Quantes vegades heu rebut una invitació a una reunió i heu pensat: "Oh, ho hem de fer ara mateix?" Com tots sabem, hi ha un munt de vegades en què reunir-nos en persona és francament una tonteria, sobretot quan implica un grup nombrós de persones que el seu aportació simplement no és necessària. Però tan fàcil és suposar que mai no tindreu una bona raó per assistir-hi mai més, hi ha moments en què realment és la millor manera de realitzar tasques importants.
Per tant, abans de rebutjar la invitació a l’actualització trimestral de l’equip, en algunes ocasions, en assistir-hi és la vostra millor opció per continuar al curs i complir els seus objectius.
1. Quan us ajunteu per crear un projecte sensible al temps
Algunes de les reunions més frustrants són aquelles on es reuneix un gran grup de persones per debatre, bé, de res. De vegades parleu de coses que estaria bé fer, però no creeu plans d’acció. Altres vegades, simplement ens ajuntem per reunir-nos.
No obstant això, també hi ha situacions en què vostè o els seus companys d’equip tenen alguna cosa urgent que cal completar el més aviat possible i cal molta gent per assegurar-se que s’aconsegueixi bé. I, segurament, podríeu enviar un document de Google i acceptar-vos treballar “junts”. O bé, podríeu reunir-vos en persona durant 30 minuts, elaborar un pla, delegar tasques i començar.
Al final del dia, alguns lliuraments es completen millor en equip, de manera que si vostè o qualsevol altra persona amb qui treballes demanen ajuda, no facis gaire escena sobre com afegir una altra reunió al calendari.
2. Quan els vostres equips es burlen per correu electrònic
En un món ideal, vosaltres i els vostres companys d’equip no estaríem en desacord i treballaríem junts en perfecta harmonia cada dia. La realitat de la majoria d’equips, però, és que la majoria de grups culegen els caps en algun moment o altre. Tot i que seria més fàcil ignorar-ho quan les coses són una mica gelades entre els seus companys de treball i simplement continuen, ja sabeu que això només genera problemes en el camí.
És gairebé sempre molt més productiu només comunicar obertament tots els vostres greuges amb el projecte (o l’enfocament d’un col·lega al projecte) i esbrinar com resoldre el conflicte perquè pugueu arribar als terminis.
I la millor manera de fer-ho? Cerqueu una sala de conferències i mireu-vos directament els uns als altres quan feu comentaris. Pot ser que tingueu la temptació de fer-ho per correu electrònic o per xat, però sigueu sincers; ja sabeu que només fareu el progrés si ho feu personalment, en una reunió real.
Perquè nou vegades sobre 10, les crítiques constructives se senten molt menys dures quan es diu a la cara, i quan es tracta de la safata d'entrada. A més, un comentari desenfadat sobre la vostra opció de tipus de lletra de presentació se sent molt menys personal quan forma part d'una conversa en veu alta i no és l'única línia d'una resposta de la cadena de correu electrònic.
3. Quan necessiteu comentaris sobre alguna cosa
Un cop més, podríeu tenir la temptació de dir: "No ens reunim. No dubteu a enviar-me les vostres opinions en un missatge de correu electrònic. ”Però siguem reals, de vegades és útil escoltar els pensaments dels vostres companys sobre alguna cosa de manera personal.
No han de ser reunions llargues i, en molts casos, probablement ni tan sols necessiteu una agenda oficial. Però algunes de les idees que només provenen de parlar-ne cara a cara solen ser increïbles. I si eviteu configurar-les per si mateixes quan realment necessiteu comentaris o us sentiu enganxats a un projecte, només esteu aconseguint el vostre propi èxit.
4. Quan hi hagi una decisió important a prendre
Aquesta és la raó més evident per convocar una reunió, però també la més important. És tan fàcil arrossegar els peus quan el grup necessita prendre una decisió. Si no esteu segurs d’alguna cosa o voleu una opinió honesta sobre l’elecció que creieu a punt de fer, no tingueu por de demanar al vostre equip que s’uneixi amb l’objectiu de decidir abans que el grup abandoni la sala.
I si algú del vostre equip fa una sol·licitud similar, no us molesteu fins a una sala de conferències. La presa de decisions és difícil i, a menys que treballi amb un equip de lectors mentals, la millor manera de saber si tots estan a la mateixa pàgina és asseure’s al voltant de la mateixa taula i parlar-ne.
Ho entenc. Les reunions no sempre són divertides, sobretot quan teniu una llista de coses que voleu fer. I, quan són frívols, improductius o amb una combinació d’ambdós, és comprensible que busqueu formes de sortir-ne el més ràpidament possible.
Per contra, és injust suposar que tots estan perdent el temps. Avalueu-ne cadascun per cas abans d’implicar-vos que digueu “No gràcies”. Trobareu que en molts casos, reunir-vos és la millor manera d’aconseguir més ràpidament.
