"Anoteu-ho, serà a l'examen final", va dir cap cap mai.
La presa de notes és un desafiament indubtable de passar de l'escola al lloc de treball: estem en un entorn completament nou, amb raons totalment diferents per a la presa de notes i necessitats diferents de com utilitzarem les nostres notes més endavant, però la majoria de nosaltres. confiem en els mètodes que vam utilitzar a la nostra classe d’història de secundària.
I, tot i que és rar, que algú perdi una feina per no prendre notes sobre alguna cosa, l'efecte reduït i continu de les notes dolentes (o saltar-se completament les notes) pot perjudicar la teva carrera professional. Quantes vegades ha hagut d’enviar per correu electrònic al seu cap, a un company o a un client fent alguna pregunta sobre alguna cosa que parlava en una reunió l’altre dia perquè l’has oblidat? Això està fent mal a aquesta relació: per no parlar de la productivitat de tothom. (Nota lateral: A continuació, es mostren algunes coses més que els caps no els agraden.)
Pel que fa a les mans, prendre notes és una manera increïble de mostrar respecte a les persones. Demostra que estàs escoltant i que penses que el que diuen és important. Les vostres notes serveixen de guia per millorar la vostra feina; podeu fer referència fàcilment a la informació important que necessiteu per tenir èxit sempre que la necessiteu, sense demora.
I un bo secret, prendre notes realment et fa més intel·ligent. Quan teniu una col·lecció de notes completes i reflexives en un sol lloc (que realment reviseu de tant en tant), comenceu a veure connexions entre coses que d’altra manera no hauríeu vist i teniu informació que les altres persones no conserven. Així és com obtindràs idees fantàstiques, crear noves connexions i convertir-se en el tipus d’innovador i líder que fa que les coses passin realment al teu equip.
Tot plegat, prendre notes és una manera molt subtil, però potent, de tenir més èxit, però molt pocs de nosaltres aconseguim cap orientació sobre com transitar el nostre estil de presa de notes per treballar a la feina. És per això que avui vull compartir amb vosaltres una guia d’inici ràpid per prendre notes sorprenents a la vostra vida professional.
1. Saber quan heu de prendre notes al treball
No totes les situacions laborals demanen prendre notes, però hi ha certament moments en els quals recomanaria molt treure el bolígraf i el paper. En general, el meu consell és sempre equivocar-se del costat de prendre notes i decidir més endavant si cal guardar-les o no, però aquí hi ha alguns dels moments clau en què voldreu anotar algunes coses:
Reunions puntuals
Tant si ets el cap com l’empleat, prendre notes demostra que t’estan prenent seriosament el temps. També és un bon moment per prendre nota de dades personals com el nom del cònjuge del seu director, que és un bon tema que cal recordar per ajudar-vos a formar una relació més significativa amb la gent que treballa.
Grans converses
És fàcil aconseguir tan embolicat en el que està passant durant una gran sessió de pluja d’idees o de resolució de problemes que en realitat no conserveu res quan sortiu de l’habitació. Assenyaleu-vos de prendre notes, encara que participeu molt, per assegurar-vos que manteniu la informació crítica.
Reunions de clients
Portar un quadern és sempre una bona idea per poder gravar tots els detalls que necessita un client o client. És millor tenir massa informació i distribuir-la més tard que perdre’t alguna cosa realment important.
Reunions amb els vostres mentors o contactes
Fins i tot s’hauria de registrar una simple reunió de cafè. Mostra a la persona que valoreu el seu temps i la seva experiència anotant-la; a més, si es tracta d’una reunió poc freqüent, voldreu assegurar-vos que recordeu-ho tot perquè no podreu tornar a passar temps amb aquesta persona aviat. També podeu utilitzar les vostres notes per fer un seguiment d’una manera més significativa, com ara enviar un enllaç o un article valuós relacionat amb alguna cosa que heu comentat a la reunió.
2. Cerqueu un estil de presa de notes que us encanta
No hi ha regles a l’hora de prendre les notes. No hi ha proves que cap estil funcioni millor que un altre estil: les notes més bones són les que us donaran sentit després, siguin el que siguin.
A continuació, es mostren alguns dels estils de presa de notes més populars que podeu provar per trobar el que us serveixi.
Llistes
Aquest és el tipus més tradicional de presa de notes. Comença a la part superior de la pàgina amb el tema principal de la reunió i, a continuació, continua la llista cap avall amb subtítols a mesura que apareguin altres temes.
