El seu lloc de treball se sent una mica com el Congrés últimament? Tothom treballa per al seu propi equip i no per al millora col·lectiva de l’empresa? Tens problemes per arribar al passadís per obtenir la informació que necessites per fer bé la teva feina o, en absolut?
Tot i que els empleats sense ànim de lucre estan units per la missió de les seves organitzacions, he descobert que aquests problemes plaguen sense afany de lucre tant com fan qualsevol altre tipus d’empresa. Encara que tinguem en ment un resultat final, se’ns divideix fàcilment per funcions i per com complim aquesta missió.
El xoc més freqüent al món sense ànim de lucre és entre el personal del programa i el personal de recaptació de fons. Els empleats del programa solen acusar els ajuntaments de centrar-se en diners en la missió, que es presenti malament en el treball de l'organització o que exploten els clients. D'altra banda, els ajuntaments es veuen frustrats quan el personal del programa no els inclou en els desenvolupaments importants, cosa que els fa difícil recaptar els diners necessaris perquè els programes funcionin. Afegiu-hi que els beneficis sense afany de lucre són perjudicials i que teniu un personal estressat i desbordat, cosa que pot provocar un comportament atractiu i una recaptació de fons i un desenvolupament de programes poc efectius.
Tant si formeu part d’un sense ànim de lucre com si la vostra empresa es divideix simplement en sitges invisibles que no poden semblar bonics, aquí teniu alguns dels meus millors consells per enterrar la barreta amb els vostres companys de treball i descobrir com comunicar-vos. millor.
1. Aclariu el vostre paper
Això sembla bàsic, però és probable que sigui l’arrel de molts dels vostres problemes. En la meva situació, com a recaptador de fons, espero que tot el personal –independentment de les seves funcions designades– participi en la recaptació de fons en algun nivell. Tot i això, si mai no han hagut de fer-ho en un paper anterior o no entenen del tot per què faig la sol·licitud, sovint em trobo amb alguna resistència. Per suavitzar les coses, explico què necessito i per què ho necessito. En cas contrari, a persones que no tenen molta experiència amb la meva funció, sembla que els hi demano que facin la meva feina.
A més, sovint és útil enunciar clarament com el seu paper els pot ajudar a canvi. Per exemple, com algú que es comunica regularment amb els finançadors, explico què fa la meva organització i com ho fem diàriament. També em trobo amb fundacions que donen suport a altres altres sense ànim de lucre del nostre camp i tenen un sentit de les bones pràctiques. Això em converteix en un participant perfecte en qualsevol reunió de planificació del programa, sobretot si el líder està preocupat per si es pot obtenir un nou programa o no.
Un cop els vostres col·laboradors sàpiguen exactament el que necessiteu per complir el vostre paper i com els podeu ajudar a canvi, trobareu que la comunicació i la col·laboració seran molt més fàcils.
2. Assistir a les reunions de l'altre costat
Sincerament, el problema de comunicació més gran de moltes organitzacions sovint és que de fet no estem comunicant-nos entre nosaltres! Ara, sé que ningú necessita un altre esdeveniment al calendari, però si heu notat un desglossament de la col·laboració o la comunicació entre departaments, potser és hora de deixar les reunions periòdiques de l'altre costat. D’aquesta manera, no han de prendre notes, escriure-les ni enviar-les (que probablement mai no les llegireu). En canvi, al estar-hi present, podeu interpretar la informació de manera immediata.
M’encanta que els meus companys estiguin a reunions de recaptació de fons, sovint tenen idees fantàstiques o fan comentaris sobre problemes que té el meu departament. De vegades l’agenda és tan senzilla com una actualització del programa, però de vegades, algú d’un altre departament us suggerirà una manera completament nova de pensar en un projecte, que també significa una nova manera de recaptar fons.
Aquestes reunions també permeten comprendre millor els reptes dels seus col·legues. Si creieu que és ridícul per agredir-vos amb certa informació o mandrós per no abordar el que creieu que és una idea estel·lar, això pot canviar quan comenceu a comprendre tota la seva estratègia o quan descobreixis quant treballa en una de les seves projectes.
3. La planificació és poder
A la meva organització, la fricció més gran entre el personal és la que es desprèn dels horaris i de les expectatives. Els empleats de captació de fons són els encarregats de gestionar les propostes i informar els terminis a les fundacions i, a vegades, aquests terminis requereixen temps de derivació bastant ridículs.
Si els empleats del programa queden fora de guarda per aquests terminis per recollir i analitzar les dades necessàries, poden comprendre’ls, frustrats i estressats. I de vegades, a causa de la complexitat de les dades i la informació necessària, pot ser impossible fer-ne la volta en aquest termini. Si és així, el personal de recaptació de fons pot negociar i fixar expectatives diferents amb els finançadors, però també necessiten temps per fer-ho, és a dir, el personal de programació no pot esperar fins al darrer minut per sol·licitar una pròrroga.
Segons la vostra organització, una cosa tan senzilla com configurar un calendari compartit us pot ajudar a comunicar terminis interns i externs. Tampoc és una mala idea abordar qualsevol problema quan apareguin, com quan arriba una carta de confirmació de la subvenció, de manera que el personal de recaptació de fons té més temps per negociar o tot l’equip pot treballar junts per crear un pla B.
Tant com a correu electrònic, telèfons mòbils i internet ens han ajudat a mantenir-nos en contacte, la comunicació efectiva continua sent un repte per a tots els llocs de treball. Al final del dia, recordeu que hi esteu tots junts i que el vostre èxit depèn que tothom faci la seva feina bé. (I si tot això falla, escolteu Otis i proveu una mica de tendresa.)
