Passes de reunió a reunió. La vostra safata d’entrada s’omple fins a les bústies (i fins aquí arribeu). Estàs passant hores i hores treballant cada dia i encara no tens la sensació que hagis fet una mica de detecció a la teva llista de tasques.
Nosaltres entenem. Hem estat allà. I sabem que simplement mai hi haurà hores al dia. Així doncs, hem recopilat una llista dels consells de productivitat que ens ajuden a treure el màxim profit del temps.
Des de planificar el dia al vostre atac fins a evitar que el correu electrònic us permeti reduir-vos a les distraccions que sempre semblen aparèixer, us ajudarem a fer-ho tot el més eficient possible per tal que finalment tingueu temps per a altres coses (com, ja saps, dorm).
Planificació del vostre dossier
- No sobreestimeu el nombre de coses que podeu fer en un dia. En lloc de crear una llista massiva de tasques pendents (i sentir-se frustrat quan no l’acabeu), proveu la nostra llista de tasques 1-3-5: tasqueu una tasca gran, tres tasques mitjanes i cinc. petites tasques fetes cada dia.
- "Si ja he acabat alguna cosa, ho anoto i ho comprovo fora de la llista. Sempre em sembla bé fer alguna cosa. ” Michael Peggs, @michaelpeggs
- Proveu a ajuntar les emocions a les vostres tasques: recordar-vos que finalitzar un to de gran client us farà sentir “triomfants” o que l’objectiu de la vostra declaració d’impostos us donarà un “alleujament massiu” potser serà l’impuls que necessiteu per potenciar-lo.
- No poseu mai un projecte enorme a la vostra llista. En lloc d'això, desgloseu-lo en les tasques més petites per ajudar-vos a mantenir el bon camí fins assolir l'objectiu final.
- "Gràcies a Evernote, el meu sistema organitzatiu s'ha transformat en una confusió complexa de pàgines de quaderns, notes enganxoses i fitxers Edició de text en un sistema Evernote integrat, estretament teixit, que es sincronitza amb el meu portàtil, telèfon mòbil i tauleta. Des de les notes del client fins als esborranys de blocs fins a les seqüències de comandaments, tot és aquí. ” Michael Terrell, @michaelterrell
- A mesura que esteu pensant en totes les coses que cal fer, tant en el treball com en la vida, considereu quines tasques podeu treure del vostre plat externalitzant-les.
- Obteniu el que més t'agrada fer primer. Això us animarà a fer-ho més ràpid perquè pugueu acostar-vos a les tasques que més gaudiu, fent que la resta del dia sigui una mica millor.
- Completeu una tasca important abans de dinar. Si aconsegueixi una cosa important de la manera d’hora, podeu fer un descans per dinar revifant i començar la tarda a la fresca, sense sentir-vos pànic per les coses pendents de la vostra llista.
- “Cada diumenge faig una llista de què he de fer aquesta setmana. Em bloqueo un dia per acabar els articles. Deso els darrers 30 minuts de cada jornada laboral per crear un pla per al dia següent amb tres tasques prioritàries. També faig servir aquests darrers 30 minuts per tancar tasques i comprovar el correu electrònic. Això fa que els matins siguin molt més fàcils! ” Anna Runyan, @classycareer
- Hi ha molts sistemes de gestió de tasques allà mateix, per la qual cosa en última instància es tracta de trobar el que funciona per a vosaltres i complir-lo. Provar nous sistemes constantment serà una pèrdua de temps a la llarga, per la qual cosa passa un mes a experimentar i, a continuació, es compromet. Suggeriment: el vostre sistema final pot ser una combinació de diversos!
Com fer servir el correu electrònic
- Comproveu només el correu electrònic a hores específiques del dia i proveu de limitar-lo a només 4-5 vegades al dia. Si no teniu gaire control d’autocontrol, utilitzeu una eina com Inbox Pause per evitar que els correus electrònics es mostrin a la safata d’entrada fins que no estigueu preparats per a ells.
- Si el missatge de correu electrònic us atreu, prova el sistema de Time Management Ninja per comprovar-lo només dues vegades al dia.
- Necessiteu respondre els correus electrònics amb pressa? Afegiu la signatura “Enviat des del meu iPhone” a la part inferior de la pàgina, fins i tot si envieu un correu des del vostre ordinador. Tot i que no ho heu de fer tot el temps, és una manera ràpida de eliminar algunes respostes d’una frase sense que la gent pensi que està sent maleducada.
- Apropa els teus correus electrònics en termes de quant de temps et trigarà a respondre-los. Si triguem menys de tres minuts a respondre, només cal que ho facis ara. Si us caldrà més que això, deixeu-ho de banda. I després, quan tingueu un tros de temps important, afronteu-los primer.
