Si és bo respondre, hauria de ser encara millor respondre a tots. Dret? No sempre. Si la resposta és realment important per a tots els destinataris, s'ha d'utilitzar un "Respon a tots".
Alguns responen que tots els escenaris es deuen a errors quan un destinatari no s'adona que heu fet clic o ha fet clic a aquesta opció. La majoria, però, són probablement degudes al fet que la persona no s'adona quan s'enviarà Reply All messages.
En qualsevol cas, és generalment molest per a les altres persones que participen en el missatge del grup. L'ús de l'etiqueta electrònica adequada, ja sigui en el lloc de treball o socialment, és increïblement important. Per aquest motiu, és millor utilitzar Respondre tot amb cautela.
Quan respon a tots
Utilitzeu la funció "Respon totes" del programa de correu electrònic només quan la vostra resposta sigui necessària per conèixer el remitent original i totes les persones als camps A: i Cc: del correu electrònic original.
No responguis a tots quan:
- Només el remitent original necessita saber la vostra resposta,
- Els vostres comentaris seran crucials per conèixer el remitent original i alguns altres destinataris.
- Feu una resposta normal en aquest cas i, a continuació, afegiu els altres destinataris seleccionats manualment. Podeu copiar les adreces del correu electrònic original si això ho ajuda.
- El vostre missatge és senzill com "Gràcies". o "jo també".
- Gràcies, les notificacions poden ser correctes per enviar, però no les envieu a qualsevol altre destinatari. Només el remitent realment ha de ser conscient de com se sent sobre el missatge, no totes les altres persones del grup.
Respon que tot s'hauria de reservar només per a casos especials. Només s'ha d'utilitzar si heu d'enviar el mateix missatge a cada destinatari del grup. En cas contrari, si no necessiteu fer-ho, haureu de respondre només a les persones rellevants. Això només pot respondre al remitent o utilitzar els camps Cc: o Bcc: per a destinataris múltiples i específics.
A tall d'exemple, considereu rebre un correu electrònic preguntant si vol venir a una festa de retirada aquest cap de setmana. Imaginem que va ser enviat a altres 30 persones i se li demana no només si es dirigeix, sinó si pot portar algun menjar o ajudar-lo d'alguna altra manera.
Normalment, no és apropiat en aquesta situació enviar una resposta a tothom i explicar que no pots anar perquè has de treballar aquest cap de setmana i que el teu fill està malalt de tota manera, així que no és un bon cap de setmana per a tu. Aquestes dades són rellevants per al remitent, però probablement no per a tothom que hagi estat convidat.
Tanmateix, hi ha moments en què hauríeu de respondre a tots i quan se us espera respondre a tots. Potser implica una discussió en grup sobre un projecte de treball o una altra cosa que implica directament els altres destinataris.
No importa el cas, sempre haureu de pensar abans d'enviar un correu electrònic massiu als altres. Encara és pitjor quan unes quantes persones envien resposta a tots els missatges una darrere l'altra i obteniu una dotzena d'correus en un lapse de minut o dos. Aquests no només són difícils de fer un seguiment, sinó que també molesten si no necessiteu llegir-los.
