Realitzeu una combinació de correu de Microsoft Word des d'Excel

Ús de MicrosoftCorreu de correu Podeu enviar el mateix document amb petits canvis a un gran nombre de destinataris. El terme combinar prové del fet que un document (una lletra, per exemple) es combina amb un document d'origen de dades, com ara un full de càlcul.

Les dades d'aquest tutorial es poden compilar amb la majoria de versions de Microsoft Excel incloent 2007, 2010, 2013, 2016 i Office 365.

La característica de combinació de correu de Microsoft Word és compatible amb Word 2010, 2013, 2016 i Office 365.

Word's Correu de correu La funció funciona sense problemes amb dades d'Excel. Mentre Word també us permet crear un origen de dades, les opcions per utilitzar aquestes dades són limitades. Si ja teniu les vostres dades en un full de càlcul, no té sentit tornar a escriure tota la informació a l'origen de dades de Word.

Preparació de les dades per a la combinació de correu

En teoria, podeu utilitzar qualsevol full de càlcul d'Excel en una funció de combinació de correu de Word sense cap preparació especial. No obstant això, haureu de prendre un temps per preparar el vostre full de càlcul per optimitzar el procés de combinació de correu.

Organitzeu les dades del full de càlcul

Les vostres dades d'Excel s'han d'organitzar correctament files i columnes. Penseu en cada fila com un sol registre i cada columna com a camp que voleu inserir al document. Si necessiteu una actualització, consulteu un tutorial d'entrada de dades d'Excel.

Crea una fila de capçalera

Creeu una fila de capçalera per al full que voleu utilitzar per a la combinació de correu. Afila de capçalera és una fila que conté etiquetes que identifiquen les dades a les cel·les que hi ha a sota. A vegades, Excel pot tenir problemes per diferenciar entre les dades i les etiquetes, de manera que deixeu-les en evidència mitjançant l'ús de text en negreta, vores de cel·les i ombres cel·lulars que són únics a la fila de capçaleres: això garanteix que l'Excel el diferenciï de la resta de dades.

Més tard, quan fusioneu les dades amb el document principal, les etiquetes es mostren com els noms dels camps de combinació, de manera que no hi ha confusió sobre quines dades està inserint al document.

És una bona pràctica etiquetar les columnes del full de càlcul d'Excel, ja que ajuda a prevenir errors d'usuari en el futur.

Posar totes les dades en una sola fulla

Les dades que voleu utilitzar per a la combinació de correu electrònic han d'estar en un full; si es distribueix en diversos fulls, heu de combinar els fulls o realitzar diverses combinacions de correu. A més, assegureu-vos que els fulls tinguin un nom clar, ja que heu de seleccionar el full que voleu utilitzar sense visualitzar-lo.

Associació d'un origen de dades en una combinació de correu

Per associar el vostre full de càlcul Excel preparat amb el vostre document de Word:

1. Feu clic al Correus pestaña del cinta.

2. Seleccioneu el Comença la combinació de correu botó per accedir al desplegable.

   A mesura que escrivim les nostres dades en una carta per a aquest exemple, seleccionarem el Carta opció de la desplegable.

3. Seleccioneu el Seleccioneu Destinataris botó per accedir al desplegable.

   Volem importar les nostres dades des d'un full de càlcul desat, així que seleccioneu el Utilitza una llista existent … opció.

4. Des del quadre de diàleg, trobeu i seleccioneu el vostre fitxer Excel.

   Feu clic D'acord procedir.

5. De la Selecciona la taula Caixa de diàleg, seleccioneu el full amb la taula i feu clic a la icona D'acord botó

   Si el vostre Excel té encapçalaments de columna, assegureu-vos que el La primera fila de dades conté encapçalaments de columna l'opció està marcada.

6. Feu clicD'acord.

Ara que l'origen de dades s'ha associat amb el document principal, podeu començar a escriure text o editar el document de Word. Tanmateix, no podeu fer canvis al vostre origen de dades a Excel. Si necessiteu fer canvis a les dades, heu de tancar el document a Word abans de poder obrir l'origen de dades a Excel.

Inserció de camps de barreja al vostre document

1. Feu clic alInsereix un camp de combinació botó a la barra d'eines Combinar correspondència per obrir la finestraInsereix un camp de combinació desplegable.

2. Ressalteu el nom del camp que voleu inserir a la llista i feu clic aInsereix.

Visualització de documents de combinació de correu

En inserir camps de combinació en un document, Word no controla el format de les dades de l'origen de dades. Si voleu aplicar el format com a cursiva, en negreta o subratllat, heu de fer-ho a Word.

Si visualitzeu el document amb camps, seleccioneu les dues fletxes a banda i banda del camp al qual voleu aplicar el format. Si visualitzeu les dades fusionades al document, ressalteu el text que voleu canviar.

Tots els canvis de format es porten a través de tots els documents fusionats, no només els individuals.

Previsualització dels documents confeguts

Per previsualitzar els documents fusionats, feu clic a la iconaConsultar dades combinades botó a la barra d'eines Combinar correspondència. Aquest botó funciona com un commutador, de manera que si voleu tornar a visualitzar només els camps i no les dades que conté, torneu a fer-hi clic.

Navegueu pels documents fusionats usant el botons de navegació a la Correu de correu cinta Són, d'esquerra a dreta:Primer registre, Registre anterior, Anar a gravar, Registre següent, i Últim registre.

Abans de combinar els documents, previsualitzeu-los tots o tants com pugueu verificar que tot es fusiona correctament. Presteu especial atenció a la puntuació i l'espai entre les dades fusionades.

Finalitzeu el document de combinació de correu

Quan estigueu preparat per combinar els documents, teniu dues opcions.

• Fusionar a la impressora: El primer és fusionar-los amb la impressora.Si seleccioneu aquesta opció, els documents s'envien a la impressora sense cap modificació. Podeu fusionar-vos a la impressora fent clic al botóFusionar a la impressora botó de cinta.
• Fusionar-se en un nou document: Si necessiteu personalitzar alguns o tots els documents (si bé, seria convenient afegir un camp de notes a l'origen de dades per a les notes personalitzades) o fer altres canvis abans d'imprimir, podeu combinar-los amb un document nou. Quan es fusiona amb un document nou, el document principal i l'origen de dades romanen intactes, però teniu un segon fitxer que conté els documents fusionats. Per fer-ho, feu clic a la iconaFusiona amb un nou document botó de la barra d'eines.

Independentment del mètode que trieu, se us mostrarà un quadre de diàleg en què podeu indicar que Word combina tots els registres, el registre actual o un interval de registres. Feu clic al botó d'opció al costat de la vostra elecció i, a continuació, feu clic aD'acord.

Si voleu combinar un interval, poseu el número inicial i el número final dels registres que voleu incloure a la combinació abans de fer clicD'acord.

Si decidiu imprimir els documents, després de que aparegui el quadre de diàleg, se us mostrarà la Imprimir Caixa de diàleg. Podeu interactuar amb ell de la mateixa manera que ho faríeu amb qualsevol altre document.