Deixeu espai entre els subcapçals a mesura que aneu, ja que la reunió pot tornar a cercar un tema (o podeu tenir preguntes o idees noves que vulgueu gravar) i voldreu tenir espai per afegir informació sense que la vostra llista es descuidés o confús.
També podeu crear encapçalaments per a coses com ara articles d’acció, dosificacions, decisions preses i qualsevol recurs o eina important que necessiteu, de manera que podreu disposar d’una llista realment accionable per a referir-vos més endavant.
Mapes d’ànim
Si ets un pensador visual, prova un mapa mental. Comença per escriure el tema de la reunió al centre de la pàgina. A partir d’aquí, traieu branques a tots els temes clau tractats.
Per exemple, podeu escriure "llançament de Kickstarter" al centre de la vostra pàgina i, a continuació, traure branques per a temes com "sensibilització de la premsa" i "programació del dia del llançament". Continua traient les branques per a subtòpics (cada cop més detallats) i a al final, tindreu una representació visual dels punts més importants de la reunió.
Un rastre de pa ratllat
Aquesta és la forma més intensiva de prendre notes, però és increïblement eficaç. Quan utilitzeu aquesta estratègia, preneu notes com si les aneu a algú que no hi fos a la reunió.
Anoteu cada tema a mesura que es desenvolupi i, a continuació, enregistreu tots els punts relacionats amb aquest tema. No heu d'escriure totes les paraules dites; utilitzar frases curtes i prestar especial atenció a coses com eines o recursos específics.
Aquesta és una excel·lent estratègia per a les persones que tenen inquietud durant les reunions, ja que manté les mans ocupades. Sempre que entri en contacte visual de tant en tant, a ningú li importarà que agafi notes tan minucioses.
3. Organitzeu les seves notes perquè pugueu revisar-les més tard (i tornar-vos sorprenents)
Una de les lluites més grans que tenen les persones amb la presa de notes és organitzar les seves notes de manera que poden revisar-les de manera valuosa més endavant. La presa de notes per si sola no és suficient per millorar la retenció o la comprensió; de debò heu de revisar les vostres notes i cimentar la informació que us sembla per tal que sigui valuosa.
Això vol dir que, si les notes estan per tot el lloc o estan desorganitzades completament, també podríeu no agafar-les en absolut. A continuació es mostren algunes de les millors maneres d’organitzar les notes i de fer que el temps que dediqueu amb elles sigui realment valuós per avançar la vostra carrera professional.
Mantingueu sempre les notes al mateix lloc
La manera més senzilla d’organitzar les notes és mantenir-les en un sol lloc. No cal escriure algunes coses en un document de Google i guardar un munt aleatori de notes enganxoses al vostre escriptori. Tot i que hi ha moltes opcions per a això, el paper és ideal perquè no mantingueu una pantalla entre tu i la persona amb la qual estigueu trobant. A més, escriure les coses amb la mà ajuda a la retenció.
Per tant, invertiu en un quadern -el que us agradi, que portareu amb vosaltres arreu i que tingui la versatilitat que necessiteu per a les moltes situacions en què haureu de prendre notes.
Mantingueu el mateix format
Més amunt, vam superar tres dels millors estils de presa de notes que funcionen bé per a la configuració professional. Cerqueu l'estil que us serveixi i ajusteu-lo; així us facilitarà més fàcilment les notes.
Qualsevol estil que trieu, escriviu informació crítica a la part superior de cada pàgina -la data, la reunió dels assistents i el tema de la reunió a cada pàgina de notes relacionada amb aquesta reunió- de manera que és fàcil de fer un seguiment.
Fixeu una cita setmanal per superar les notes
És difícil trobar temps per revisar les teves notes, encara que ho vulguis, amb el flux constant de coses que demanen la teva atenció i que són una prioritat més alta cada setmana. Configureu una reunió periòdica del calendari per passar les notes un cop per setmana. Fins i tot 15 minuts és suficient temps per mirar el que vau gravar.
En passar les notes, anoteu les preguntes que tingueu o els problemes oberts que encara hagueu de resoldre. Aquest és també un bon moment per preparar-vos per a les properes reunions que tingueu. Anoteu les preguntes que voleu assegurar-vos de rebre resposta o qualsevol informació important que considereu que haureu de tenir a la vostra disposició.
Quant més podríeu aconseguir si sempre tinguéssiu la resposta adequada al vostre abast? La coherència és la clau de l’èxit; com més petits i bons hàbits (com la presa de notes excel·lents) que podeu desenvolupar, més podreu créixer cada dia. Aquesta setmana, intenteu prendre notes a totes les reunions i mireu si és més fàcil tenir bones idees ràpidament o fer-ho més bé.
