El correu electrònic, com qualsevol forma de comunicació, és una cosa personal. La manera de comprovar, gestionar i enviar tot allò que va des de línia única a missives electròniques sol ser una combinació de preferència i hàbit.
Dit això, hi ha algunes regles retallades i seques que tots hauríem de seguir per aprofitar al màxim la nostra comunicació per correu electrònic, la nostra productivitat i el nostre temps. Llegiu més informació sobre tres errors habituals de la safata d'entrada, com us perjudica el treball i com podeu fer el canvi per a una millor gestió del correu electrònic.
Error número 1: deixar correus electrònics a la safata d'entrada
Començaré pel més controvertit: deixar tots els vostres correus electrònics a la safata d’entrada. Sé que penses que és igual si deixis correus electrònics a la safata d'entrada després d'haver-los tractat o no, però el teu cervell demana que difereixi. Un estudi del 2011 de l'Institut de Neurociències de Princeton va determinar que "quan el vostre entorn està desordenat, el caos restringeix la vostra capacitat d'enfocament". Això és cert també en el vostre entorn virtual; més correus electrònics es poden veure, fins i tot els que ja no importen, més temps passarà el vostre cervell pensant inconscientment en ells.
La investigació suggereix que reduir el desordre de la safata d'entrada et farà menys distret, més productiu i més capaç de processar la informació. Si no és una bona raó per guardar aquests 3.679 missatges de correu electrònic antics a la safata d'entrada, no sé què és.
Com realitzar el canvi
Comença a utilitzar la safata d'entrada només per a correu nou. Si heu acabat amb un correu electrònic, heu d’arxivar-lo, arxivar-lo o suprimir-lo (vegeu més avall per a quin moment utilitzar). Més endavant podeu cercar qualsevol missatge de correu electrònic que necessiteu.
Error # 2: suprimir quan heu d’arxivar o arxivar (i viceversa)
Així que ara que utilitzeu la vostra safata d'entrada només per a correu electrònic nou (hurray!), La pregunta és: amb què heu de fer tots els correus electrònics amb què heu acabat?
Les opcions són a) eliminar o b) fitxer de la carpeta (o arxiu corresponent, per als usuaris de Gmail). Molta gent comet l’error de desviar-se massa als extrems: esborrar tots els missatges o bé guardar-los. La veritat és que un equilibri saludable és la millor solució. La recepció de correus electrònics que no necessitareu contribueix a l’import de la quota d’emmagatzematge del vostre compte de correu electrònic i fa més difícil trobar els correus electrònics que voleu conservar quan els busqueu. I suprimir-ne de sobres? Pot ser que acabi sent el meu amic que ha suprimit un correu electrònic de confirmació de vol i gairebé no trobava el seu vol.
Com realitzar el canvi
Quan hàgiu acabat amb un correu electrònic, trigueu dos segons a pensar si podríeu tornar a accedir-hi en el futur. Si no: hora de suprimir. En cas afirmatiu: arxivar o arxivar!
Error número 3: utilitzar la safata d'entrada com a llista de tasques pendents
Per a les persones a qui no els agrada les llistes de fer, una solució fàcil (o que pensin) és utilitzar la seva safata d'entrada com a única. Ara, quan es tracta de tasques estàndard relacionades amb el correu electrònic, com "Respondre al correu electrònic de Jerry sobre els horaris de la reunió", crec que la gent està morta. Aquestes tasques no haurien de ser del tot en una llista de tasques, només haurien de respondre com a part del curs normal del negoci.
Tanmateix, per a tasques reals, com ara "Crear proposta per a un nou client" o "Lloguer d'oficines de pagament", recomano fermament trobar un sistema de llista de tasques que us serveixi i complir-lo. Per què? Perquè si voleu fer les tasques més importants cada dia, heu de poder prioritzar i centrar la vostra llista de tasques. Si utilitzeu la vostra safata d'entrada com a llista de tasques, el temps us queda entre mans. Amb cada nou missatge de correu electrònic, apareix una cosa que vulgueu, vulgueu o no. Però haver d’afegir conscientment una tasca a la vostra llista de tasques és una possibilitat de determinar si realment ho heu de fer ara mateix, en lloc d’altres treballs.
Encara no estàs convençut? Jill Duffy, Leo Babauta i Jesse Garner també són casos excel·lents.
Com realitzar el canvi
Aneu a través de la safata d’entrada i traieu qualsevol tasca que s’activi. Si això era l'únic que permetia que aquest correu electrònic, digne d'arxiu, fitxer o esborrament del correu electrònic, ara es mereixi. I d'acord, si realment insistiu a utilitzar la vostra safata d'entrada com a llista de tasques, proveu Bústia de correu electrònic, una aplicació que us pot ajudar a convertir els correus electrònics a dos i fer-los sortir de la safata d'entrada.
