Finalment! les 23 regles de correu electrònic no escrites

No va ser fins que vaig ajudar el meu germà de piratejar (er, configurar) la seva safata d'entrada i vaig explicar alguns dels matisos d'aquest omnipresent mètode de comunicació que em vaig adonar de quantes regles de correu electrònic no escrites s'han desenvolupat al llarg dels anys.

Alguns d’ells són força evidents, però val la pena repetir-los (perquè encara veig que la gent els trenca de tant en tant). I altres no són immediatament intuïtius, però, si es segueixen universalment, ens ajudaria a enviar i respondre millor al correu electrònic.

Per tant, els explico per escrit. Revisa la llista i repeteix després de mi: "Juro solemnement que seguiré les regles del correu electrònic per sempre".

La vostra línia d'assumpte ha de ser sempre descriptiva. La "introducció" no és prou descriptiva. "Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" és millor.
Mantingueu tots els correus electrònics el més breus que pugueu; t’estalvia temps i, el que és més important, respecta el temps del destinatari.
Com més ràpid respongueu, més petita serà la vostra resposta.
Incloure sempre una línia de context si el destinatari no espera aquest correu electrònic. Això és tan rellevant per als correus electrònics per primera vegada ("Aquí ens vam trobar") com per als correus electrònics a algú amb qui treballes regularment ("Aquest correu electrònic tracta sobre la següent fase d'aquest projecte on treballem junts").
Poseu els missatges de "sol·licitud" o "acció" primer al correu electrònic, no per últim, i feu-los explícits. Hauria de ser immediatament clar per al destinatari què vol.
Si hi ha un termini, digueu-ho. Si la sol·licitud no és urgent, digueu-ho.
Si no necessiteu resposta i un correu electrònic només sigui FYI, digueu-ho.
Feu qualsevol pregunta el més específica possible. "Què en penses de la proposta?" No és una bona pregunta. "Podem tirar endavant la proposta del venedor de 20.000 dòlars el divendres?" És millor.
Feu servir vinyetes o llistes numerades quan sigui possible. Aquests són més fàcils de desnatar que els blocs de text.
Quan alguna cosa és realment important, atreviu-lo.
No utilitzeu en excés els vostres correus electrònics.
Utilitzeu tipus de lletra llegibles. El còmic Sans no és un tipus de lletra llegible.
Si rebeu una pregunta d'algú però no podeu respondre de seguida, responeu-li si us informem quan arribareu a ella. D’aquesta manera, us estalviareu els correus electrònics de registre i ajudareu l’altra persona a planificar.
Comproveu sempre el nombre mínim de persones necessàries per aconseguir la feina. Com més gent tingui a la cadena de correu electrònic, menor serà la sensació de responsabilitat de respondre.
Utilitzeu "Respon a tots" només quan sigui realment necessari. A ningú li agrada aquella persona que obstrueixi la safata d'entrada de tot el departament.
Si algú està en un fil de correu electrònic ja no necessita estar activat, traslladeu aquesta persona a BCC a la vostra següent resposta i digueu-ho a la primera línia del correu electrònic. ("Sam, gràcies per presentar Maria i jo, us traslladaré a BCC i us ho porto d'aquí").
Feu sempre les introduccions d'introducció doble. Si no ho fa, la gent comença a tenir por de sentir-te.
No segresteu un fil sobre un tema per parlar d'un altre tema. Inicieu un fil de correu electrònic nou, amb la línia d’assumpte i els destinataris pertinents.
No s’amuntegui. Ningú necessita un número 20 de correu electrònic “Això també m’ha semblat fantàstic!”.
Si envieu un missatge de correu electrònic amb finalitats comercials, poseu la informació de contacte i el títol al peu de pàgina. Com més senzill, millor.
Si esteu enviant un missatge de correu electrònic a una persona molt ocupada, és totalment acceptable i una mica s’espera que reenvieu el correu electrònic inicial a ell o ella amb un missatge de seguiment al cap d’una setmana o dues. La majoria de persones ocupades requereixen almenys un d’aquests. No facis més de tres.
No és acceptable fer un seguiment d’un correu electrònic en 48 hores, tret que sigui realment urgent. Moltes persones consideren el correu electrònic com una forma de correspondència i poden simplement tenir prioritats més altes que respondre-hi immediatament.
Si rebeu o voleu enviar un correu electrònic enfadat, espereu-lo. Si és urgent, poseu-vos al telèfon.