Tots hem tingut aquests dies.
Els dies en què arribeu a l’oficina a les 9:00 hores, preparat per a la productivitat. Teniu un pla hermètic per completar tot el que heu de fer a la vostra llista de tasques.
El següent que ho sabeu, són les 18:30, i només heu tret una cosa de la vostra llista que creix sempre. En aquest moment, estàs cansat per fer qualsevol altra cosa, de manera que et deixes passar el viatge cap a casa preguntant-te on anava tot el temps.
Després d’haver experimentat això més vegades del que m’agradaria admetre, finalment vaig parar a pensar en què passava.
Em vaig adonar que les millors intencions cauen pel camí perquè, bé, ningú no és una illa: tots tenim companys que aposten per la nostra atenció, correus electrònics que no paren mai de venir i reunions que xuclen tot el temps.
En una cultura en què el temps és excel·lent, els empleats més valuosos són els que no només gestionen el seu propi temps, sinó que també gestionen el temps de les persones de manera eficaç, essencialment permetent-se més béns immobles al dia.
Per tant, la manera de millorar en la gestió del temps és resoldre problemes d'altres. Es tracta d’ajudar la gent a ajudar- vos.
Per tal d’esborrar-lo d’una manera que es pugui actuar, he creat tres grans blocs de persones amb qui interactueu regularment: el vostre nou contracte, el vostre company d’equip i el vostre cap.
1. El vostre nou lloguer: ajudeu-los a prioritzar
Unir-se a una nova empresa és alhora fascinant i esgotador. La majoria de la gent té un impacte precoç per demostrar que l'empresa va prendre la decisió correcta per contractar-los.
Però, segons la meva experiència, tant com a nou fill del bloc com a veterà col·laborador, és massa fàcil obtenir informació, noms i sistemes. El que cada nou empleat necessita no és més informació, sinó una manera de prioritzar-la. D’aquesta manera, poden aprofitar els aspectes més importants de la feina i començar a atribuir-se amb la comprensió que la resta arriba amb el temps.
Podrà sonar molt, però és més senzill del que creieu i es pot realitzar amb un breu exercici conjunt de 30 minuts.
Proveu-ho: escriviu totes les tasques que us demanaran fer. Indiqueu el nivell d’importància de les tasques (alt, mitjà, baix), la millor persona per fer-li preguntes (POC) i la quantitat de temps que ha de dedicar-hi (per exemple, un 10% per cent de la vostra setmana).
És important advertir que els nivells i el temps que haurien de passar poden canviar o evolucionar. La idea és exposar tot el que la persona necessita, cosa que li permetrà no haver de deixar-ho caure tot cada hora per explicar i respondre preguntes.
2. El seu company d'equip: Comunicar-se de forma clara i coherent
Tant si es tracta d’assistir a reunions sense propòsit, com per refer treballs per una mala comunicació o bé per fer tasques sense una direcció clara, el tema final és que es perd el temps. Si voleu sentir-vos acomplerts quan sortiu a la porta cada dia, heu de trobar una manera de solucionar aquests problemes.
Per gestionar un col·lega d’una manera que augmenti la vostra gestió del temps, haureu d’anar molt bé a l’hora de comunicar-vos.
Una idea és enviar les lectures prèvies de la plataforma. Quan compartiu una presentació, sovint no teniu l'oportunitat de mantenir una conversa productiva a propers passos o a emportar, ja que la gent continua processant la informació. Això es tradueix en múltiples reunions a la línia de la línia.
El fet d’enviar la presentació al·lega al final la cadena interminable de reunions i cadenes de correu electrònic interminables. També va animar la gent a venir a la reunió preparada, donant lloc a una discussió millor i més centrada. De vegades, fins i tot he trobat que puc eliminar la reunió del tot si tots estan alineats.
3. El vostre gestor: poseu els fluxos de treball
Com més gran és una persona, més s’estira més. En realitat, no és la càrrega de treball fresca que és aclaparadora per al seu cap: és el pes de sentir-se responsable de "tot" en tot moment. El que desitja qualsevol persona en aquesta situació és algú que els pugui ajudar a compensar l’estrès mental.
Com a informe directe, hi ha una manera senzilla de gestionar en aquesta instància: poseu els fluxos de treball.
El vostre cap hauria de poder-vos lliurar alguna cosa i no haureu de preocupar-vos fins que no estigui a la fase de finalització o aprovació final. Si us poden donar una tasca i consideren fonamentalment que es revisa la seva llista de tasques, us heu valorat. No només els estalvieu temps, sinó que també els proporcioneu un espai mental i un alleujament molt necessaris per centrar-vos en altres llocs.
Això requereix confiança, fonamental per obtenir la llibertat d’establir el vostre propi calendari i límits. Si el vostre directiu pot comptar amb vosaltres per fer la tasca, estaran menys preocupats per la tàctica de com feu la vostra feina: quan entreu, les vostres hores de treball, etc.
No esteu segur de com s’acumulen les vostres habilitats de gestió del temps? Feu aquest test per veure fins a quin punt heu d'anar per millorar. I no oblideu el benefici d’aprofitar les vostres hores d’or. Aquest article, sobre aquest mateix tema, explica com planificar determinats ítems de treball al llarg d'aquest període us farà produir de forma insana.
Si abordeu la gestió del temps des de la perspectiva d’ajudar els vostres companys a ser més efectius, us farà estalviar molt més temps a llarg termini. Tens ganes de provar-los? Avisa'm què penses a Twitter.
