Correu electrònic: es troba a tots els racons de la nostra vida. Correu electrònic personal. Correu electrònic de treball. Correu electrònic de l’escola. Segon correu electrònic personal (per correu brossa). El món empresarial és l’important conductor de correu electrònic, que genera més de 108 mil milions de correus electrònics al dia.
Amb un correu electrònic que domini les vostres converses en tots els aspectes de la vostra vida, especialment la vostra vida professional, cada dia enviareu moltes sol·licituds. Des de demanar a algú en comptabilitat que realitzi un informe perquè sol·liciti amb algú altre en disseny gràfic que us ajudi a formatar una proposta, probablement envieu molts correus electrònics per demanar favors.
Però, quan la sol·licitud no és personal, és molt fàcil que el destinatari ignori el seu missatge fins que desaparegui en l'oblit de la safata d'entrada o, pitjor, suprimeixi-ho completament.
Aleshores, quan necessiteu un favor, com s’escriu un correu electrònic que obtindrà resposta? La resposta breu és: curosament. A continuació, es mostren uns quants indicadors per ajudar-vos a emetre un missatge que realment cridarà l’atenció del vostre lector i la resposta que necessiteu.
Utilitzeu la línia d'assumpte en funció del vostre avantatge
Primeres coses primer: La línia de l'assumpte hi ha un motiu. Feu-lo servir per informar-vos clarament del destinatari per què acaba d’afegir un altre missatge de correu electrònic a la safata d’entrada i de seguida tindreu les possibilitats que ell o ella realment l’obrin.
Una vaga línia de temes (com ara "Té una pregunta") no és útil i pot resultar irritant, i no voldreu que algú obri el vostre correu electrònic amb un estat d'ànim irritat quan necessiteu alguna cosa. En el seu lloc, respecteu el temps del vostre destinatari i feu-li saber específicament per què heu enviat la comunicació. Per exemple: "Necessiteu la vostra revisió: ajustaments al fulletó del programa."
Necessiteu ajuda per escriure una gran temàtica? Consulteu aquests consells.
Saluda al teu lector abans de fer demandes
Sovint rebo correus electrònics d’estudiants que s’inicien immediatament en una sol·licitud, demanda o pregunta sense molestar-me en dir primer: “Bon dia” o, fins i tot, simplement, “Hola”. exigeix, així que no ho facis per correu electrònic.
No heu de llançar-vos a una llarga sensació de plaers, però no fa mal deixar-vos d’allò personal abans de llançar-vos a la vostra sol·licitud: “Hola Randi! Com va anar el 10K aquest cap de setmana? Vaig pensar en tu dissabte i vaig enviar bones vibracions. ”O, “ Bon dia, Jacob. Com ha anat el cap de setmana? Va ser un bon temps de jardineria; espero que en pugueu aprofitar al màxim. "
Aquestes salutacions són breus i senzilles, però demostren un bon nivell d’autèntic interès en els destinataris. Recordeu el que he dit anteriorment de no voler que el vostre lector estigui irritat en obrir el vostre correu electrònic? És difícil sentir-vos molest amb algú que fa un comentari o fa alguna pregunta sobre alguna cosa que és important per a vosaltres. Al capdavall, el destinatari és un humà amb sentiments i interessos fora de l’oficina. De vegades, la millor manera de connectar amb una persona i portar-la a bord amb alguna cosa és ser agradable.
Recordeu el que heu après a la classe d’anglès
Si la vostra sol·licitud és urgent, pot ser temptador desactivar sense pressa un correu electrònic amb sigles semblants a text, frases escrites ràpidament i paràgrafs divulgatius sense cap puntuació significativa. Si us trobeu en aquest estat, atureu-vos. Respira profundament. Quan sol·liciteu ajuda, l’últim que voleu fer és que algú entengui la vostra sol·licitud. Si el destinatari no pot donar sentit al vostre correu electrònic, només heu fet mal a les vostres possibilitats de rebre l'ajuda que necessiteu.
Per exemple, un paràgraf divulgatiu sense comes apropiats obligarà el lector a llegir i rellegir seccions per assegurar-se que entengui el que està intentant comunicar. Això requereix un temps addicional i pot ser extremadament frustrant: dues coses que voleu evitar. La correcció és senzilla: Escriu oracions completes. Divideix els paràgrafs llargs en paràgrafs més petits. Utilitzeu les comes adequadament.
I un darrer consell de puntuació: si acostuma a acabar frases amb una cadena de punts d’exclamació, deixa de parar. A no ser que anuncis que el vostre equip acaba de guanyar un acord de dòlars mínims, la sentència no necessita una fila de punts d’exclamació.
No escriviu cap novel·la
Sí, quan envieu una sol·licitud per correu electrònic, heu d’exercir una mica de finura incloent una salutació, frases completes i puntuació adequada. Però és completament possible realitzar aquestes coses i fer la vostra sol·licitud en poques frases, en lloc de diversos paràgrafs.
Alguns experts de la carrera suggereixen que els correus electrònics han de ser de cinc o menys frases. Fins i tot hi ha una eina que us pot ajudar a limitar els vostres correus electrònics al número de frase que escolliu.
En funció de la complexitat de la sol·licitud, no sempre podreu respectar el suggeriment de cinc frases, però hauríeu d’escriure el vostre primer esborrany i, a continuació, penseu si podeu retallar algun material per facilitar-ne la lectura. A continuació, mireu el producte final i pregunteu-vos si la sol·licitud és clara o si s’adreçaria de manera més eficaç per telèfon o en persona.
Per exemple:
Veure? Polit, però fins al punt. En lloc d’escriure paràgrafs sobre els motius pels quals Randi seria el candidat ideal, l’autora va proporcionar una explicació clara i concisa de què vol, seguida d’una sol·licitud per discutir-la més.
No envieu el correu electrònic
Ho sé, només heu llegit una columna sencera sobre com fer servir un “preguntar” eficaç per correu electrònic i ara us dic que no feu clic en enviar. Quin és el tracte?
Escriure aquest correu electrònic no va ser una pèrdua. De vegades, escriviu i editeu una sol·licitud us poden ajudar a pensar a través del vostre missatge de manera que tingueu clar què voleu preguntar, com donareu suport a la vostra sol·licitud i com podeu tractar preguntes o preocupacions que puguin derivar de la sol·licitud. Aquest pot ser un exercici valuós per preparar-te per a una pregunta presencial.
Algunes sol·licituds són completament adequades per correu electrònic. Tanmateix, si teniu una sol·licitud important i accedeix directament a la persona que us pot ajudar, pregunteu-vos si una conversa presencial seria més beneficiosa que una sol·licitud electrònica. No hi ha context, to de veu, expressió facial o emoció per correu electrònic. De vegades, asseguts davant d’una persona i deixant-li veure la seva genuïnitat, els vostres sentiments, el seu somriure o la vostra consternació -saps, les coses que et fan humà- poden vendre el teu missatge molt millor que el més elaborat amb cura (però desproveït) -de la humanitat) correu electrònic.
Per al registre, no sóc anti-tecnologia. Escric molts correus electrònics i passo massa temps perseguint conills a través de Twitter. Però si realment necessito comprar o ajudar una persona, crec que puc i he de fer l’esforç de recollir el telèfon o anar a la seva oficina per explicar què vull i per què crec que aquesta persona em pot ajudar.
Mantingueu la sol·licitud concreta, fins a l’actualitat, i polida, ja sigui electrònica o presencial, i tindreu molt més bones oportunitats d’aconseguir l’assistència que necessiteu.
