Si alguna vegada heu dirigit una reunió, probablement també heu experimentat intentar retirar una sessió que ha donat una volta ràpidament al caòtic.
Potser es tracta d'un grup de converses més o d'una persona que sembla tenir un abast d'atenció d'un nen de quatre anys. Potser a tothom hi ha una idea fantàstica per compartir-ho, o potser el nadó reial va ser nomenat finalment, i és tot el que pot parlar algú.
Sigui quin sigui el motiu, les reunions poden i fan, espiral, fora de control. Però si us encarregueu de la reunió, voleu semblar més importants i evitar perdre el temps de tothom amb reunions ineficients.
Mantenir el grup en marxa es pot dir més fàcil que fer-ho, però amb una planificació intel·ligent i unes quantes estratègies de jornada, us dirigireu a reunions d'equip més enfocades.
Comença amb un pla
El primer pas per establir el control és preparar una agenda. I vull dir, una bona agenda antiga i mecanografiada que es pot enviar als assistents amb antelació (i després mostrar-la o lliurar-la a la reunió com a recordatori amable). Pot ser massa evident per anotar-ho tot, però confieu en mi, que tingui uns quants detalls en paper us ajudarà a mantenir-vos –i tots els altres– centrats en el que realment va tenir la reunió.
A l’hora d’elaborar el vostre pla, penseu en l’objectiu final que voleu assolir a la reunió (per exemple, és una sessió de pluja d’idees o necessiteu finalitzar alguns elements clau d’acció?). A continuació, treballa enrere per determinar què cal discutir per assolir aquest objectiu, quines preguntes s’han de respondre i quines responsabilitats s’han d’assignar. Assegureu-vos que algun d’aquests extrems solts tingui lloc a l’agenda, de manera que tothom sap què esperar abans d’arribar.
A més d’aquests temes de l’agenda, també penseu en les persones que hi assistiran. Quanta gent hi haurà? Es coneixen? Quines són les seves personalitats? Què els distreu normalment? Això us ajudarà a decidir si heu de crear qualsevol hora addicional a l'inici de la sessió. Per exemple, si sabeu que els assistents de la reunió voldran participar en una conversa personal abans de començar, planifiqueu uns quants minuts de temps perquè cadascú tregui la xerrada dels seus sistemes abans de començar a treballar.
Facilitar el focus
El vostre següent pas és crear un espai de trobada que descoratgi la distracció i les interrupcions. Comenceu amb l’espai físic, assegureu-vos que l’habitació estigui tancada al soroll i converses exteriors i lliure de distraccions visuals com una pantalla de vídeo o materials a la taula. I abans que comenci la reunió, aparteu el telèfon i tanqueu el vostre ordinador portàtil; és un signe subtil per als altres que haurien de fer el mateix.
A continuació, estableix l’escenari per a la productivitat. Assegureu-vos que l'agenda estigui disponible, ja que tingueu còpies impreses o tirant-la a la pantalla, i assegureu-vos de restablir els objectius de la reunió mentre feu la benvinguda a tothom (per exemple, "Avui estem aquí per finalitzar els detalls per a l'esdeveniment de captació de fons. ”). A més, assegureu-vos de recordar a la gent quan se suposa que s'hauria de finalitzar la reunió. Simplement dir: "Sé que tots hem de fer moltes coses, així que provem de mantenir-ho en menys de 30 minuts", recordarà a la gent que vol una reunió eficaç tant com ho fa.
A més d'una nota logística, si teniu materials addicionals per a reunions, envieu-los al mateix temps que no pas al començament de la sessió. He escoltat a d’altres que suggereixen que aquest enfocament distreu, però he après que la majoria de la gent llegirà endavant i descarregarà les reunions si tenen l’oportunitat de veure què passa.
Aportar el grup
Una agenda clara i un espai net de reunions recorren un llarg camí per mantenir les coses en el camí, però, per molt que planifiqueu la reunió, encara es poden produir distraccions. És aquí on entra en joc l’art de la transició. Abans d’entrar a una reunió, assegureu-vos que esteu armats amb algunes maneres educades i eficaces de redirigir la conversa cap a on vulgueu. Aquí teniu un parell de meus preferits:
Embolicar
Igual que un bon assaig (sí, tots en recordem), heu d’englobar la reunió amb un breu resum. Indiqueu clarament el que es va realitzar i les següents tasques, passos següents o responsabilitats posteriors. No cal detallar-ho, de fet, no hauria de durar més d'un minut o dos, però ajuda a posar-se inclinat a la reunió per dir una cosa així: "Gràcies a tothom. Hem fet grans avenços en la finalització de la logística d’esdeveniments. Emily es posarà en contacte amb el coordinador de l’esdeveniment amb aquests detalls i m’enviaré una llista de correu electrònic de les dosificacions finals de tothom. "
Posem-ho bé, quan poseu un grup de persones a una habitació petita, pot ser difícil establir i mantenir el control. Entrar a la propera reunió amb un pla, una agenda i algunes línies clau perquè tothom torni al camí pot marcar la diferència.
Digueu-nos! Com mantenir el control de les seves reunions?
