Hi ha poques coses més frustrants que passar hores escrivint (i suprimint i reescrivint) el correu electrònic perfecte de cinc frases, i no obtenir la resposta que esperaves. Pensàveu que el vostre director estaria emocionat, però, en canvi, sona, molest.
Què va passar? Heu enviat el vostre missatge en el moment equivocat? No heu fet prou clara la sol·licitud? La salutació va ser massa amable? ¿Va deixar anar la vibració errònia?
Sorprenentment, el tema pot arribar a quelcom molt més senzill: un parell de paraules. Paraules molt probables en un correu electrònic que ja heu enviat avui.
Fa poc, vaig escriure un article sobre paraules que deixen la impressió equivocada en els correus electrònics i em vaig quedar impressionat de la quantitat de professionals (sobretot empresaris i gestors de contractació) que em van tuitejar amb més suggeriments per afegir a aquesta llista.
Quines van ser algunes de les paraules més comunes que van presentar? Llegiu-los i ploreu.
1. També
Ho admeto: tinc una addicció a la paraula "també". S'ha arribat al punt on he de fer una correcció especial sobre els meus correus electrònics per assegurar-me que no l'he inclòs més d'una vegada en cap missatge. Si utilitzeu "també" massa sovint us pot semblar que us ho demaneu excessivament i, si us trobeu al final de la recepció de tots aquests ítems d'acció, us pot resultar aclaparador decidir què s'ha d'afrontar primer.
Les paraules de transició són necessàries per als correus electrònics, però, què cal fer un remitent de correu electrònic? Algunes de les meves alternatives preferides inclouen "a més", "a més", "aprofitant això" i "en una altra nota".
2. Probablement
Igual que “esperem” (de què parlava a l’altre article), aquesta paraula afegeix un cert nivell d’incertesa al que estàs dient quan no hi ha d’haver.
Per exemple, en lloc d’enviar un missatge de correu electrònic dient: “Probablement podríeu fer-ho avui a les cinc de la tarda”, sigueu més concrets amb el termini. Treure “probablement” del tot. O, si realment no esteu segur d’acabar el termini, feu-ne un termini nou, o com a mínim, una mica més de flexibilitat. Fins i tot dir que ho fareu per “el final d’avui” o “per demà quan arribeu a l’oficina” sona molt més senzill que un “probablement”. Cas pitjor d’escenari: sobreestimeu el temps necessari i entregueu les mercaderies abans d’hora. A la història del treball, ningú no s'ha queixat mai d'això.
3. Intenteu o Intenteu
Yoda va dir una vegada: "Feu o no, no hi ha cap prova", i va tenir un bon punt.
"Intentar" o "intentar" cau al mateix territori que "probablement", ja que no dóna cap indicació que se senti confiant en el que feu. De fet, diversos empresaris que em van tuitejar van assenyalar que quan un empleat fa servir qualsevol frase, només assumeixen que ell o ella no poden fer el que se li va demanar.
Realment voleu que el vostre cap dubte per tu per culpa d’una sola paraula? Permeteu-me que us respongui per vosaltres: No. La propera vegada que us trobeu utilitzant "provar" en un correu electrònic, traieu-lo. Si no esteu segurs de si podeu fer-ho o no, pregunteu-vos per què, si és que no teniu informació vital o habilitats específiques, poseu-vos en contacte amb les parts pertinents i esbrineu què necessiteu obtenir o assolir per obtenir el vostre. "Intenteu" fer un "fer". Si no és possible, el vostre gestor voldrà saber-ho immediatament. Mentre expliqueu per què (exemple: "No tinc permís per accedir a la unitat compartida"), ell o ella entendrà i us ajudarà a eliminar l’obstacle o simplement tornar a assignar la tasca.
4. Sincerament
Si hi hagués alguna paraula que competís amb "literalment" pel terme més mal utilitzat, "sincerament" hi seria aquí. La gent ho ruixa tot el correu electrònic com a farcit, i al cap d'un temps, la cerca de mostrar l'honestedat comença a sentir-se inautèntica, com si deixessis que algú entrés en un gran secret, no és en absolut un secret.
Sincerament, talla-ho.
5. Pensa
La gent parla de frases qualificatives tot el temps ("No estic segur si aquesta és una bona idea, però …"), però una que sembla que apareix amb freqüència és "crec …" No m'havia pensat realment en aquesta fins que un gestor de contractació em va tuitejar, així que vaig passar correus electrònics dels meus empleats per veure si era veritat.
Prou segur, allà era. "Crec que hauríem d'avançar". "Crec que hauríem de seure i parlar d'aquest tema". "Crec que ens acostem." Hi va haver diversos missatges de correu electrònic on la gent va utilitzar aquesta frase cap amunt de tres vegades en un paràgraf. I mentre vaig notar que els dos sexes l'utilitzaven, les dones tendien a escriure "crec" amb molta més freqüència.
La propera vegada que envieu un missatge, només heu de deixar la secció “Crec que…” i compartir les vostres opinions. Al cap i a la fi, si el missatge de correu electrònic us ve, algú que l’envieu us atribuirà immediatament qualsevol pensament.
Diuen que menys ho és, i sincerament crec que probablement fer que els teus correus electrònics siguin més curts també és la millor manera de seguir. Veieu què vaig fer allà?