- Com més ràpid respon, més breu és la vostra resposta, i menys temps hauràs de perdre amb les explicacions de "Disculpeu la resposta retardada". Per tant, si no podeu respondre a un missatge de correu electrònic en 48 hores, com a mínim, respongui amb un ràpid "Arribaré a aquest tema!"
- Un cop al trimestre, netegeu una safata d'entrada massiva i arxiveu tots els missatges més antics de dos a tres mesos. (Seriosament, respondre-los en aquest punt seria vergonyós.) Com que els correus electrònics que esteu subscrits per publicar-los a la safata d'entrada, prengueu una decisió ràpida sobre si els heu llegit o si us heu de donar de baixa.
- "Eviteu comprovar el correu electrònic al matí. Respon als missatges massa fàcil que es pugui deixar de banda. Trobo que quan m’espero fins que hagi completat alguns dels articles prioritaris de la meva llista de tasques, puc donar més atenció als correus electrònics i també sento que he realitzat el meu treball. ” Hannah Morgan, @careersherpa
- Feu servir respostes enllaunades per evitar que escriviu les mateixes coses una i altra vegada. Per a qualsevol missatge de correu electrònic que envieu regularment (o fins i tot només a una part d’un correu electrònic, com el paràgraf d’enfocament), creeu una resposta enllaunada que podeu introduir sempre que ho necessiteu. Mai heu sentit a parlar de respostes enllaunades? Més informació aquí
- Configureu filtres automàtics per extreure els correus electrònics de la vostra safata d'entrada i a la carpeta dreta. (Aquesta és una opció fantàstica per a coses com els butlletins en què voleu tornar al vostre moment.)
- Feu servir Boomerang per extreure els correus electrònics de la safata d’entrada fins que estigueu preparats per fer-hi front. Això és útil per dues raons: Primer, aconsegueix que el missatge sigui fora de la vista i fora de la ment, proporcionant-li espai per pensar en altres coses. En segon lloc, més endavant et recorda automàticament el correu electrònic i li permetrà preocupar-te pel seguiment pel teu compte.
- Voleu rebre menys correu electrònic a la safata d’entrada? Proveu de crear un resposta automàtica amb respostes a les preguntes que feu més freqüent. Quan sigui possible, sempre responeu els correus electrònics amb declaracions en lloc de preguntes per evitar massa enrere i endavant.
Gestió de reunions
-
No programeu més temps del que necessiteu. La majoria de les reunions estan programades per a una hora completa, quan han de ser de 20 minuts, 30 minuts o 45 minuts màxim .
-
No programeu "reunions d'actualització": donar una actualització gairebé sempre pot passar per correu electrònic. Si la finalitat de la reunió no és prendre una decisió o completar una acció junts, anul·lar-la (o bé suggerir al vostre cap que potser no serà necessari).
-
Agrupeu les reunions de manera secundària per evitar haver de passar del mode de reunió al mode de treball massa sovint o fer front al temps difícil entre les reunions en què teniu la sensació que no podeu acabar de fer res. Millor encara, programa una jornada sense reunions perquè tinguis almenys un dia en què realment puguis submergir-te en un treball focalitzat.
-
Si trobeu amb algú fora de l’oficina, penseu si realment heu de reunir-vos en persona. En el seu lloc, es podria complir el vostre objectiu amb una trucada telefònica o una videoconferència?
-
Sigueu increïblement proactius en mantenir les reunions en bon camí. Envieu a tothom una agenda per a cada reunió i, si la conversa és temàtica, no tingueu por de reafirmar-la. Un simple: "Fixem el temps per parlar-ne més endavant si us serveix, ja que només ens queden 10 minuts, ”Funciona perfectament.
-
Teniu una reunió telefònica única? Objectiu secret de mantenir-lo menys de 19 minuts. Això us ajudarà a mantenir al mínim un xic-chat amable i arribar directament al punt. I si la conversa continua i continua, dóna una bona excusa per què haureu de penjar (com una parada dura o un telèfon moribund).
Gestió del temps de dominació
- Creeu la vostra programació en funció dels vostres millors moments per fer-ho. Sabeu que esteu puntuals als matins? Deseu aquest temps per a un treball centrat i proveu de mantenir-lo lliure de reunions o distraccions. Sempre toqueu una calma cap a les 15:00? Planifiqueu una hora aquí cada dia per a tasques sense sentit.
- "No subestimeu el poder dels petits trossos de temps per fer-ho. En lloc de perdre els 15 minuts entre reunions, busqueu una llista de petites tasques que podeu eliminar en 15, 10 o fins i tot cinc minuts: respon a correus electrònics, poseu-vos en contacte amb un contacte, feu una lectura de la indústria. ” Companyia ràpida.
- No esteu segurs cap a on es dirigeix tot el vostre valuós temps? Utilitzeu un rastrejador com Rescue Time o Toggl per mantenir les pestanyes del que feu durant tot el dia. Durant una o dues setmanes, començareu a conèixer quins són els culpables que xuclen el temps, i podreu planificar el vostre atac per com es desferà d'ells.
