Tendim a tractar les noves tecnologies com el Sant Grial, un far de la llum i la resposta a tot allò que és lent, ineficient i vell. I pot ser, si s'implementa amb una càrrega de planificació i previsió.
Però bé, tots sabem com va això.
Durant els meus anys al govern, en què de vegades sentia que jugàvem a un joc de captació tecnològica impossible de guanyar, vaig saber què pot passar quan es dóna per fet aquesta previsió. Sembla una mica menys al Sant Graal i molt més a despeses, retards i solucions complicades per a problemes d'una altra manera senzills.
Segons he après, una de les claus principals d’un projecte tecnològic d’èxit és la relació harmònica entre l’equip de negoci i l’equip tecnològic. Segons la meva experiència, l’equip de negocis estava sovint impulsant el canvi (necessitem un sistema més complex per fer un seguiment de la despesa de subvencions federals, per exemple), però no podríem aconseguir una mica de progrés sense els desenvolupadors i els gestors de projectes informàtics capaços de fer-ho. passar. Els projectes sovint van acabar molt lluny de ser harmoniós, el resultat de parlar essencialment diferents idiomes i mantenir unes expectatives molt diferents (un canvi que em va semblar menor, per exemple, sovint va resultar ser important per als desenvolupadors).
Però els negocis i la tecnologia poden ser i han de ser amics. La bona notícia? Assolir harmonia realment no és tan complicat. Com qualsevol col·laboració, té a veure amb la freqüència i la qualitat de la comunicació, un conjunt d'objectius consensuats mútuament, i un pla per gestionar els canvis gairebé inevitables d'aquests objectius. A continuació, es mostren algunes pautes bàsiques per gestionar la fractura tecnològica empresarial.
1. Objectiu de cloure els requisits per primera vegada
Penseu en els requisits empresarials com a model. Vostè no dibuixaria un dibuix de dibuixos per a una casa, lliurar-los al contractista i desitjar-li sort. No voldríeu tornar tres setmanes a la construcció i demanar-li que afegís un tercer pis i un quart bany, i potser una finestra dins la sala d'estar. I, certament, no dibuixareu els vostres models sense l’aportació d’un arquitecte i d’un enginyer.
Un projecte tecnològic no és tan diferent. S'ha de dissenyar amb precisió i, un cop comenci el desenvolupament, no sempre és fàcil adaptar-se als canvis sense afectar el fonament complet. És per això que és crucial ser el més ampli possible des del primer moment i obtenir l’informació i l’experiència que necessiteu mentre penseu a través del que requerirà la solució. Entrevista als usuaris finals per entendre els reptes que tenen i exactament com hauran d’utilitzar la nova tecnologia. No feu supòsits i no deixeu cap part de la planificació per a més endavant.
2. Però reconeixeu que trobareu a faltar uns pocs
Dit això, vaig trobar gairebé impossible de preveure totes les funcions que necessitàvem durant les etapes de planificació abstracta. Inevitablement, un cop el sistema estigués en desenvolupament, ens adonaríem que ens oblidàvem de demanar una funció de cerca avançada o un botó “guardar i continuar”. Quan ens vam acostar als desenvolupadors per demanar-los que donessin resposta a aquestes noves sol·licituds, ens veiem sovint frustrats. Potser el nou canvi requeriria que es desfacessin del treball que ja havien fet i que re-arquitectinin parts de la solució. Potser ens vam imaginar que passés dues hores quan, de fet, trigaria al dia.
És possible que no pugueu impedir aquestes revelacions posteriors al joc, de manera que el millor que podeu fer és crear-ne un buffer per adaptar-les. Afegiu una setmana addicional a la vostra línia de temps inicial i un 5-10% addicional al vostre pressupost. Moltes organitzacions, reconeixent la freqüència amb què canvien les expectatives, han adoptat un enfocament àgil per al desenvolupament, desplegant la tecnologia en fases per permetre una reavaluació periòdica. Sigui quin sigui el vostre plantejament, no cometeu l’error de pensar que ho heu pensat tot des del primer moment. Gairebé mai no passa.
3. Conegueu l’abast de l’abast quan el veieu
A mesura que el projecte avança i les noves necessitats surten a la llum, és important distingir entre les que realment necessiteu i les que només voleu. Demanar als desenvolupadors que s’adaptin a cada campana i que xiuli la ment pot suposar, normalment, porta a projectes mai interminables i resultats finals massa complexos. Cal prioritzar cada nova sol·licitud abans de fer-la.
Quan teniu en compte una funció, feu-vos algunes preguntes bàsiques: Funcionarà el sistema sense ella? Quant de temps es triga a implementar-se, i quina quantitat de beneficis es lliurarà finalment a l'usuari final? Si esperem fins a un proper llançament per abordar-lo, es perdrà alguna cosa? És un exercici de priorització i a tot es pot assignar un estat d’alt, mitjà o baix. Si és baix, poseu-lo a un aparcament figuratiu: he sentit a parlar d’empreses que tenen documents de “sol·licitud de desenvolupament de somnis” als quals qualsevol persona pot afegir idees i que els enginyers puguin navegar al seu temps lliure. Sempre es pot revisar com a part d'una millora de millores que es poden fer una vegada que el projecte ha quedat fora de terra i funciona correctament.
4. Desenvolupar un llenguatge comú
Qualsevol sistema nou té un conjunt d’objectius empresarials al seu nucli. Et permetrà capturar més dades, agilitzar un procés existent o oferir nous serveis als teus clients. És fonamental que l’equip empresarial i l’equip tecnològic s’asseguin abans que comenci cap treball i comuniquin aquests objectius. Els objectius empresarials no s’han de perdre en un mar de conversa tecnològica i han de tenir-ho fermament en compte durant cada fase de treball.
Desenvolupar un llenguatge comú no només significa establir objectius col·lectius, sinó fer un seguiment del progrés d’una manera que funcioni per a tothom. Les empreses i la tecnologia poden utilitzar diferents eines per mesurar la seva feina, però hi ha d’haver almenys una visió del progrés que es comparteixi. Això pot ser tan senzill com un pla de projecte o un full de càlcul amb camps acordats, com ara dates i objectius i percentatge completat, de manera que tothom té accés a l'estat de cada tasca a completar. L’objectiu és evitar una situació en què l’equip empresarial pensi que està a mig camí i l’equip de tecnologia diu que són només un quart, tothom hauria de comprendre el que s’ha fet i el que s’ha de fer.
És possible que parli en plans de negoci i en PowerPoints, i potser parli en codi, però a menys que es comuniqui clarament des del primer moment, mai no sortireu de Babel. Un projecte tecnològic d’èxit consisteix en una reunió de ments, no només al principi, sinó a cada pas del camí. Reconeixeu els vostres supòsits i proveu de no fer-ne gaires. Com més petita sigui la divisió entre negocis i tecnologia, més fàcil serà creuar els seus ponts junts.
