Com a membre de Gen Y, (esperem) ja coneixeu les regles més importants d’etiqueta de correu electrònic: mantingueu-lo curt i dolç i no poseu res en un correu electrònic que no voldríeu reenviar a la vostra àvia, el vostre cap, o el vostre altre significatiu.
Però de vegades, la part més interessant sobre l’escriptura d’un correu electrònic no és el contingut en absolut, és com començar i acabar-lo. Sobretot al lloc de treball, no sempre és tan senzill com començar amb "Estimat Joe" i signar-se amb "Gràcies, Kelly".
Així que quan esteu enviant un missatge a un gestor de contractació, a un executiu o, fins i tot, al vostre cap, aquí us assegureu que aneu avançant el vostre millor ciber-peu: des del principi fins al final.
1. Un correu electrònic de Qui?
Primeres coses primer: és hora de retirar el vostre compte de correu electrònic “[email protected]”. De veritat. No és bonic ni creatiu, no és professional. Si utilitzeu un compte de correu electrònic per qualsevol altre motiu que no sigui xerrar amb els vostres amics de la universitat, utilitzeu una adreça que incorpori les vostres primeres inicials o el vostre nom inicial i deixeu-ho a la mateixa. També heu d’anar amb compte quan utilitzeu els números 0 o 1 de la vostra adreça de correu electrònic; pot ser difícil dir-los a part d’una lletra majúscula O o una minúscula L.
2. Eviteu saludar Gaffes
L'elecció de la primera paraula de correu electrònic és fàcil: "estimat" o "hola" funcionen gairebé en qualsevol situació. Però després pot resultar complicat. En les comunicacions habituals en el lloc de treball, adreçar-se a la persona amb el seu nom sol estar bé, i l'ús de títols pot fer que us sembli massa formal, plàcid o juvenil.
Però hi ha excepcions: alguns executius de nivell superior prefereixen “Sr.” o “Sra”, per la qual cosa val la pena mantenir-se l’orella per escoltar com altres persones s’adrecen normalment a ell. I és una aposta segura quan trobeu per primera vegada amb un metge o professor mèdic que preferirien ser abordats com a "Dr."
Quan envieu correus electrònics per a la vostra cerca de feina, el millor és utilitzar els títols. Però, si no coneixeu el gènere de la persona amb qui us poseu en contacte, no ho suposeu: aneu només amb el primer nom. Sí, Christina "Chris" Brown pot perdonar-te per trucar-la com a senyor, però l'últim que vols fer és avergonyir-te abans que entri al cor del correu electrònic.
Finalment, si no teniu un nom específic per al destinatari (per exemple, envieu una consulta laboral a una adreça central de RR), un simple "hola" és perfectament suficient.
3. Tanca amb cortesia
És possible que tingueu la vostra línia de tancament de correu electrònic preferida, però sempre heu de tenir en compte la vostra relació amb el corresponsal i el motiu del correu electrònic quan sigueu la sessió. Aquí teniu un cop d’ull ràpid a algunes etiquetes d’ús comú i al missatge que transmeten:
Sincerament: es tracta d’un sentiment de tancament universal i 100% apropiat en la majoria de les situacions, però es pot veure com una mica maldestre o apte per a la correspondència amb algú que coneixeu bé.
Salutacions cordials: Aquesta frase és professional, però amb certa calidesa. És habitual que els correus electrònics de negocis siguin menys formals, com per exemple entre els companys de treball que treballen junts una mica amb freqüència. Això es pot escurçar a "Salutacions" quan envieu per correu electrònic a algú conegut.
Millor: aquesta sessió es discuteix àmpliament i es considera que va des de sincer a trit, segons el filtre del destinatari. Simplement és una versió reduïda de "Salutacions cordials" i pot transmetre sensacions positives. Però, també es pot interpretar erròniament com a inautèntic si no teniu una relació prèvia individualitzada amb la persona que envieu el correu electrònic.
Respectuosament: es tracta d’un enviament formal que s’escau en enviar un missatge de correu electrònic al president general, president del consell o a un directiu d’empresa d’alt nivell.
A fons: sens dubte és un tancament social, no professional. Envia el missatge de simpatia i interès genuí, però amb un nivell de familiaritat que es manté millor fora de la correspondència professional.
Salutacions cordials: Aquesta és una versió més formal de "cari", però encara és la més adequada per a correus electrònics socials.
El teu veritablement: Sovint es considera una mica embolicat per correu electrònic, aquest tancament es pot utilitzar millor per a correspondències més formals com una carta impresa.
4. Feu que la vostra signatura sigui útil
Assegureu-vos que la vostra línia de signatura enumeri els fonaments bàsics: el vostre nom complet, el títol, el nom de l'empresa i la informació de contacte, inclosos els números de telèfon i el correu electrònic. El logotip de l'empresa també pot ser un complement agradable estèticament.
Quan envieu correus electrònics relacionats amb la cerca de feina, utilitzeu el vostre nom i la informació de contacte. Però estigueu atents a quines dades de contacte proporcioneu, però, si no voleu que els possibles empresaris que truquin a la línia de recepció de la recepcionista, no en feu aquest número. I si feu servir Facebook, Twitter i LinkedIn de forma professional, està bé incloure aquesta informació també.
De vegades veuràs correus electrònics que inclouen pressupostos o articles enginyosos com a part de la signatura, però seguiu amb precaució abans de pensar que els vostres necessiten aquest tipus d’actualització. Els correus electrònics empresarials han de contenir només això: empreses. La vostra signatura no és el lloc on difondre les vostres creences o interessos personals.
Quan aneu a escriure un correu electrònic, assegureu-vos de prestar tanta atenció a la vostra línia d'obertura i tancament com a la resta del contingut. No deixeu que un embalatge evitable que molesti o distregui el destinatari abans que ell arribi a la part més important del vostre correu electrònic: el missatge.