- No heu de treballar durant tot el cap de setmana, sinó que intenteu trobar un parell d’hores per netejar la vostra safata d’entrada, treure tasques més petites i sense ànim de compte i començar a qualsevol projecte inminent. Fer això mentre veieu una pel·lícula els diumenges al vespre pot ser una manera excel·lent de fer-ho sense que sentiu que esteu fent massa feina.
- Utilitzeu terminis i límits de temps al vostre avantatge. Encara que, tècnicament, no teniu cap termini per a una tasca, en feu una. Saber que només teniu dues hores per fer-ho, us garantireu que no us perdeu una hora a Internet.
- Sembla contradictori, però assegureu-vos de programar molts descansos durant tot el dia. Som més productius quan tenim un treball centrat seguit de pauses curtes. Proveu d'utilitzar un temporitzador en línia per recordar-vos que us aixequeu del vostre escriptori, agafeu un refrigeri o una mica d'aigua o converseu amb un company de feina durant uns minuts abans de tornar a la pedra picant.
- Pressupost un temps limitat per a les vostres distraccions preferides. Saber que passareu 10 minuts a Instagram després de treballar durant un parell d’hores us pot ajudar a evitar ara perdre el temps. A més, utilitzar com a recompensa per aconseguir un treball dur us pot ajudar a mantenir-vos motivat.
- "Si teniu problemes per començar un projecte, feu que comenceu a executar un guionet. Dit d'una altra manera, establiu un temps o un determinat treball en el projecte que heu de realitzar abans de passar a qualsevol altra cosa. " 43 Carpetes
- “Sempre teniu tasques de seguretat. Hi ha moments en què la vida intentarà descarrilar la vostra productivitat: una persona amb la qual heu de parlar no està disponible, la Internet està a la baixa o, simplement, no us podeu concentrar en la tasca actual. Tingueu sempre altres opcions perquè pugueu fer-ho, encara que no pugueu finalitzar la vostra tasca principal. ” Gestió del temps Ninja
Com fer front a distraccions
- "Apago el meu ordinador i deixo el telèfon en llocs estranys que impedeixen trobar-lo immediatament. Això garanteix que estic desconnectat i estic plenament present. I la veritat és que sé que el meu cervell necessita una pausa, perquè el meu negoci patirà. ” Christie Mims, @revolutionsclub
- Necessiteu una solució ràpida per evitar que els vostres col·laboradors us distreguin? Escolta els auriculars. No és a prova d’enganys, però és molt menys probable que la gent us acosti amb alguna pregunta o xafardeig no urgent si us sembla connectat i de tasca.
- Quan ensopegueu amb articles interessants, no deixeu que la seva lectura s’obrirà en el camí de la vostra productivitat. En lloc d'això, utilitzeu un servei com Pocket o Instapaper per desar-los per llegir després quan tingueu més temps (com potser a la vostra navegació).
- Designar horari sense internet cada setmana. Tot i que gran part del nostre treball es basa en internet, encara hi ha coses que necessitem per dur a terme sense ell, i sovint aquestes són les tasques centrades que més evitem. Desactiveu el wifi durant un parell d’hores a la setmana per aprofundir en aquestes tasques.
- Agressiu-vos sobre com feu servir les xarxes socials a la feina. L’ideal seria que no l’hagueu d’utilitzar en absolut. Si heu de limitar-lo al vostre “temps de distracció” designat i desactiveu l’autoinici de sessió, de manera que tingueu una barrera cada vegada que aparegueu a Facebook. Cal ser agressiu? Proveu una aplicació com SelfControl per bloquejar l'accés durant la jornada laboral.
- Deixeu d’intentar fer tasques múltiples! Realment no estem construïts per això i, tot i que pot tenir la sensació que s’aconsegueixi més, al final, tot us farà més temps. Si això és difícil per a vosaltres, dediqueu una setmana o dues monasistents agressivament.
- “Igual que la multitasca, el desorden sobrecarrega els vostres sentits i us fa més difícil fer-ho. Així que si trobeu problemes per centrar-vos, mireu al vostre escriptori (i a l'escriptori de l'ordinador) per veure si algun d'ells necessita una mica d'ordenació. " Ooomf
- No dubteu a deixar-vos fora dels companys quan necessiteu un temps concentrat. Si utilitzeu un sistema de xat intern, poseu el missatge "No molesteu", per fer-los saber que treballeu en alguna cosa i quan tornareu a estar disponible. I si teniu una oficina real amb una porta? Tanca-ho, amb una bonica nota al front que explica el mateix.
- Per a un enfocament final, assegureu-vos que cap dels vostres dispositius no estigui configurat per fer-vos arribar quan apareguin nous missatges.
