Tant si voleu impressionar el vostre nou cap com si voleu promocionar una promoció, pot ser difícil dir que no treballi més. Al cap i a la fi, voleu que tothom vegi la vostra actitud treballadora, desafiante, que accepta i desafoca qualsevol cosa. Malauradament, tots els nous projectes que accepteu dur a terme tenen un termini límit: i abans de saber-ho, amb prou feines podreu mantenir el cap per sobre de l'aigua.
Quan creieu que els projectes comencen a saltar-se per les esquerdes o no podreu donar-vos el millor possible perquè esteu massa prims, trigueu un temps a abordar la situació abans que la vostra llista de tasques tingui el millor de vosaltres. A continuació, es mostren algunes maneres d’afrontar una càrrega de treball aclaparadora i tornar al camí.
1. Crear una programació
Conserveu un calendari principal de tots els terminis finals mitjançant la configuració d’un calendari a l’iCal o el Google Calendar o utilitzant un bon planificador (m’encanta la configuració dels quaderns setmanals de Moleskine). Si ho veieu tot en un sol lloc, us pot ajudar a prioritzar el vostre temps, ja que sabreu exactament el que ve, amb dies i setmanes d’antelació.
Però no us atureu: el truc per organitzar el vostre temps és desglossar els vostres projectes en mini objectius que seran més fàcils d’aconseguir. Objectius petits i assolibles us ajudaran a guanyar problemes a través de projectes difícils i a seguir al bon camí.
Per exemple, planificar un gran esdeveniment de treball requereix que coordineu diversos grups, dins o fora de l’oficina. En lloc de fixar un termini límit important a la data de l’esdeveniment, programeu-lo en tasques més petites durant les setmanes posteriors a l’esdeveniment, com ara que us assegureu que el vostre proveïdor de serveis posseeix el vostre menú, finalitzeu el número correcte d’assistents i feu entrega de documents de prova i d’impressió. Si es compleixen aquests objectius mínims, s'assegurarà que no quedi res fins al darrer minut.
2. Alerta de manteniment
Configurar el calendari principal és només la meitat de la batalla; l’altra meitat realment l’utilitzeu. Si no teniu l’habitual de revisar el calendari diàriament, potser necessiteu una mica de pressió en la direcció correcta, així que, un cop hàgiu establert els terminis, també definiu algunes alertes. Una finestra emergent al vostre ordinador o telèfon pot ser un recordatori ràpid del que apareix (consulteu aplicacions com 2Do, Wunderlist i Todoist) o, si feu servir un planificador de paper, configureu alertes visuals amb Post-Its que us recordi. del que passa durant la setmana que ve.
Aquestes alertes podrien incloure els punts de control de terminis grans (per exemple, a la meitat del punt fins a la data de venciment del projecte, podeu establir una alarma per assegurar-vos que demaneu al vostre supervisor que revisi un esborrany del vostre informe) o només recordatoris generals del dia a dia. (per exemple, establint alertes els dilluns i els dimecres, de manera que us assegureu que esteu pendents abans d’haver-vos quedat sense temps al final de la setmana laboral).
3. Organitza-ho
Quan treballes en diversos projectes alhora, la teva safata d'entrada pot explotar ràpidament en un desbordament d'informació. Si bé no podeu aturar el flux de missatges de correu electrònic, almenys podeu mantenir les tasques organitzades i separades.
Proveu d'afegir carpetes i codificació de colors a la safata d'entrada per ajudar-vos a trobar informació important quan la necessiteu. Per exemple, creeu una carpeta independent per a cada tasca específica en què treballeu, la qual cosa us permetrà analitzar fàcilment les converses o fitxers que necessiteu.
Per fer un pas més, fins i tot podeu configurar una regla a Outlook per enviar correu electrònic des de determinades adreces o amb algunes frases de la línia de l'assumpte a les carpetes especificades que heu creat. Gmail fa el mateix si configureu un filtre. Amb qualsevol dels dos mètodes permet pre-ordenar la vostra safata d'entrada, de manera que no haureu de dedicar-vos un temps valuós a través del trastorn.
4. Obteniu coses petites fora del camí
És responsable dels informes o fulls de càlcul repetitius que han de sortir setmanalment o mensualment? Per estalviar temps i energia (i alliberar espai valuós a la vostra llista de tasques ja concorreguda), creeu una plantilla per a cada informe, en lloc de començar cada cop des de zero.
Rep constantment correus electrònics fent preguntes similars? Creeu respostes enllaçades a Gmail o conserveu un document de Word a l'escriptori amb respostes per a problemes habituals (per exemple, com utilitzar el vostre lloc FTP, amb qui contactar per al servei d’atenció al client o les dates per a les properes fires). Tenir alguna cosa de la qual es pot tallar i enganxar fàcilment, farà que la resposta de correu electrònic de rutina faci menys temps.
Fer les coses petites primerencament i fer-lo el més racional possible, us proporciona més espai per treballar en projectes complexos.
5. Mantingueu-vos al dia
Deixa’t uns minuts abans de sortir al vespre per mirar enrere la programació i actualitzar-la amb el teu progrés diari (fins i tot simplement fer això setmanalment és de gran ajuda!). No acabava de fer una tasca? Poseu-lo al dia següent o al període de temps següent programat per a aquest projecte en concret. També ajuda a tenir un temps lliure programat en cada dia (o fins i tot només una vegada a la setmana), cosa que us permetrà ser més flexible si no compleixeu un objectiu mínim i necessiteu reorganitzar la vostra programació.
Controlar el que cada dia us heu fet no només us pot ajudar a sentir-vos desbordats, també us pot ajudar a calibrar el temps que necessiteu per a un projecte o tasca determinat. I sabent això, identificareu exactament quant podreu assumir en el futur.
6. Parlar sobre compartir
Si comenceu a adonar-vos que alguns dels vostres objectius mini no s’aconsegueixen perquè no hi ha prou temps, perquè altres projectes tenen prioritat o perquè les noves responsabilitats continuen aterrant al vostre escriptori, potser és hora de parlar amb el vostre. supervisor sobre redistribuir part del vostre treball.
Aquesta és una altra raó per la qual és crucial tenir un calendari detallat dels vostres projectes previstos dia a dia i setmana: si teniu una idea clara de què cal fer i en quin termini, el vostre responsable pot veure fàcilment què hi ha a la vostra placa. Aleshores, junts, podeu determinar què és el més important de romandre a la vostra llista de tasques immediates i què es pot retrocedir o delegar en una altra persona.
Sí, pot ser difícil deixar-ho anar, però sempre és més important compartir la càrrega de treball amb la resta del vostre equip i fer-ne els terminis que intentar demostrar que podeu gestionar-ho tot i no arribar-hi.
Finalment, quan comenceu a tenir ganes de perdre-ho, respireu. Recordeu-vos que el control passa per mantenir-vos organitzat i ser sincer sobre el que podeu manejar.
