Els meus dies de feina més preferits són els que anomeno "piles morades". La meva empresa utilitza Google Calendar i el color de la meva programació personal és el morat, així que en aquells dies tan temibles no veig res més que trossos de temps bloquejats a partir de les 9:30 a.m. a les 18:30. Sempre em fa preguntar-me: "Com dimonis ha passat això?"
A més de sentir que no tinc espai per respirar ni fer treballs reals en aquells dies, em temo que sigui "aquell tipus" que ha de perdre't una reunió d'hora, i passar més temps més tard per esbrinar què em va faltar o qui mostra. fins a la meva propera reunió, perquè l'anterior va durar massa. (Com que vaig escriure sobre no arribar tard ni estar preparats per a reunions, els meus companys de feina em mantenen sota control).
"Ocupat" és un truc. Ens fa sentir que com més llargues són les nostres llistes de tasques, més èxit tenim. Ens fa sentir que com més tinguem a les plaques, més èxit tenim. Però, des de quan té un plat sopar sobredotat et proporciona res més que rampes o coma de menjar? No ha de ser així, i estic prenent una resolució oberta per lluitar-hi.
Les reunions acaben en els nostres calendaris de dues maneres: perquè les acceptem i perquè les creem. És en aquests punts de decisió que podem fer les coses una mica diferent per recuperar els nostres calendaris i donar-nos a nosaltres mateixos (i als nostres companys de treball) temps per estar preparats i productius. Aquí hi ha tres maneres de fer-ho:
1. Parla
Abans d’enviar o acceptar una invitació a una reunió, assegureu-vos que enteneu què hauria de realitzar i com us heu de preparar. Si no ho fa, parleu amb l’organitzador i escolteu si hi ha una agenda concreta. Si no n’hi ha, demaneu-ne que en crei un (o millor encara, voluntari que us ajudi). Les millors agendes són específiques amb assignatures horàries per garantir que s’estan cobrint tots els articles rellevants. Si no hi ha prou temps per crear una agenda, feu un voluntari per ajudar l'organitzador a vigilar el rellotge.
Si organitzeu la reunió, utilitzeu una agenda per planificar la durada de la reunió. Les invitacions de calendari de Google predeterminen una hora i és fàcil fer clic a “enviar” sense pensar en escurçar-les, però es pot canviar aquesta configuració. Us sorprendrà la quantitat que podeu cobrir en 15, 30 o 22 minuts. Segons la vostra relació amb l’organitzador, si veieu que una reunió està prevista per a ser una hora i no creieu que hauria de ser (perquè enteneu el propòsit i els resultats esperats), demaneu que s’escurci el temps.
Finalment, si heu acceptat una invitació per a una reunió que finalitzi al mateix temps, és previst que comenci una altra reunió (de debò, com ens convençem que podem estar en dos llocs alhora), aviseu a l’organitzador una notificació prèvia que haurà de sortir abans de la reunió. L’ideal seria que això animi l’organitzador a acabar la reunió en el moment que calgui. Com a mínim, us sentireu còmodes sortint sense interrompre, i l’organitzador no us sorprendrà quan ho faci. Per obtenir una assegurança addicional, aneu endavant i aviseu a l’organitzador de la vostra propera reunió que podreu arribar tard.
2. Prepara el teu temps
Tan aviat com s'ha confirmat l'hora de reunió, i si el calendari té espai al seu voltant, protegeix-lo! Afegiu 15-30 minuts abans i després de la reunió, anomenat "Temps de transició". Abans de la reunió, utilitzeu el temps per revisar qualsevol material, feu un descans al bany i arribeu a la ubicació abans que comenci. Després de la reunió, us convé reflexionar sobre el material mentre encara és fresc. És raonable esperar que els companys de treball respectin el que hi ha al calendari; només estan programant allà on hi hagi temps lliure comú. De manera que si una reunió s’envolta a les 15:00 i bloqueges el temps per tornar-la a recuperar, probablement (esperem?) No s’aprimarà en començar una nova reunió a les 15:15 o a les 3:30.
3. Bloqueu el vostre temps
Aquest és el sant gra de la productivitat: tenir trossos de temps, fins i tot dies! Sense reunions. BuzzFeed ha declarat el dimarts i el dijous sense reunions. Pots? Si bé pot suposar un esforç deliberat entre la direcció de l'empresa de la seva empresa per esborrar un dia sencer, val la pena fer una ullada als vostres propis hàbits laborals per veure quan realitzeu la vostra millor feina. Ets una persona matinal o, realment, pateixes una mica de marxa després de les 14 hores? Examineu la vostra programació i vegeu on podeu bloquejar de dues a quatre hores només una vegada a la setmana per centrar-vos en fer o fer. Pot ser que establiu una tendència a la vostra empresa des del primer moment.
Per tant, aquest és el meu compromís de recuperar el calendari. Qui està amb mi?
