Benvolguts negociants,
Comunicador corporatiu perplex
Estimat perplex,
Han passat 20 anys des que els empresaris van començar a utilitzar correu electrònic i encara no hem descobert una manera d’evitar la majoria dels problemes que causa.
Segons el doctor Randi Gunther, psicòleg clínic del sud de Califòrnia, ens arrisquem a comunicar-nos malament amb els altres si no fem servir cap dels cinc modes de comunicació: paraules, to de veu, tacte, postura i expressions facials.
Quan parlem per telèfon, ajustem el que diem no només com a resposta a les paraules parlades, sinó també al to amb què es parlen aquestes paraules. La nostra empresa associada és exigent i dura, insistent i directiva, freda o càlida, dubtosa o certa, casual o formal? Ajustem de manera més o menys natural el nostre propi to per adaptar-lo a l'altre o per baixar-lo si la temperatura sembla massa alta per solucionar problemes de col·laboració.
Però fins i tot el telèfon troba a faltar l’expressió completa de les nostres idees. Quan parlem per telèfon, trobem a faltar el llenguatge corporal i les expressions facials, que poden generar dubtes quan insistim en la nostra certesa, la resistència quan reclamem el compliment o l’humor quan evitem conflictes.
Afegiu a aquests dèficits el nostre desconeixement mutu del context en què es comunica cada part, i teniu el que el professor Raymond A. Freidman de la Owen Graduate School of Management denomina "conversa profundament asocial".
Aquesta és la mala notícia.
La bona notícia és que les “paraules soles” són capaces de comunicar context i to, així com empatia, passió, curiositat i dubte. Si no fos així, no haguéssim plorat quan els nostres pares ens llegissin Bambi , no ens sentiríem enfadats en llegir la neteja ètnica més recent i no ens faríem riure mentre llegíem una columna amb humor al nostre feed de Facebook. Només cal tenir una mica més de cura.
A continuació, es mostren algunes de les maneres d’afegir el to, la textura, el context i l’emoció adequats a les negociacions realitzades per correu electrònic, amb un guió d’exemple que podeu adaptar a la vostra situació.
1. Configureu l'escenari i porteu la sensació a la conversa
3. Mencioneu els sentiments que normalment manquen les comunicacions empresarials
6. No tingueu por de mencionar el vostre propi dubte
7. Tanca destacant un alt grau de confiança en la seva capacitat de trobar una solució mútuament beneficiosa
Resumint, aporta tant de la teva pròpia personalitat, emoció temperada, respecte pel teu company de negociació i optimisme sobre la capacitat d’arribar a un acord com puguis. Com més imiti la conversa "de la vida real" en un correu electrònic, menys espai hi haurà per sospita i incomprensió. Aquesta mostra de converses deixa molt marge perquè el vostre soci negociador sol·liciti aclariments, faci preguntes i faci suggeriments addicionals. Això només hauria d’evitar malentesos que portin a la intempèrie.
No tinc raons de dubtar que, com ho dius, sou bo en la negociació individual i individual. Incorporeu al vostre correu electrònic totes les qualitats que aporteu a les sessions de negociació, ja siguin similitud, autoritat, claredat, preocupació pel benestar del vostre soci negociat, valors compartits o habilitats de resolució de problemes de primera qualitat.
Bona sort amb els vostres reptes concrets, i no dubteu a escriure'ns per obtenir més detalls, una millor explicació o un informe sobre l'èxit de les noves habilitats que heu treballat en les vostres negociacions per correu electrònic.
Aquest article forma part de la nostra sèrie Pregunta a un expert: una columna dedicada a ajudar-vos a afrontar els vostres problemes més importants de carrera. Els nostres experts estan entusiasmats de respondre a totes les vostres preguntes i ens podeu enviar una enviant-nos-les per correu electrònic a l'editor (at) themuse (punt) com i feu servir Pregunta a un expert en la temàtica.
