Planificar esdeveniments per viure és com un somni: escoltar menjar i decoració, treballar amb tones de persones diferents, passar els dies en llocs frescos en lloc d’un escriptori. Tanmateix, necessita més que l’amor d’una gran festa per tenir èxit en aquest àmbit trepidant: heu de tenir un ull pel detall i la capacitat de manejar els terminis i la pressió constant.
Ens vam assentar amb dos organitzadors professionals d’esdeveniments (que sí, els encanta la feina) per obtenir més informació sobre el que cal trigar.
Jennifer Carver
Conseller delegat, Esdeveniments universitaris, Universitat del Sud de Califòrnia
Per què heu triat aquest camp?
Sabia que no m’avorriria mai! Necessitava trobar alguna cosa que em mantingués als peus dels peus i que no quedés monòtona. Volia una carrera amb un ritme trepidant on jo faria alguna cosa diferent cada dia i no em quedés al darrere d’un taulell 40 hores a la setmana. La planificació d’esdeveniments us permet treballar en una àmplia varietat de projectes i no hi ha dos exactament el mateix. Fins i tot si teniu previst un esdeveniment anual, sempre és un repte continuar millorant-lo i millorar-lo millor que l'any anterior.
Què volies fer a la universitat?
A la universitat estava per tot el mapa. Sabia què no volia fer, però tenia problemes per restringir exactament el que volia fer. M'interessava tantes àrees diferents. En un moment donat, vaig pensar en l'aplicació de la llei, vaig debatre psicologia, relacions públiques, màrqueting i treballar a la indústria de l'entreteniment. En última instància, em vaig decidir a dedicar-me a la comunicació en mass media i en ciències polítiques. Totes dues eren una mica àmplies i sentia que podia utilitzar aquestes habilitats, independentment del que acabés fent. Només volia estar preparat quan es presentés l’oportunitat adequada. Afortunadament, la meva estratègia va funcionar.
Quina va ser la teva primera feina en aquest camp i com la vas aterrar?
La meva primera feina “real” fora de la universitat va ser a MGM Studios com a assistent al departament de productes i màrqueting de consum. Em vaig considerar molt afortunada a l’hora de desenvolupar una feina en un estudi tan aviat a la meva carrera professional. (Això, per descomptat, va ser després d’uns sis mesos de feines a temps parcial, incloent servir en un restaurant, treballar per a una empresa de restauració i fins i tot fer telemàrqueting durant dues setmanes per ajudar a pagar les factures!)
Vaig entrar sol·licitant estar a la piscina temporal de l'estudi. Tot i que no sempre va ser constant el treball a temps complet, em va permetre conèixer gent de l'empresa, treballar en diversos departaments a l'estudi i descobrir les àrees que més em van agradar. Després de dos mesos de nombroses funcions, em van situar com a temporari i vaig ser contractat a temps complet aproximadament un mes després.
Tot i que la planificació d’esdeveniments i reunions era només una petita part del meu treball, també vaig estar exposada a la preparació i a la planificació d’esdeveniments. El meu desig de convertir-me en planificador d’esdeveniments va créixer a partir d’aquí i sabia que aquella era la direcció que volia cursar la meva carrera. Treballar a MGM Studios va ser una experiència fantàstica, i després de dos anys allí em van contractar la Pepperdine University com a coordinadora d’esdeveniments.
Quins consells hauríeu de fer que algú entri al vostre camp?
Obteniu experiència allà on pugueu. Cerqueu maneres per involucrar-vos en la planificació d’esdeveniments, elaborar un currículum i començar una cartera. Fins i tot si treballes en un camp completament diferent, pots oferir-te voluntari amb un organisme sense ànim de lucre local i ajudar-te a planificar un esdeveniment de recaptació de fons o oferir-te per ajudar a coordinar una festa o festa per a la teva empresa. L’obtenció d’experiència també us proporcionarà una millor perspectiva del que cal per planificar un esdeveniment des del principi fins al final i estar segur que realment és una cosa que voleu fer. No sempre és tan glamurós com sembla i hi ha molta pressió, però resulta increïblement gratificant veure que el vostre treball dur es realitza i que tingueu una experiència meravellosa per als vostres convidats.
Elizabeth Conway
Director de Comunicacions i Esdeveniments d’una empresa de capital de risc i cofundador de Conway Amling Strategies and Events
Per què heu triat aquest camp?
Vaig començar a treballar al departament de comunicacions i desenvolupament d'un ànim de lucre sense ànim de lucre. A la tardor del 2008, a causa de l'economia, l'organització va haver de realitzar alguns retalls del personal, inclosos els seus esdeveniments de recaptació de fons. Així que vaig assumir la planificació de la nostra subhasta anual de beques.
Em va passar per sobre del cap i l’esdeveniment va durar moltes hores llargues i demanant, però quan vaig veure els resultats sorprenents (vam poder recaptar més de 100.000 dòlars per a beques), em van enganxar. No em feia mal que jo hagués crescut a la casa del director en una escola privada: la meva família tenia uns 20 esdeveniments a l’any a casa nostra per reunir fons o acollir nous pares, així que m’he acostumat a treballar en xarxa, a ajudar als càterings i la creació d’esdeveniments a una edat molt primerenca. Fer que la meva carrera sigui natural.
Què ha sigut el més sorprenent de treballar el vostre camp?
La percepció de ser un "planificador de festes". Sempre que dic a la gent el que faig, la seva resposta sempre és la mateixa: "És tan divertit, voldria tenir una feina on pogués anar a les festes". Malauradament, no és la cas. Crec que només he pogut assistir fins al 50% dels esdeveniments previstos, normalment treballo la taula de registre o la superviso. Normalment, esteu molt ocupats assegurant-vos que tots els altres s’ho passen bé i les coses marxen tal com estava previst que no teniu res per menjar ni beure fins a deu minuts abans que s’acabi i, a continuació, ha arribat l’hora de desglossar l’esdeveniment.
No entren en aquest camp a menys que siguis la persona que organitza cada hora feliç, planifiqui cada viatge amb amics, coordini el color del teu armari i tinguis plaer de fer una llista de coses. No es tracta de recollir estovalles i flors; són moltes dades i detalls.
Quins consells hauríeu de fer que algú entri al vostre camp?
Hi ha tantes organitzacions benèfiques i sense ànim de lucre que necessiten voluntaris per als seus esdeveniments i ser voluntari us ofereix una experiència inestimable. Aquestes organitzacions volen recaptar el màxim de diners possible, per la qual cosa necessiten un escàs auditori a l'hora de llançar esdeveniments, i la millor manera de fer-ho és no pagar el personal. Treballar un esdeveniment, ja sigui seure a la taula de facturació, obtenir articles en subhastes silenciosos o ajudar a difondre la paraula per aconseguir els assistents, és tota una experiència senzilla per aconseguir si estàs disposat a treballar-hi. I un avantatge afegit és que ajudeu a fer-ho bé alhora.
Què hi ha de diferent en el procés de contractació al vostre camp que en altres camps?
Un dels avantatges d’aquest camp és que teniu propietat per obtenir experiència. En la majoria de les altres carreres, teniu a mercè d’una empresa que us contracti per ajudar-vos a obtenir experiència o a mercè d’obtenir un títol de graduat o superar una determinada prova. Però si podeu participar en una entrevista amb 10 esdeveniments al vostre cinturó, fins i tot si sou voluntaris no pagats de cadascun, aneu davant dels vostres competidors.
