contribuïm al problema amb les eleccions que prenem. El psicòleg Daniel Goleman discuteix que cal controlar-nos i protegir-nos dels nostres propis horaris, incloure el temps en les nostres vides laborals per centrar-nos profundament en tasques importants. Cal identificar franges de temps quan, com explica Goleman, tenim l’oportunitat de “cocar-nos” i concentrar-nos plenament.
Podeu pensar en silenciar el telèfon mòbil o utilitzar la funció Pausa de la safata d'entrada de Google per desactivar el correu electrònic entrant durant una hora aproximadament cada dia. També podeu demanar al vostre gestor que deixi de banda dos períodes de temps ininterromputs de 30 minuts durant la vostra jornada laboral, potser a mesura que comenci el dia, a l’hora de dinar o al tancament del dia, on us pogueu aprofundir i fer un treball concentrat.
Probablement us sorprendrà la quantitat de sortida d’aquest moment.
3. Procrastinació domesticada
La procrastinació és un dels reptes més habituals del lloc de treball, i per a alguns de nosaltres; pot convertir-se en una enorme vespa de temps. Si bé la procrastinació pot derivar de sentir-se desbordada o poc preparada (en aquest cas, no endarrereu la cerca d’orientació), la investigació també suggereix que la procrastinació pot produir-se com a resultat de com visualitzem les tasques i els objectius. Concretament, emetem certes tasques amb una llum molt negativa, per exemple, “Acabaré l’informe divendres, de manera que el meu gestor no estarà molest amb mi”. Es diuen objectius “d’evitació”: els completeu per Eviteu una conseqüència negativa, i és interessant tenir una major tendència a correlacionar amb la procrastinació.
Però aquí hi ha una bona notícia: podeu frenar la procrastinació intentant veure aquestes tasques d’una altra manera, tornant-les a convertir en un objectiu “d’aproximació” versus un objectiu “d’evitació”. Si temeu una tasca determinada, intenteu veure-la en el context d'un resultat possiblement més atractiu. La seva finalització pot contribuir a avançar en un objectiu més gran i més positiu, per exemple, impressionar els clients o ser vist com un jugador d'equip? Això us pot ajudar a seguir el camí. Un plus afegit? Els objectius d’aproximació semblen oferir més satisfacció quan s’aconsegueixen finalment.
Proveu una d’aquestes estratègies i vegeu si les coses canvien a millor. Feu-nos saber com esteu fent a Twitter @dailymuse i @MRGottschalk.
Voleu treure més profit del vostre dia? Inscriviu-vos a la nostra classe Hack Your Work Life a la Universitat Muse.
