Molts clients vénen a mi en un estadi de la "carrera" que no puc més.
Agafi Tricia, per exemple, que em va desanimar amb la seva feina i la seva incapacitat per gestionar-la. Va estar treballant llargues hores –la majoria passaven asseguts a reunions i tractant-se amb centenars de correus electrònics– i es precipitava d’última hora per acabar les campanyes de màrqueting, que sempre semblava convertir-se en simulacres.
La mentalitat “sempre encesa” s’acostava a ella. I ella estava disposada a deixar de fumar.
De seguida vaig veure que a Tricia li faltava l’habilitat laboral més essencial, crec que ha de tenir tots els empleats: configuració i gestió de prioritats. És a dir, la capacitat d’identificar clarament les prioritats més importants i de centrar la gran majoria de la vostra energia i temps en aquestes coses.
Malauradament, tot i que sovint parlem de gestió del temps i de productivitat a l’oficina, sovint es perd l’art de prioritzar. Com a resultat, moltes persones acaben com Tricia: esgotades, frustrades i cremades.
Si us sentiu desbordats per les hores excessives i us canvieu constantment a dos, hi ha alguns indicis indicatius que potser haureu de gestionar millor les vostres prioritats, i algunes maneres fàcils de tornar al camí.
Signo 1: creieu que tot és important
Si considereu la vostra llista de tasques i veieu que tot és igual d’important, és fàcil deixar-vos aclarar amb el vostre volum de tasques, més que amb la qualitat de la vostra feina. Però considereu això: El Principi Pareto suggereix que un 20% de les vostres tasques produeixen el 80% dels vostres resultats, i això significa que una petita part del vostre treball diari mereix la major part de la vostra atenció.
En el cas de Tricia, ella acceptava totes les invitacions a la reunió que rebia. Però això no significava que les reunions valguessin la pena de guanyar el seu temps ni l'ajudessin a assolir qualsevol dels seus objectius principals.
Solució: netegeu clarament els vostres objectius i objectius
Col·labora amb el vostre gestor per obtenir una idea clara de com es valorarà el vostre rendiment (per exemple, es revisarà en funció de la quantitat en dòlar que heu introduït o del nivell de satisfacció dels vostres clients?). Un cop tingueu un millor maneig dels vostres lliuraments, podeu desglossar-los en objectius setmanals.
Per exemple, si el vostre objectiu final és generar nous ingressos, el vostre objectiu principal hauria de ser el seguiment dels avantatges que obteniu en una fira i la creació de relacions amb clients potencials, no passar hores cada setmana ajudant a planificar la propera fira.
A mesura que prengueu decisions sobre el treball durant cada dia, pregunteu-vos: "Com m'acostarà això als meus objectius?" Si no és així, deixeu-lo endavant i seguiu endavant.
Signo 2: es recomana l'activitat que no pas les realitzacions
Alguna vegada heu començat amb una llista al principi del dia, us heu sentit ocupats durant tot el dia, però heu deixat la sensació que no aconseguíeu res? Frustrant, oi? Tricia estava segurament ocupada, però no estava aconseguint gaire cosa.
En realitat, probablement hagueu realitzat moltes coses de baixa prioritat, com fer clic a través de correus electrònics sense importància, assistir a reunions ineficients o fer petites tasques que no avancin el vostre important treball. Potser us heu passat el dia en projectes ajudant el vostre cap o companys de treball, però no aconseguint la vostra feina.
Solució: feu un pla diari i enganxeu-lo
Creeu un pla diari que comenci a programar els vostres treballs més importants. Aquestes activitats prioritàries tenen un primer crack al calendari abans que no pensis en fer res més.
El més probable és que realitzeu algunes tasques quan hi dediqueu una data i un compromís específics. Si el correu electrònic és una distracció constant, desactiveu-lo i comproveu-lo només dues o tres vegades concretes cada dia. (Quan us atreu amb la feina i us distreu llegint un missatge de correu electrònic, es necessiten 64 segons per recuperar-vos el focus. Penseu en això: perdreu més d’un minut de temps valuós per cada correu electrònic que llegiu mentre teniu un centre de treball important!)
Signo 3: quan arribeu a l’obra important, us distreu
Sentiu el "ding" continu de correus electrònics, textos i missatges instantanis entrants i us sentiu obligats a mirar. Et distreu constantment per la trucada de sirena de les xarxes socials. La procrastinació us impedeix començar i el perfeccionisme us impedeix acabar. I, per error, penses que, mitjançant tasques múltiples, obtindràs un màxim rendiment en la mateixa quantitat de temps. Sona familiar?
Fins a cert punt, la tasca multitarea és inevitable, però recordeu-la: fins i tot si podeu restringir el vostre treball a les tasques més importants, no podreu avançar si no us podeu concentrar el temps suficient per acabar-los.
Solució: desenvolupar la vostra capacitat d’enfocament
Un cop tingueu clar el treball prioritari que cal realitzar, consulteu com aconseguir i mantenir-vos centrat en aquestes tasques. Proveu aquestes estratègies relacionades:
1. Feu trossos : feu servir la tècnica Pomodoro per programar franges horàries de 25 minuts per treballar en tasques prioritàries. No mireu cap amunt fins que s’acabi el temps i feu una breu pausa. Repetiu quatre vegades i, a continuació, feu una pausa més llarga.
2. Batch Your Work ( Agrupa el teu treball): agrupa tasques similars en grups de temps al calendari, de manera que et pots concentrar en una cosa i acabar-ho. Es poden agrupar activitats com processar correu electrònic, retornar trucades telefòniques o revisar documents per lots.
3. Atureu la tasca múltiple: al final, cada tasca trigarà més i podreu comprometre la qualitat del vostre treball per arrencar.
A mesura que passeu el dia, feu freqüents comprovacions de realitat: atureu-vos cada hora i pregunteu-vos ràpidament: la darrera hora va contribuir als meus objectius més importants? Si no, voreu que els 60 minuts siguin millors i comenceu de nou. Si feu una comprovació de la realitat cada hora, mai no deixareu un dia sencer.
Finalment, fes un seguiment del teu èxit. Acaba cada dia amb un repàs del que vas aconseguir i de com et va orientar cap als teus productes bàsics més importants. Això fa que sigui més fàcil deixar que les altres coses no essencials vagin.
Quan esteu preparat per recuperar el control de la vostra vida laboral, recordeu que no es tracta de gestió del temps ni de productivitat. L'objectiu no és aconseguir-ho tot, és aconseguir la feina més important . M’agrada tenir en compte els consells de Brian Tracy: “No és el temps que dediqueu a treballar en general, sinó la quantitat de temps que dediqueu a treballar en tasques d’alta prioritat.”
