Probablement heu sentit els consells que cada missatge de correu electrònic que envieu hauria d’incloure una clara crida a l’acció per al destinatari. Té sentit: si no hi ha res que necessiti que realitzin aquest missatge de correu electrònic, hauríeu d’enviar-lo realment?
Tot i això, ser explícit sobre el que necessita també pot sentir-se una mica contraintuïdor. No volem semblar controladors de vapor, per la qual cosa enviem missatges tan educadament vaga, que acaben sent clars. El destinatari arriba fins al final i pensa: "Uhhh, bé … Ara què?"
Culpable dels càrrecs? No esteu sol, raó per la qual he combinat aquestes senzilles plantilles de trucada que podeu copiar, enganxar i utilitzar als vostres correus electrònics.
Alguns criden a l’acció de fer i no fer
Abans d’arribar a les plantilles, donem a conèixer algunes bones pràctiques que heu de tenir en compte a l’hora d’utilitzar les trucades d’acció als vostres correus electrònics.
Aquest primer que probablement podria veure que ve: No siguis massa general. Especifiqueu-vos exactament sobre el que necessiteu per part de l'altra persona.
L’enviament d’un correu electrònic amb un informe de 80 pàgines adjunt i una sol·licitud en blanc com, "Hola, es pot mirar?", Només desbordarà el destinatari, cosa que significa que probablement no obtindreu resposta.
En canvi, preguntar alguna cosa així com: "Podríeu fer una ullada a les pàgines 18-24 i informar-me si teniu algun canvi per dimecres?", Proporciona una orientació clara i útil.
A continuació, incloure un termini amb la vostra crida a l'acció. Ho aconsegueixo, això et fa empènyer. Tanmateix, és probable que saps quina irritant és quan algú t’envia alguna cosa que no tingui indicació de quan ho necessiti. Elimineu qualsevol confusió fora de la ratlla fent que la vostra línia de temps sigui clara.
Finalment, no us oblideu de dir "gràcies" just després de la vostra crida a l'acció. Sí, pots ser senzill i simpàtic alhora, i fer-ho també ajudarà a alleujar els nervis per estar tan a l’altura del que necessites.
Ho tinc? Genial! Iniciem les trucades d’acció que podeu copiar i enganxar en alguns escenaris habituals de correu electrònic.
Truqueu a l’acció # 1 quan necessiteu una resposta
La plantilla: Em podeu fer saber? Necessito una resposta per. Gràcies!
Exemple: Em podeu fer saber si el client encara ha respost amb comentaris? El divendres necessito una resposta per concloure aquest acord. Gràcies!
Truqueu a l’acció # 2 quan necessiteu comentaris sobre alguna cosa
La plantilla: envieu el vostre comentari a través de com a molt tard. Moltes gràcies!
Exemple: envieu el vostre comentari a les diapositives 10-20 d'aquesta presentació mitjançant el Google Doc I enllaçat en aquest correu electrònic com a molt tard el 30 de novembre.
Truqueu a l’acció # 3 quan hagueu de confirmar una reunió
La plantilla: ens podem reunir a parlar per parlar? Si us plau, fes-me saber si funciona per a tu. Gràcies!
Exemple: Ens podem reunir dijous a les 10 del matí per parlar del redisseny del lloc web? Per favor, aviseu-ho per demà si això funciona per a vosaltres. Gràcies!
Truqueu a l'acció # 4 quan envieu una actualització o un recurs
La plantilla: reviseu abans i no dubteu en contactar-me directament amb qualsevol dubte. Moltes gràcies!
Exemple: consulteu l’informe adjunt destacant els números de trànsit d’aquest mes abans de la reunió d’equip i no dubteu en contactar-me directament amb qualsevol dubte. Moltes gràcies!
Truqueu a l’acció # 5 quan només necessiteu una resposta
La plantilla: respon a aquest correu electrònic amb by. Si no us escolto de llavors, ho faré. Gràcies!
L’exemple: Respondre aquest missatge de correu electrònic amb el vostre RSVP dimarts. Si no us escolta, aleshores suposaré que no assistireu a dinar. Gràcies!
Sé el més estrany que pot semblar tan explícit sobre el que necessiteu al vostre correu electrònic. Però, de debò, no s’espanti.
Recordeu que aquest nivell de claredat està realment ajudant el destinatari. Els estalvieu els passos i el treball afegit d’haver de fer un seguiment del que necessiteu per fer-los. Tot i que se sent massa assertiu, prometo que la majoria de la gent apreciarà (i potser fins i tot n'aprèn!) El fet que siguis tan directe i transparent.
