Tenint en compte que el correu electrònic és la forma de comunicació principal a la majoria d’oficines, no sempre escollim les nostres paraules escrites amb la prudència que hem de fer. Sobretot quan intentem passar per una safata d’entrada empaquetada ràpidament o respondre missatges entre reunions dels nostres telèfons, és fàcil ser molest, abrasiu o simplement maleducat sense adonar-nos-en. Amb només algunes paraules escrites (o omeses), un correu electrònic ràpid pot anar des d’un missatge amable fins a un desastre total.
Bé, ha arribat el moment d’una intervenció per correu electrònic. A continuació es mostren algunes de les errades més habituals del lloc de treball que fem inconscientment, i algunes estratègies de correcció ràpida per evitar-les en el futur.
1.
Alguna vegada has rebut un missatge de correu electrònic amb només un tema? Vaig veure que esteu per telèfon: truqueu-me quan tingueu oportunitat o On és el vostre informe de final de mes? Sí, i probablement ho heu trobat increïble, molest o tots dos. Recordeu que tant si sou un soci com un administrador, el correu electrònic i els missatges de text no són el mateix, i no ho seran mai. I un missatge de correu electrònic amb un tema escrit com un text sempre enviarà el mateix missatge: no val la pena el meu temps.
Correcció ràpida: tots tenim dies bojos a l’oficina, quan només necessites contactar amb un company o un informe directe sense escriure cap novel·la. Així que no. Utilitzeu un tema de dues o dues paraules, com a reunió o final de mes, amb una línia ràpida o dues al missatge:
Aquest enfocament valdrà sempre i per sempre els 15 segons addicionals del vostre temps.
2
Quan teniu un projecte o informe important que discutiu per correu electrònic, escriviu paraules completes a totes les majúscules ( NECESSITO la vostra inscripció A FIN DE AVUI ) i posar en relleu, negreta o subratllant frases completes com es pot parlar. als companys.
Vaig treballar una vegada amb algú que m’enviaria correus electrònics amb NECESSITAT APROVACACIÓ en vermell i totes les gorres al llarg dels seus missatges o amb paràgrafs complets destacats en groc. Intentava ser informativa i cridar detalls importants, però el seu enfocament va resultar massa abrasiu.
Correcció ràpida: utilitzeu encapçalaments en negreta o en cursiva o punts de vinyeta per cridar els projectes o punts importants que esteu fent, i mantingueu la format a un parell de paraules, no a paràgrafs sencers. Si us preocupa el vostre lector pot escanejar a través d’un correu electrònic i perdre articles urgents, assegureu-vos que utilitzeu un tema de correu electrònic informatiu, com ara Projectes pendents d’aprovació al final del dia. Per acabar, assegureu-vos de mantenir els vostres correus ràpids i concisos, cosa que farà que sigui més probable que el destinatari tingui tota la informació necessària.
3.
Quan envieu un missatge de correu electrònic a un company amb un suggeriment útil o un detall que es va passar per alt en un missatge anterior, feu clic a "Respon a tot" pot fer que aportacions o consells amigables siguin competents o competitives, especialment quan el gestor de la persona té coneixement. (Copiar el cap d'algú al correu electrònic amb una correcció és, bàsicament, el mateix que fer-li crítiques constructives mentre el seu cap estigui a la dreta, no és apreciat per ningú.)
Correcció ràpida: si teniu un suggeriment per a l’emissor, envieu-li un missatge de correu electrònic directament, idealment en un fil diferent, de manera que no hi ha risc de colpejar accidentalment “respondre tot”. Millor encara, agafeu el telèfon. Una trucada telefònica ràpida facilita la neteja dels detalls, sense el risc d’ofendre ningú.
4.
Ja sé, quan us heu apressat el temps i engegueu la vostra entrada a la safata d'entrada, pot semblar un pas innecessari per escriure Gràcies, El vostre nom , sobretot quan la vostra signatura de correu electrònic hi és. Bé, fes-ho de totes maneres. Acabar un correu electrònic sense el vostre nom és similar a allunyar-vos d’una conversa sense acomiadar-vos. Et fa tenir un aspecte apressat i descuidat, i és groller.
Correcció ràpida: afegiu gràcies i el vostre nom a la vostra marca de marca i configureu-la per tal de relligar automàticament el vostre correu electrònic quan feu clic a l'enviament. La sessió de forma amable i professional es farà cada vegada, sense que hagis de fer res.
5.
L’enviament de correus electrònics que no voldríeu que el vostre gestor pugui veure us permetrà enllaçar-vos professionalment si el missatge de correu electrònic es reenvia. I sí, això no hauria de dir-ho, però tot i així passa tot el temps. Un amic meu treballava amb una dona que es queixava per ella en una cadena de correu electrònic i endevina què? El correu electrònic va acabar a la safata d'entrada.
Recordeu també que el correu electrònic de l’empresa és propietat de l’empresa i es considera un joc just si els recursos humans decideixen que necessiten accés al vostre compte. No heu de deixar mai la vostra bústia d’assessorament a un col·lega, queixes sobre els vostres col·laboradors o detalls sobre els vostres plans de cap de setmana.
Correcció ràpida: sigueu el professional consumit i fingiu que el vostre cap està encarregat a cada correu electrònic que envieu. Fi de la història.
