Al món dels correus electrònics, fins i tot el més petit canvi pot convertir el vostre missatge bé en un de fantàstic. El fet d'escriure la vostra redacció només pot ser la diferència entre una connexió important prement la icona de la paperera o, en realitat, fer clic a "Respon".
Com algú que gestiona una organització completament virtual amb més de 120 membres del personal, he vist més que la meva bona part de missatges de correu electrònic fantàstics –i totalment subparmes– i m’he adonat que, moltes vegades, la professionalitat del missatge (o falta). és el que em fa decidir si pot ajudar l'emissor o no.
Quins són aquests petits canvis que poden fer que els teus correus electrònics siguin més professionals (i, per tant, molt més propensos a obtenir el que desitges)? A continuació, es detallen nou coses claus.
1. Tenir una línia d'assignatura amb finalitat
No importa qui envieu un missatge de correu electrònic, no deixeu mai la línia de l’assumpte en blanc o vagi (us miro, “Pregunta” o “Missatge important”). El truc és ser el més específic possible, però mantenir la vostra línia al voltant de quatre a nou paraules. Menys és més, però tenir alguna cosa per començar, és crucial: temptarà el lector a fer clic al vostre correu electrònic i us ajudarà a trobar-lo a les vostres safates d’entrada més endavant.
La vostra assignatura també pot ser un lloc ideal per deixar clar quins són els propers passos. Proveu d’afegir (Necessiteu per dimarts) si hi ha un termini límit (no urgent) si no és sensible al temps o bé (No cal resposta) si es tracta d’un correu electrònic FYI al qual no necessiteu resposta.
2. Escriviu el vostre correu electrònic enrere
Probablement sabeu que tots els missatges de correu electrònic han de tenir una crida a l'acció. Tant si es tracta de fer-vos arribar per correu electrònic en un moment determinat com si s’organitza una reunió, és més fàcil que el vostre lector sàpiga què haurà de fer després.
Però molta gent enganxa això a l’última frase del missatge. En lloc d'això, per facilitar la digestió dels vostres missatges de correu electrònic, poseu la vostra pregunta específica a la primera frase i, a continuació, afegiu la informació que necessiteu per fer una còpia de seguretat als paràgrafs següents.
3. Dóna el context
Quan faci una crida a l’acció, assegureu-vos d’incloure algun tipus de frase que estableixi el context del correu electrònic (“Aquest és l’informe que vam comentar la darrera reunió” o “Aquest és el meu seguiment del nostre esdeveniment dilluns passat”).
4. Fer ús de l’espai
Això, sens dubte, sembla un discret, però en realitat no és estrany rebre correus electrònics sense pauses entre paràgrafs i pensaments nous. Res és més indiscutible que rebre un correu electrònic que sembla un mur de text on l’escriptor ni tan sols es va molestar a desglossar frases en paràgrafs petits i més manejables. Facilita el lector: Dóna-li un començament al correu electrònic, un mitjà (curt) i un final.
5. Enganxeu un tipus de lletra únic
Si utilitzeu Neon Comic Sans en un missatge de correu electrònic no us farà memorable, només us farà estrany. En altres paraules, guardeu sempre el tipus de lletra i el color de correu electrònic per defecte. A més, no utilitzeu diversos tipus de lletra al vostre correu electrònic. Això sol passar per casualitat quan la gent copia i enganxa informació d'altres llocs, ja que els clients de correu electrònic com Gmail no eliminen el format. Per evitar-ho, premeu "shift + command + v" en lloc només de "command + v", que farà que el text coincideixi amb la formatació del correu electrònic.
6. En negreta o subratllat, però només quan és necessari
Si el vostre correu electrònic conté més d’un punt o pregunta molt important, utilitzeu en negreta o subratllat per distingir aquelles parts del vostre missatge. Només heu d’anar amb compte de passar per sobre amb el format de tipus de lletra: al final, no voleu que hi hagi un correu electrònic completament en cursiva, en negreta i subratllat.
7. Corregeix tot
Tothom sap comprovar si hi ha errors d’ortografia i de gramàtica als correus electrònics, però heu comprovat que s’indiquin correctament les dates, els títols d’esdeveniments, els terminis i els noms? En el meu cas, sempre em sento una mica molest quan la gent posa aquest "L" extra a "Lily" per convertir-lo en "Lilly".
8. Manteniu la vostra signatura senzilla
És bo tenir una signatura que sigui més que el vostre nom, però no hauria d’ocupar la meitat del correu electrònic. No deixeu les cites llargues, els paràgrafs de la vostra història de vida, reposeu fragments i us en feu la idea. Només hi ha el vostre nom, la vostra posició actual i una o dues maneres de contactar-vos (com ara una adreça de correu electrònic i un maneig de Twitter amb hiperenllaços).
Una altra nota lateral: he vist un nombre sorprenent de professionals que posaven les cotitzacions religioses al final de les seves signatures de correu electrònic i, sens dubte, és una cosa que cal pensar amb deteniment. Recordeu-lo, probablement no coneixeu els sistemes de creences de la majoria de les persones que envieu el vostre correu electrònic i no voleu que algú es posi de baixa a causa d'una cosa totalment del vostre control.
9. Utilitzeu BCC quan sigui necessari
En lloc de mantenir algú que ja no forma part de la conversa en un fil, traslladeu aquesta persona a BCC (i assegureu-vos que la feu saber quan ho feu!). Un simple "Moviment a BCC" al començament del correu electrònic hauria de ser suficient per assegurar-se que tots estan a la mateixa pàgina.
L’enviament de correus electrònics excel·lents consisteix en dominar els petits matisos que el vostre lector pot no notar, però que inconscientment els agrairà. Armat amb aquesta llista, esteu un pas més a prop de ser el mestre de la safata d'entrada.
