Alguna vegada teniu ganes de cridar a un forat negre quan envieu un correu electrònic o deixeu un correu de veu per algú? Feu la vostra petició a l’univers i, després, s’asseu al vostre escriptori amb els dits creuats, esperant una resposta oportuna.
Gràcies a la meva feina al món del PR, ho he vist tot quan es tracta de missatges sense resposta. He gestionat la correspondència amb els clients de CEO (coneguts com els que sempre estan ocupats), els executius i els equips legals dels clients dels meus clients (coneguts com els que pensen que no sóc important) i els mitjans de comunicació (també els que no ho fan). vull tractar amb persones de PR). I al llarg del camí, he après moltes coses sobre com obtenir respostes quan les necessiteu.
No importa la causa del retard, aquí teniu alguns consells per fer que els atemptats lents (i sí, molestos) els atenguin lentament.
Feu la connexió
En primer lloc, quan connecteu amb una altra persona, heu de donar-li un motiu per voler ajudar-vos.
Comença evitant errors que desconnectin de forma instantània el receptor. L’ortografia del seu nom no és un bon exemple: sé que és bàsic, però no puc dir-vos quants correus electrònics tinc per a Ashely o Ashleigh; i, quan ho faig, em sento molestament a l’instant i amb menys probabilitats de respondre ràpidament. A més, proveu de no semblar un to de vendes (per exemple, "m'agradaria parlar-vos sobre …"): ningú no vol afrontar-ho.
En el seu lloc, crideu l'atenció del contacte fent que tot sigui rellevant per a ell. M'agrada dir tot el possible amb "tu", per exemple, en lloc de dir "necessito que mireu aquests formularis", digueu, "El vostre client necessita l'aprovació d'aquests formularis". És un truc senzill però eficaç.
També podeu fer una crida a la gent jugant a la seva personalitat o botons calents. Per exemple, algú que tingui una mica d’ego respongui més aviat a un reconeixement de la importància que és ell (per exemple, “me n’adono de la importància del vostre temps, així que us proposo que fem una trucada de 10 minuts per discutir l’estudi de cas. ”).
Fa que sigui fàcil de respondre ràpidament
Tot i que el vostre contacte us interessi ajudar, algú que estigui ocupat no tindrà temps de fer-se mal a través d’un missatge de correu electrònic o escoltar un missatge de veu llarg i tremolós. Per tant, assegureu-vos de racionalitzar el vostre missatge i faciliteu-li la seva resposta ràpida mitjançant les següents tàctiques.
Tenir una línia temàtica informativa
Feu servir la vostra línia d'assumpte per indicar la vostra necessitat de manera immediata i ajudeu el receptor a prioritzar la vostra sol·licitud. Començar per alguna cosa així com: "Per a revisió", "Requereix comentaris" o "Respon per favor dimarts", és una manera ràpida de deixar clares les vostres expectatives des del moment.
Arriba recte fins al punt
No dediqueu gaire temps al vostre missatge amb informació o informació rellevant. Sigueu educats amb una ràpida opció: "Espero que aquest matí us tractin bé", després submergiu-vos en la introducció i el motiu de satisfer el receptor. També ho teniu senzill (per exemple, "El vostre client X i jo treballem junts a Y i se'm va informar que sou el millor contacte de Z").
Termini de lliurament de treballs
Per evitar que el vostre correu electrònic o correu de veu es posi en la pila de "cada cop que hi acudeixo", feu preguntes específiques o feu articles sobre accions i proporcioneu una línia de temps per a quan preferiu una resposta. Amb certs projectes i clients, he tingut èxit afirmant: “Dóna divendres el comentari. Aleshores, actualitzaré i enviaré aquest document a la resta de l’equip perquè el revisi. ”És una bona manera d’implicar:“ Si no hi arribeu a temps, heu perdut la vostra afirmació en aquest tema. "
Proporciona una Recomanació
Si busqueu una resposta a una pregunta o una resolució a un problema, proporcioneu sempre algunes opcions i la vostra recomanació. En fer això, la persona amb la qual es posa en contacte ha de pensar menys i pot respondre amb un ràpid "Sí, la vostra recomanació està bé" o "Anem amb l'opció # 1".
Seguiment intel·ligent
De manera que us ha facilitat la resposta del vostre destinatari i, encara, no rebeu cap resposta. Ara que? És el moment del seguiment. Pot resultar complicat equilibrar ser útil i ser molest en aquesta etapa, però és possible seguir la línia de comunicació correcta.
Després del missatge de correu electrònic inicial, feu un seguiment ràpid que tingui sentit segons el termini. Aquest missatge de correu electrònic hauria d’incloure el vostre correu electrònic original amb una frase breu a la part superior que recorda al vostre contacte la sol·licitud i el termini de sortida originals. També assegureu-vos de tornar a connectar els materials necessaris.
Un segon correu electrònic i encara no rebeu resposta? Temps per a una trucada telefònica. (Espereu almenys 24 hores després d’enviar el correu electrònic de seguiment, tret que necessiteu alguna cosa més aviat.) Si porteu la persona al telèfon o deixeu un correu de veu, sigueu breus. Recordeu-li el correu electrònic original, qui sou i què necessiteu.
Independentment de com us faci un seguiment, deixeu sempre el següent pas a les vostres mans: “Demà el seguirem demà”, o “Si no us escolto de nou al final del dia, seré incorporar la resta de comentaris de l'equip i enviar-lo al client. "
I assegureu-vos que realitzeu un seguiment de tots els intents de contactar amb la persona; referenciar-la us pot ajudar a indicar la vostra urgència i us pot resultar útil si us heu obligat a fer una còpia de seguretat per ajudar-vos.
Tireu els Guns Guns
En aquesta nota, si heu intentat posar-vos en contacte amb algú diverses vegades sense parar, proveu de copiar altres parts a les vostres sol·licituds. Respon al teu correu electrònic original (de nou) i afegeix un "Només volia registrar el missatge de correu electrònic a sota. Heu tingut l'oportunitat de …? "I copieu el cap, el client o qualsevol altra persona que cregueu que el guiarà. No és el que preferiu i podeu irritar una mica el receptor, però sens dubte us donarà una resposta en un pessic.
La vostra opció final és trobar un altre contacte que pugui respondre a la teva pregunta o impulsar el receptor original a respondre. Podria ser un contacte intern amb qui mantingueu una bona relació o algú amb més poder. Advertència: Quan arribeu a aquesta situació, mai no voleu culpar el contacte original. En el seu lloc, simplement emmarqueu-lo com: "He de fer que es mogui el més aviat possible? Em podeu ajudar?"
Qui sabia que un correu electrònic o una bústia de veu podia ser tan complicada? Independentment de quina indústria estigui, la correspondència amb d’altres és gairebé sempre una necessitat i, per desgràcia, sempre existiran els retrets. Però amb aquests consells, hauríeu de poder obtenir les respostes que necessiteu de manera puntual (o, almenys, en algun moment). Ara sortiu allà i obteniu algunes respostes.
