No estic segur de què es tracta de parlar amb més d'una persona al telèfon, però les trucades en conferència poden arribar a ser ràpides. La gent es penja i espera que parlin els altres (o que parlin els uns dels altres), i sovint no està clar on hauria de continuar la conversa. Els silencis dolorosos abunden i tothom del grup comença a preguntar-se si està en una mala cita.
Com a escriptor en un equip de màrqueting en una empresa de telefonia, sempre estic en aquest tipus de trucades i he après alguns trucs sobre com fer-los funcionar amb més fluïdesa. Si el pensament de trucar amb més de dues persones us fa trontollar-se al seient, llegiu-ho i repeteixi després de mi: les trucades en conferència no han de ser incòmodes.
Segueix el líder
Segur, el punt de la conferència és tenir una conferència, però les coses funcionen com un camió cisterna ben engreixat si escolliu un líder abans que comenci la reunió. Això no vol dir que altres no puguin pesar-se, però un líder pot dirigir la conversa o saltar cap a la necessitat (és a dir, si hi ha un silenci incòmode després que un home de vendes augmenti punts de preu).
Si és nomenat líder, vine amb una llista de preguntes que cal respondre. És el punt de la trucada per obtenir més informació abans de realitzar una compra? És per triar els termes d’una associació? També heu de crear una breu agenda, destacant els punts que els altres de l'equip han de dirigir la conversa i distribuir-la abans de la trucada perquè tothom sàpiga què esperar. Més expectatives significa silencis menys incòmodes.
Obteniu el sistema adequat (i sabeu utilitzar-lo)
Moltes de les incòmodes d’aquestes trucades poden derivar de problemes tècnics (“Ho sento tothom, encara intenta que s’estableixi aquesta cosa!” “Amy no sap com trucar, ¿algú pot ajudar?” “Charlie encara hi és o es va deixar? ")
Per tant, és important tenir un sistema telefònic que permeti donar suport a les trucades en conferència i, el que és més important, provar-lo abans de la reunió, de manera que esteu segurs que funciona. I no heu de treballar en una empresa de Fortune 500 per tenir una solució tecnològica avançada i fàcil d’utilitzar per al vostre equip, fins i tot les petites empreses i empreses noves poden trobar sistemes VoIP i PBX virtuals econòmics que admeten conferències.
Penseu en vídeo
Cada vegada que tinc una conferència telefònica, voldria que pogués veure les cares dels altres. No perquè vull comprovar-les (d'acord, potser ho faig una mica), sinó perquè se sent com més d'una reunió de persona a persona. En lloc d’endevinar si algú somriu o no, el podeu veure. En lloc de preguntar-se si algú està distret o si només està pensant, li podeu llegir la cara. Fa poc vaig estar a una conferència telefònica amb algú que semblava que estigués a casa amb la seva roba interior, envoltat d’una muntanya de Cheez Doodles. Era ell? No ho sé, m'agradaria tenir vídeo.
Hi ha tones de solucions de vídeo que s’utilitzen àmpliament, com ara Hangouts de Google, Skype i Join.me. Si suposem que els assistents de la vostra reunió no són a casa amb la roba interior, pot fer que les coses siguin molt menys incòmodes.
Feu servir la vostra veu gran per a nens
No estic segur del perquè, però les persones sovint es queden en un segon pla durant aquest tipus de trucades, amb por de sortir-se’n i parlar de la seva ment. Però no tingueu por de parlar-ne: us conviden a les conferències perquè la vostra opinió és valorada. De fet, utilitza la teva veu gran, parlant en veu alta i amb confiança perquè tothom et pugui sentir.
Millor encara, assegureu-vos que tots els participants de la trucada participen també. Si algú no ha dit res durant un temps, demaneu-li que pesi. S'assegurarà que tothom senti una veu (i realment presta atenció a la reunió).
Si dius que és incòmode, és incòmode
Sóc ferm que les situacions són incòmodes perquè les deixem. Per descomptat, de vegades els silencis són incòmodes, però no ens fan cap pudor. Entri a cada conferència amb la ment oberta i aposta per una experiència poc complicada. Si no voleu deixar la trucada en un territori difícil, no ho tindreu garantit.
Hi ha una raó de que hi ha trucades en conferència: són una manera productiva de reunir un grup, fins i tot si un membre viu a Wisconsin i un altre viu a Los Angeles. No penseu només en les trucades en conferència com un mal necessari, considereu-los una manera divertida d’aconseguir junts als col·legues més llunyans a una sala virtual. Si suprimiu la molèstia, les trucades en conferència poden ser divertides!
