Ah, correu electrònic. Tant si administreu unes quantes persones, un equip ampli o només un mateix, pot ajudar i dificultar el vostre èxit. Com que, com estic segur que us heu adonat, més persones col·laboreu, més missatges es generen i més difícil és obtenir-los en els cinc minuts que disposeu de les reunions de respostes posteriors.
Tot i que no puc fer malbé una vareta màgica i resoldre aquest problema, us puc dir que he trobat un sistema que realment funciona per a mi com a gestor, tot es deriva de tenir algunes etiquetes de confiança a la safata d'entrada. (Si no teniu ni idea de com utilitzar-los, aquí teniu un 101 per a Gmail i per a Outlook.)
A diferència dels filtres que utilitzo per a l'arxiu permanent, aquests tres són temporals i només m'utilitzen per cridar l'atenció sobre coses importants. Tan aviat com dirigeixo el missatge, elimino l’etiqueta i el fitxer com normalment.
Així doncs, sense més:
1. "BLOCKER PER ALTRES"
Sí, aquest és a tots els taps. Fins i tot he canviat el color de la meva safata d'entrada per fer-lo vermell. Cada matí, visito la meva safata d'entrada per assegurar-me que he identificat missatges crítics que requereixen la meva resposta. (Aviat: sense la meva resposta, la gent no pot avançar. En absolut.) Identificant-los específicament, asseguro que no prioritzo les respostes ràpides sobre les importants.
Al final de cada dia, comprovo que es gestionin primer els correus electrònics restants amb aquesta etiqueta. A banda de la rara excepció, no m'inscric a la nit fins que no s'hagi acabat. Això no només vol dir que no aguanto ningú, sinó que puc acabar cada dia, coneixent els problemes més urgents.
2. “El nom de qualsevol persona amb qui trobeu habitualment”
Sempre tinc una reunió individualitzada amb cadascun dels meus informes directes cada setmana i, mentre mantenim una agenda de funcions en un document de Google sobre les coses per discutir, he descobert que de vegades es fan preguntes ràpides o FYIs entre les esquerdes.
El que va canviar això per a mi va ser crear una etiqueta per a cada persona amb el seu nom, per exemple, "Per a Lindsay" i "Per a Yusuf". A mesura que els correus electrònics entren a la meva safata d'entrada, crec que serien rellevants per a ells o que vull una actualització. a, afegeixo l’etiqueta amb el seu nom. Aleshores, a les reunions setmanals, puc fer una cerca ràpida per veure si els he parlat de tot abans d’acabar-nos. Un cop complerta aquesta missió, elimino l’etiqueta.
Mentre utilitzo això per als meus informes directes, podeu utilitzar-ho per a qualsevol persona amb qui trobeu amb regularitat, des del vostre propi gestor fins a l’equip de màrqueting fins al responsable del projecte.
3. "Resposta ràpida"
Ja n’he escrit abans, però m’ha semblat molt útil tenir una llista de correus electrònics als quals puc respondre en cinc minuts o menys. Quan estic esperant la fila del cafè, agafant algunes parades del metro o ben aviat per fer una reunió, ara tinc la meva primera parada (sí, abans de Twitter o Instagram) per assegurar-me que gestioni qualsevol sol·licitud.
La millor part d’aquesta etiqueta? Et sents super acomplert, molt ràpidament.
I és tot, tres senzilles etiquetes que podeu configurar fàcilment una tarda. Té algun altre truc d'entrada que t'ajuda a gestionar? Compartiu-les amb mi a Twitter @acav!
