El mes passat, vaig oferir tres consells per millorar la gestió del projecte, incloent com es pot delegar adequadament, com treure el màxim partit de les eines i com es pot tancar el vostre projecte de manera significativa. Però la gestió de projectes presenta tants reptes únics, amb un ampli camp de recerca que contínuament presenta nous enfocaments i perspectives, de manera que no vaig poder evitar seguir un parell de consells més.
Aquests consells es centren en gestionar de forma proactiva diverses de les coses que us poden arrabassar i deixar de banda el vostre èxit. De vegades, sembla que els dimonis es troben poc a la falla a tots els racons, a l’espera de donar-vos un bon “gotcha!” Aquí es mostra com la gestió de riscos, la gestió de canvis i la gestió d’àmbits milloraran les vostres possibilitats d’èxit.
1. Presteu molta atenció als vostres riscos
Un risc és una amenaça que encara s'ha de materialitzar, i el primer que podeu fer per evitar que es materialitzi és simplement saber que existeix. Si esteu desenvolupant una nova aplicació que els clients poden fer servir per pagar les seves factures, els riscos poden anar des dels més menors o moderats (un membre de l’equip es reassigna, deixant-vos amb personal reduït) al principal (els canvis en les regulacions de pagaments mòbils requereixen que utilitzar tecnologia totalment diferent). No podeu evitar que passi qualsevol risc, però un compte exhaustiu i atent de qualsevol risc concebible us pot ajudar a gestionar la possibilitat.
Durant la fase de planificació del vostre projecte, elaboreu un registre de riscos on pugueu fer un seguiment de qualsevol risc que pugui suposar un desafiament a la vostra línia de temps, al vostre pressupost o a la vostra capacitat global per completar el projecte. Hi ha moltes plantilles diferents disponibles en línia, però la majoria suggereixen incloure una descripció del risc, la data en què es va plantejar, la probabilitat que es produeixi i la gravetat de les conseqüències en cas que sigui així. Cada risc hauria de tenir un propietari assignat per controlar-lo i, el que és més important, un conjunt d’accions significatives que es poden dur a terme per reduir la possibilitat que es produeixi el risc (si n’hi ha). Per exemple, el risc que un servidor pugui fallar, causant la pèrdua de dades de les persones, pot ser que sigui probable, però de gran severitat, satisfet per un pla de mitigació per instal·lar un servidor de còpia de seguretat. Tot i que la probabilitat és baixa, l’impacte seria tan gran que els passos previs i segurs per tenir en compte la seva possibilitat valdrien el cost i l’esforç.
Recordeu que aquest ha de ser un document de respiració viu i s’ha de tenir en compte i controlar els nous riscos a mesura que es produeixen al llarg del projecte.
2. Col·loqueu les bases del canvi
La gestió de projectes necessàriament significa que estàs interrompent l'estatus quo d'alguna manera. I no és cap secret que moltes persones trobin el canvi, bé, difícil, per dir el mínim. En un llibre blanc de l'Institut de Gestió de Projectes, la consultora Marge Combe discuteix el concepte de preparació per al canvi tant com a capital (humà com per altra cosa): una organització està disposada a dedicar-se a un canvi i la voluntat psicològica de les persones que necessiten la seva cooperació per implementar el canvi. Si no us podeu permetre el canvi o si tots els vostres treballadors estan alineats amb signes de protesta, és evident que no podreu avançar gaire.
Què podeu fer, per tant, per establir les bases d'un canvi, gran o petit? Una mica més fàcils de tractar els aspectes tangibles de la gestió del canvi. Si teniu clar que no teniu diners, equip ni capacitat tecnològica per fer la feina, aleshores, heu d’adreçar-vos de seguida.
És el treball cultural i psicològic que requereix una execució més acurada. Si els empleats o clients són resistents a un canvi, preneu el temps per comprendre el perquè. Potser hi ha un malentès que podeu esborrar o un defecte important amb el vostre pla que no us havíeu plantejat. Un equip de personal clerical podria estar xiscant amb un canvi des de processar formularis en paper a formularis electrònics. En lloc d’assumir que l’equip és resistent al canvi, una discussió amb ells sobre les seves reserves podria revelar que el sistema electrònic no té forma de gestionar excepcions, que en última instància comportarà desorganització i dos processos separats. Comprendre la perspectiva del personal que utilitzarien aquest dia a dia pot ajudar a garantir que el canvi serveixi a tota l'organització.
Les organitzacions amb persones obertes a un canvi i que entenen el canvi i els seus beneficis tenen molt més probabilitats de veure que aquest canvi es produeixi a la perfecció que les que mantenen la seva gent a les fosques.
3. Penseu en Scope Creep com el vostre enemic mortal
Abast de cursa (quan els paràmetres del projecte superen gradualment les fronteres originals que havíeu establert) és un descarregador freqüent de projectes. I això es deu principalment al fet que sovint sembla que tingui sentit expandir-se amb el vostre abast original. És possible que et trobeu amb la mà al front en un moment “per què no m’ho pensava” o estar interessat per un interessat que una campana o un xiulet extra estalviaran hores als treballadors cada dia.
Com a norma, no -repeteixo, no- respondeu a aquestes demandes.
Per descomptat, de vegades canvien els requisits i pot ser més fàcil canviar el joc avui que tornar quan es digui i es faci. Aquestes incorporacions sovint se sumen i us proporcionen directament l’univers infeliç de sobre-pressupost i fora de programació.
La millor manera d’evitar l’enfocament de l’àmbit és dedicar més temps i energia als requisits de reunió frontal, entrevistar exhaustivament aquells amb experiència en matèria i fer preguntes correctes per assegurar-vos que no us perden res. I en el cas inevitable que realitzeu, considereu atentament els costos i els avantatges d’un canvi al vostre abast. Si cal, consulteu una llista de millores de la fase dos que podeu revisar un cop el projecte original quedi fora del terreny.
Tant per obtenir els resultats que voleu en la línia de temps que necessiteu es pot remuntar a ser proactiu. Entreneu-vos per olorar un problema abans que sorgeixi i per sentir la sensació d’abast abans d’enviar-vos un forat de cuc de distracció. No ho pensareu tot, però la previsió supera cada dia més endavant.
